A belső számviteli kontrollok minden szervezet számára elengedhetetlenek az eszközök védelme, a pénzügyi jelentések pontosságának biztosítása, valamint az alkalmazandó törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés szempontjából. Ezek a kontrollok a vezetés által a vállalat erőforrásainak védelme, a csalás megelőzése és a pénzügyi beszámolóban elkövetett hibák felderítése érdekében bevezetett irányelvekre és eljárásokra vonatkoznak.
A belső számviteli kontrollok elsődleges célja annak biztosítása, hogy a szervezet pénzügyi kimutatásai pontosak, teljesek és megbízhatóak legyenek. Ezt a pénzügyi tranzakciók rögzítésére, feldolgozására és jelentésére szolgáló hatékony eljárások kialakításával érik el. A kontrollrendszereknek azt is biztosítaniuk kell, hogy a pénzügyi információk szükség esetén rendelkezésre álljanak, és hatékonyan kommunikálják azokat, akiknek szükségük van rájuk.
A belső számviteli ellenőrzések két csoportba sorolhatók: megelőző és felderítő ellenőrzések. A megelőző kontrollok azok, amelyek megakadályozzák, hogy a hiba vagy csalás egyáltalán bekövetkezzen. Ezek a kontrollok magukban foglalhatják a feladatok elkülönítését, a megfelelő engedélyezést és a fizikai biztosítékokat, például a pénzügyi nyilvántartásokhoz való korlátozott hozzáférést. Ezzel szemben a felderítő ellenőrzések célja a hibák vagy csalások azonosítása, miután azok már bekövetkeztek. A felderítő ellenőrzések közé tartozik például a számlák egyeztetése, a pénzügyi jelentések felülvizsgálata és az ellenőrzések elvégzése.
A belső számviteli kontrollok másik fontos szempontja az alkalmazandó törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés. A szervezeteknek biztosítaniuk kell, hogy számviteli gyakorlatuk megfeleljen az általánosan elfogadott számviteli alapelveknek (GAAP) és minden egyéb vonatkozó előírásnak. Ezen előírások be nem tartása bírságokat, büntetéseket és jogi lépéseket vonhat maga után.
A hatékony belső számviteli kontrollok a vezetés számára a szervezet pénzügyi teljesítményének nyomon követését is lehetővé teszik. A pénzügyi jelentések elemzésével és a tendenciák azonosításával a vezetés megalapozott döntéseket hozhat a vállalat jövőbeli irányáról. Ezek az információk arra is felhasználhatók, hogy azonosítsák azokat a területeket, ahol költségmegtakarítás érhető el, vagy ahol további erőforrásokra lehet szükség.
Összefoglalva, a belső számviteli kontrollok minden szervezet számára elengedhetetlenek ahhoz, hogy megvédje eszközeit, biztosítsa a pénzügyi jelentések pontosságát, megfeleljen a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek, és a vezetés számára biztosítsa a megalapozott döntések meghozatalához szükséges információkat. Hatékony irányelvek és eljárások kialakításával a szervezetek megóvhatják pénzügyi erőforrásaikat és biztosíthatják hosszú távú sikerüket.
A belső kontrollok a számvitelben olyan intézkedések, amelyeket a szervezetek azért vezetnek be, hogy pénzügyi tranzakcióik pontosak és megbízhatóak legyenek, valamint megfeleljenek a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek. Számos belső kontrollt lehet bevezetni, de íme néhány a legfontosabbak közül:
1. A feladatok szétválasztása: Ez a kontroll magában foglalja a pénzügyi felelősségek különböző személyek közötti megosztását annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen személy se gyakoroljon teljes ellenőrzést egy pénzügyi tranzakció felett. Például egy személy lehet felelős a számlák elkészítéséért, míg egy másik személy a jóváhagyásért, egy harmadik pedig a kifizetésekért.
2. Engedélyezés és jóváhagyás: Ez az ellenőrzés azt jelenti, hogy bizonyos típusú pénzügyi tranzakciókhoz speciális jóváhagyások szükségesek. Például előfordulhat, hogy egy vezetőnek jóvá kell hagynia a bizonyos összeget meghaladó kiadásokat, mielőtt azokat megtérítené.
