Amikor egy munkavállaló felmondásáról van szó, fontos, hogy a helyzetet professzionálisan és gondosan kezeljük. Ennek a folyamatnak az egyik lépése a feljegyzés megírása a munkavállaló felmondásáról. Az emlékeztető az esemény feljegyzéseként szolgál, és fontos információkat közöl a szervezet többi tagjával. Íme 10 tipp az elbocsátott munkavállalóról szóló professzionális emlékeztető elkészítéséhez:
2. Használjon professzionális hangnemet. Kerülje az érzelmi nyelvezetet vagy a munkavállaló elleni személyes támadásokat.
3. Adja meg a felmondás egyértelmű okát. Világosan és tömören adja meg a felmondás okát. Ez segíthet megelőzni a félreértéseket, és lezárást biztosíthat a többi munkavállaló számára.
4. Adjon meg releváns dátumokat és dokumentumokat. Adja meg a felmondás dátumát és minden vonatkozó dokumentációt, például a felmondólevelet vagy a teljesítményértékelést.
5. Kerülje a bizalmas információk megosztását. Védje a munkavállaló magánéletét azzal, hogy nem oszt meg semmilyen bizalmas információt.
6. Legyen összhangban a vállalati irányelvekkel. Biztosítsa, hogy a felmondás a vállalat irányelveinek és eljárásainak megfelelően történjen.
7. Foglalkozzon a csapatra gyakorolt hatással. Térjen ki arra, hogy a felmondás milyen hatással lesz a csapatra, és milyen lépéseket tesz a helyzet megoldására.
8. Ajánljon támogatást a megmaradó alkalmazottaknak. Biztosítson erőforrásokat és támogatást a megmaradó alkalmazottak számára, akiket a felmondás érinthet.
9. Kerülje az ígéreteket vagy garanciákat. Kerülje az ígéreteket vagy garanciákat a felmondott munkavállalónak vagy a fennmaradó munkavállalóknak.
Összefoglalva, a felmondott munkavállalóról szóló emlékeztető megírása fontos lépés a felmondási folyamatban. Ha követi ezeket a tippeket, professzionális emlékeztetőt készíthet, amely közli a felmondás lényeges részleteit, miközben védi a munkavállaló magánéletét és összhangban marad a vállalati irányelvekkel.
Amikor azt kommunikálja, hogy valakinek felmondtak, fontos, hogy tiszteletteljes és professzionális maradjon, ugyanakkor világos és tömör legyen. Ennek egyik módja a semleges és tényszerű, nem pedig érzelmi vagy ítélkező nyelvezet használata.
Íme néhány példa arra, hogyan lehet udvariasan és szakszerűen közölni, hogy valakit elbocsátottak:
– „Sajnos meg kellett hoznunk azt a nehéz döntést, hogy a folyamatos teljesítményproblémák miatt meg kell szüntetnünk John munkaviszonyát”.
– „A helyzet alapos áttekintése után úgy döntöttünk, hogy elválnak útjaink Jane-től”.
– „Sajnálatos módon meg kellett szüntetnünk Tom munkaviszonyát a vállalatunknál.”
A fenti példák mindegyikében a nyelvezet tényszerű, és kerüli a személyes véleményeket vagy érzelmeket. Az is fontos, hogy ne osszon meg semmilyen bizalmas vagy érzékeny információt a felmondással kapcsolatban, mivel ez helytelen vagy akár törvénytelen is lehet.
Egy olyan levél megírása, amelyben közlik, hogy valaki már nem dolgozik ott, néhány kulcsfontosságú lépést foglal magában annak biztosítása érdekében, hogy az üzenet egyértelműen és szakszerűen kerüljön átadásra. Íme néhány követendő iránymutatás:
1. Kezdje azzal, hogy a levelet a megfelelő személynek vagy részlegnek címzi. Ez lehet az illető korábbi vezetője, HR-képviselője vagy más érintett fél.
2. A nyitó bekezdésben világosan fogalmazza meg a levél célját. Például: „Azért írok, hogy tájékoztassam, John Smith már nem dolgozik vállalatunknál”.
3. Adjon meg részleteket a munkavállaló távozásáról, például az utolsó nap dátumát és a távozás okát (adott esetben). Például: „John utolsó munkanapja 2021. május 1. volt. Lemondott a pozíciójáról, hogy más lehetőségeket keressen”.
4. Adjon meg minden lényeges információt a munkavállaló szerepéről vagy felelősségi köréről, például arról, hogy ki veszi át a feladatait, vagy hogy a távozása milyen hatással lesz az osztályra.
5. Adott esetben fejezze ki háláját a munkavállaló hozzájárulásáért. Például: „Nagyra értékeljük John kemény munkáját és elkötelezettségét a vállalatunknál töltött ideje alatt”.
6. Zárja a levelet a szükséges következő lépésekkel vagy elérhetőségekkel. Például: „Kérjük, tudassa velünk, ha bármilyen kérdése vagy aggálya van John távozásával kapcsolatban. Elérhet minket a [elérhetőség] címen”.
Fontos, hogy a levél hangneme professzionális és semleges maradjon, kerülje az érzelmes megfogalmazásokat vagy a munkavállalóról alkotott személyes véleményeket. Az alábbi irányelvek betartásával biztosíthatja, hogy a levél világos, tömör és minden érintett fél számára tiszteletteljes legyen.
Egy alkalmazott felmondásakor fontos, hogy szakszerűen, empátiával és tisztelettel közelítsük meg a helyzetet. Íme néhány lépés, amelyet érdemes követni, amikor egy felmondott alkalmazottal beszél:
1. Szervezzen négyszemközti megbeszélést: Fontos, hogy a megbeszélést egy olyan privát helyre ütemezze, ahol megszakítások és zavaró tényezők nélkül beszélhet a munkavállalóval.
2. Legyen világos és tömör: Amikor beszél a munkavállalóval, legyen világos és tömör a munkaviszonya megszüntetéséről szóló döntésről. Magyarázza el a felmondás okait, de kerülje a túlzottan kritikus vagy negatív hangnemet.
3. Mutasson empátiát és tiszteletet: A munkavállaló felmondása nehéz és érzelmi élmény lehet, ezért fontos, hogy empátiát és tiszteletet mutasson a munkavállaló érzései iránt. Ismerje el, hogy a felmondás milyen hatással lesz az életére, és adott esetben nyújtson támogatást és útmutatást.
4. Adjon tájékoztatást a következő lépésekről: A felmondás körülményeitől függően előfordulhat, hogy tájékoztatást kell adnia a munkavállalónak a következő lépésekről. Ez magában foglalhatja a végkielégítéssel, munkanélküli ellátással vagy más, számukra elérhető támogató szolgáltatásokkal kapcsolatos információkat.
5. Utókövetés: A megbeszélést követően kövesse nyomon a munkavállalót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megkapta a szükséges információkat, és hogy megválaszolja az esetleges kérdéseit. Emellett álljon rendelkezésre, hogy szükség esetén támogatást és útmutatást nyújtson az átmeneti időszak alatt.