A leltáregyeztetés ijesztő feladat lehet, különösen a még mindig kézi módszereket használó vállalkozások számára. Ez azonban létfontosságú folyamat, amely biztosítja a leltári nyilvántartás pontosságát, és megelőzi az eltéréseket, amelyek bevételkieséshez vezethetnek. Íme a sikeres leltáregyeztetés öt alapvető lépése.
1. lépés: Alapvonal megállapítása
Mielőtt elkezdené az egyeztetési folyamatot, elengedhetetlen az alapvonal megállapítása. Ez magában foglalja a leltár fizikai megszámlálását és összehasonlítását a rendelkezésre álló nyilvántartásokkal. Ez segít az esetleges eltérések azonosításában és az egyeztetési folyamat mértékének meghatározásában.
2. lépés: Az eltérések azonosítása
Miután megállapította az alapszintet, a következő lépés az esetleges eltérések azonosítása. Ez magában foglalja a fizikai leltárszámlálás és a nyilvántartások összehasonlítását, és az esetleges eltérések azonosítását. Ezek az eltérések számos tényezőre vezethetők vissza, mint például lopás, sérülés vagy emberi hiba. Fontos, hogy dokumentálja ezeket az eltéréseket, hogy tovább vizsgálhassa őket.
3. lépés: Az eltérések kivizsgálása
Az eltérések azonosítása után ki kell vizsgálnia azokat, hogy megállapítsa az okukat. Ez magában foglalhatja az alkalmazottak kikérdezését, a biztonsági felvételek áttekintését vagy a leltárkezelési rendszer auditálását. Miután azonosította az eltérés okát, lépéseket tehet annak megelőzésére, hogy a jövőben ne fordulhasson elő.
4. lépés: A leltárnyilvántartás kiigazítása
Az eltérések kivizsgálása után a következő lépés a leltárnyilvántartás kiigazítása. Ez magában foglalja a nyilvántartások frissítését, hogy azok tükrözzék a leltárkészlet fizikai megszámlálását. A nyilvántartásban végrehajtott kiigazításokat dokumentálnia kell, és meg kell őriznie a későbbi hivatkozásokhoz.
5. lépés: Egyeztesse rendszeresen a leltárt
A leltár egyeztetése nem egyszeri esemény. A pontosság biztosítása érdekében rendszeresen, például havonta vagy negyedévente kell egyeztetnie leltárát. Ez segít az esetleges eltérések korai felismerésében és a korrekciós intézkedések megtételében, mielőtt azok jelentősebb problémává válnának.
Összefoglalva, a leltáregyeztetés alapvető fontosságú folyamat, amely biztosítja a leltári nyilvántartás pontosságát, és megelőzi az eltéréseket, amelyek bevételkieséshez vezethetnek. Ha követi ezt az öt alapvető lépést, biztosíthatja a sikeres leltáregyeztetési folyamatot, és megőrizheti leltárnyilvántartásának integritását.
A készletegyeztetés a vállalkozás készletszintjeinek ellenőrzése a készlet fizikai számlálásának és a vállalkozás könyveiben rögzített készletszintek összehasonlításával. Ez a folyamat segíti a vállalkozásokat abban, hogy azonosítsák a készletszintek eltéréseit vagy eltéréseit, és korrekciós intézkedéseket tegyenek azok kijavítására.
A készletegyeztetés egyik leghatékonyabb módja az Excel táblázatok használata. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan végezze el a készletegyeztetést Excelben:
1. lépés: Hozzon létre egy készletegyeztetési sablont az Excelben, amely oszlopokat tartalmaz a következő információkhoz:
– Terméknév
– Termékkód
– Fizikai szám
– Könyvelési szám
– Eltérés
– Az eltérés oka
2. lépés: Adja meg az egyes termékek fizikai számát a leltározás elvégzésével. Ennek során fizikailag meg kell számolni a készletet, és a számot be kell jegyezni a fizikai számlálás oszlopba.
3. lépés: Szerezze be a rögzített készletszinteket a vállalkozás könyveléséből, és írja be őket a könyv szerinti számlálás oszlopba.
4. lépés: Számítsa ki az eltérést a fizikai számlálás és a könyv szerinti számlálás kivonásával. Ha az eltérés pozitív, akkor a könyvekben több készlet van nyilvántartva, mint amennyi fizikailag jelen van, ha pedig az eltérés negatív, akkor kevesebb készlet van nyilvántartva a könyvekben, mint amennyi fizikailag jelen van.
5. lépés: Határozza meg az eltérés okát. Az eltérések lehetséges okai közé tartozik a lopás, a sérült készlet, a hibás nyilvántartás vagy a hibás fizikai számlálás.
6. lépés: Tegyen korrekciós intézkedéseket az azonosított eltérések kijavítására. Ez magában foglalhatja további vizsgálatok elvégzését, a készletszintek frissítését a könyvekben, vagy a fizikai készletszintek kiigazítását.
7. lépés: Frissítse a készletegyeztetési sablont a helyesbített könyvelési és fizikai számlálással.
8. lépés: Ismételje meg rendszeresen az egyeztetési folyamatot annak biztosítása érdekében, hogy a készletszintek továbbra is pontosak maradjanak.
Összefoglalva, az Excel táblázatok használata a készletegyeztetés elvégzéséhez egyszerű és hatékony módja a készletszintek ellenőrzésének egy vállalkozásban. A fenti lépések követésével a vállalkozások könnyen azonosíthatják és korrigálhatják a készletszintek eltéréseit, ami segít javítani a készletgazdálkodási rendszerük pontosságát.
A készletegyeztetés alapvető folyamat minden olyan vállalkozás számára, amely nyomon követi a készletszinteket. Ez magában foglalja a készleten lévő fizikai készlet és a készletnyilvántartás összehasonlítását annak biztosítása érdekében, hogy azok egyezzenek. Ez a folyamat segít azonosítani a kettő közötti eltéréseket, és lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy korrekciós intézkedéseket tegyen a probléma orvoslására.
A leltáregyeztetés elvégzésének gyakorisága a vállalkozás jellegétől és a leltári tranzakciók mennyiségétől függ. Általában a vállalkozásoknak törekedniük kell arra, hogy rendszeresen egyeztessék leltárukat a pontosság biztosítása és az esetleges veszteségek megelőzése érdekében.
Alacsony leltárszintű kisvállalkozások esetében elegendő lehet a heti vagy havi leltáregyeztetés. Nagyobb, nagy volumenű leltári tranzakciókkal rendelkező vállalkozások esetében azonban napi vagy heti egyeztetésekre lehet szükség, hogy lépést tartsanak a leltárforgalommal.
Fontos megjegyezni, hogy a leltáregyeztetést még a kisvállalkozások esetében is legalább évente egyszer el kell végezni. Ez az éves egyeztetés segíthet feltárni a leltárnyilvántartásban lévő olyan szabálytalanságokat, amelyek a rendszeres egyeztetések során esetleg elkerülhették a figyelmet.
Összefoglalva, a leltáregyeztetés gyakorisága a vállalkozás méretétől és jellegétől függ, de ajánlott rendszeresen egyeztetni a leltárt a leltárnyilvántartás pontosságának fenntartása és az esetleges veszteségek megelőzése érdekében.