3. Fizikai biztosítékok: Ez az ellenőrzés magában foglalja a fizikai eszközök, például a készpénz, a csekkek és a pénzügyi nyilvántartások biztosítását. Ez magában foglalhatja zárt széfek, biztonságos iratszekrények használatát, és bizonyos területekhez való hozzáférés korlátozását.
4. Összehangolás: Ez az ellenőrzés magában foglalja két nyilvántartás összehasonlítását annak biztosítása érdekében, hogy azok egyezzenek. Például egy vállalat egyeztetheti a bankszámlakivonatát a saját nyilvántartásaival, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden tranzakciót elszámoltak.
5. Ellenőrzés: Ez az ellenőrzés magában foglalja a pénzügyi nyilvántartások rendszeres ellenőrzését annak biztosítása érdekében, hogy azok pontosak és teljesek legyenek. A könyvvizsgálók lehetnek a szervezeten belül vagy kívül.
6. Dokumentáció: Ez az ellenőrzés magában foglalja az összes pénzügyi tranzakció részletes nyilvántartásának elkészítését és vezetését. Ez magában foglalhat számlákat, nyugtákat és egyéb, a tranzakciót bizonyító dokumentumokat.
7. A számviteli feladatok elkülönítése: Ez a kontroll magában foglalja a számviteli feladatok, például a nyilvántartás vezetése, az engedélyezés és az eszközök őrzése felelősségi körének különböző személyekre történő szétválasztását a csalás vagy a hibák megelőzése érdekében.
A belső kontrollok a vállalat által bevezetett irányelvek és eljárások, amelyek célja az eszközök védelme, a pénzügyi információk pontosságának és teljességének biztosítása, valamint a törvényeknek és szabályozásoknak való megfelelés. Íme a számvitelben alkalmazott kilenc gyakori belső ellenőrzés:
1. Feladatmegosztás: Ez a kontroll biztosítja, hogy egyetlen személy sem gyakorol teljes ellenőrzést egy pénzügyi tranzakció felett. Magában foglalja a pénzügyi információk engedélyezésének, őrzésének és nyilvántartásának szétválasztását.
2. Fizikai ellenőrzések: Ez az ellenőrzés magában foglalja az eszközök fizikai biztosítását. Olyan intézkedéseket foglalhat magában, mint a zárak, széfek és biztonsági kamerák.
3. Nyilvántartás: Ez az ellenőrzés magában foglalja a teljes és pontos pénzügyi nyilvántartások vezetését, beleértve a tranzakciók dokumentációját és a pénzügyi kimutatásokat.
4. Hozzáférés-ellenőrzés: Ez az ellenőrzés a pénzügyi rendszerekhez és információkhoz való hozzáférés ellenőrzését foglalja magában. Ez olyan intézkedéseket foglalhat magában, mint a jelszavak, a hitelesítés és a korlátozott hozzáférés.
5. Vezetői felügyelet: Ez az ellenőrzés magában foglalja a pénzügyi tranzakciók és jelentések nyomon követését és felülvizsgálatát a pontosság és teljesség biztosítása érdekében.
6. Összehangolás: Ez az ellenőrzés magában foglalja a pénzügyi tranzakciók és nyilvántartások összehasonlítását az eltérések azonosítása és megoldása érdekében.
7. Jelentés: Ez a kontroll magában foglalja a pénzügyi információk időben történő és pontos jelentését a megfelelő feleknek, például a részvényeseknek, a szabályozó hatóságoknak és az adóhatóságoknak.
8. Képzés és kommunikáció: Ez a kontroll magában foglalja az alkalmazottak képzését és tájékoztatását annak biztosítása érdekében, hogy megértsék a belső kontrollok fenntartásában betöltött szerepüket és felelősségüket.
9. Monitoring: Ez a kontroll magában foglalja a belső kontrollok folyamatos nyomon követését annak biztosítása érdekében, hogy azok hatékonyan működjenek, valamint a gyengeségek és a fejlesztésre szoruló területek azonosítását.