A hatékony munkaidő-nyilvántartás minden szervezet alapvető szempontja. Szükséges nyomon követni az alkalmazottak által ledolgozott órák számát, a megkeresett béreket és a felhalmozott juttatásokat. Az időszámításnak azonban vannak kihívásai, különösen, ha a bér- és munkaidő törvényeknek való megfelelésről van szó. A pontatlan időnyilvántartás jogi és pénzügyi problémákhoz vezethet egy szervezet számára, beleértve a pereket és a bírságokat. Ezért alapvető fontosságú a bér- és munkaidőre vonatkozó törvények megértése a munkaidő-kártyákkal kapcsolatban.
A bér- és munkaidőtörvények szabályozzák a minimálbért, a túlórapénzt és a munkavállalók egyéb munkafeltételeit. A Fair Labor Standards Act (FLSA) egy szövetségi törvény, amely meghatározza ezeket a normákat. Az FLSA szerint a munkáltatóknak pontos nyilvántartást kell vezetniük a nem mentesített alkalmazottak által ledolgozott órákról. Ezeknek a nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell az egyes napokon ledolgozott órák számát, az egyes hetekben ledolgozott összes órát és az egyes bérfizetési időszakokra kifizetett béreket.
Az FLSA azt is előírja, hogy a munkáltatók a munkaidőben 40 órát meghaladóan ledolgozott munkaórák után a munkavállaló rendes munkabérének másfélszeresével megegyező mértékű túlórát fizessenek. Ez azt jelenti, hogy a munkavállalóknak az összes ledolgozott órájukért kompenzációt kell kapniuk, beleértve a 20 percnél rövidebb szüneteket is. A túlóraszabályok be nem tartása jogi lépéseket vonhat maga után a munkáltatóval szemben, beleértve a pereket és a bírságokat is.
A pontos időnyilvántartás az állami bér- és munkaidő törvényeknek való megfeleléshez is elengedhetetlen. Számos államnak saját minimálbér- és túlóratörvényei vannak, amelyek eltérhetnek a szövetségi törvényektől. Egyes államok például megkövetelik, hogy a munkáltatók a napi nyolc órát meghaladó munkaidő után túlórát fizessenek, míg más államok a szövetségi szabványt követik, amely szerint heti 40 órát kell ledolgozni. Ezért fontos, hogy a munkáltatók tisztában legyenek az államukban érvényes bér- és munkaidő-szabályokkal, és biztosítsák, hogy az időszámítási gyakorlatuk megfeleljen ezeknek a jogszabályoknak.
Összefoglalva, a pontos időszámítás kulcsfontosságú a bér- és munkaidőre vonatkozó törvényeknek való megfelelés szempontjából. A munkáltatóknak pontos nyilvántartást kell vezetniük a nem mentesített alkalmazottak által ledolgozott órákról, és a 40 órát meghaladó munkaidő után túlórát kell fizetniük. E törvények be nem tartása jogi és pénzügyi problémákat okozhat a szervezet számára. Ezért a munkáltatóknak biztosítaniuk kell, hogy az időnyilvántartási gyakorlatuk pontos legyen, és megfeleljen a szövetségi és állami bér- és munkaidő törvényeknek.
A munkaidő-kártya általában tartalmazza a munkavállaló nevét, a fizetési időszakot, a hét dátumát és napját, valamint minden egyes ledolgozott nap kezdő és befejező időpontját. Tartalmazhatja továbbá az egyes napokon ledolgozott összes munkaórát, valamint az esetleges szüneteket és ebédidőt. Egyes munkaidő-kártyák megkövetelhetik a munkavállalótól azt is, hogy az adott bérfizetési időszak alatt végzett túlórákat vagy szabadságot feljegyezze. Fontos, hogy a munkaidő-kártya minden adata pontos és teljes legyen, mivel ez alapján számítják ki a munkavállaló fizetését és juttatásait. Emellett egyes munkáltatók megkövetelhetik a munkavállalótól, hogy aláírásával vagy aláírásával igazolja a munkaidő-kártyán szereplő adatok helyességét.
Ha egy munkavállaló nem nyújtja be időben a munkaidő-nyilvántartást, a vállalat politikájától és a probléma súlyosságától függően különböző következményekkel járhat. A legtöbb esetben a munkavállaló késedelemmel szembesülhet a fizetése folyósításában, mivel a bérszámfejtés nagymértékben függ a pontos és időben benyújtott munkaidő-nyilvántartásoktól. Emellett a ledolgozott órák megfelelő dokumentálásának hiánya pontatlanságot eredményezhet a munkavállalói nyilvántartásban, és esetlegesen megfelelési problémákat okozhat.
Bizonyos esetekben a munkaidő-nyilvántartás ismételt elmulasztása fegyelmi eljárást vonhat maga után, beleértve a figyelmeztetést vagy akár a munkaviszony megszüntetését is. A munkavállalók számára alapvető fontosságú, hogy megértsék a munkaidő-nyilvántartások időben és pontosan történő benyújtásának fontosságát a zökkenőmentes bérszámfejtés és a vállalati irányelveknek való megfelelés biztosítása érdekében. A munkáltatók proaktív lépéseket is tehetnek annak érdekében, hogy emlékeztessék a munkavállalókat a munkaidő-nyilvántartás határidejére, és szükség esetén képzést nyújtsanak a megfelelő benyújtási gyakorlat biztosítása érdekében.
A 7 perces szabály egy olyan bérszámfejtési szabályzat, amely lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy a munkavállalók időbeosztását a legközelebbi negyedórás lépésszámra kerekítsék. Ez azt jelenti, hogy ha egy munkavállaló egy negyedórás lépésen (pl. 7:53 vagy 8:07) belül 7 percen belül be- vagy kijelentkezik, akkor az időt a legközelebbi negyedórára kerekítik (pl. 8:00 vagy 7:45).
A 7 perces szabály célja az időszámítás egyszerűsítése és a bérszámfejtésre fordított idő csökkentése. Segít továbbá elkerülni a kis időmennyiségek miatti vitákat, mivel a munkavállalók valószínűleg nem fognak itt-ott néhány perc miatt vitatkozni.
Fontos azonban megjegyezni, hogy a 7 perces szabály nem szövetségi törvény, és a munkáltatók nem kötelesek alkalmazni. A munkáltatók dönthetnek úgy, hogy más kerekítési politikát alkalmaznak, vagy megkövetelhetik a munkavállalóktól a pontos be- és kijelentkezést. A munkáltatók számára az is fontos, hogy kerekítési politikájuk igazságos és következetes legyen, és ne arra használják, hogy mesterségesen csökkentsék a munkavállalók fizetését.
A Fair Labor Standards Act (FLSA) szerint a munkáltatóknak pontos nyilvántartást kell vezetniük alkalmazottaik ledolgozott óráiról, a megkeresett bérekről és egyéb kapcsolódó információkról. Ezeket a nyilvántartásokat legalább két évig meg kell őrizni.
Egyes államok és iparágak azonban eltérő követelményeket támaszthatnak a nyilvántartás vezetésével kapcsolatban. Kaliforniában például a munkáltatóknak legalább három évig meg kell őrizniük a munkaidő-nyilvántartást. Emellett egyes iparágakban, például az egészségügyben vagy a kormányzati szerződéskötés területén olyan speciális előírások lehetnek, amelyek hosszabb nyilvántartási időszakot írnak elő.
A munkáltatók számára fontos, hogy pontos és teljes nyilvántartást vezessenek alkalmazottaik munkaidejéről, mivel ezek a nyilvántartások felhasználhatók a bér- és munkaidőre vonatkozó követelésekkel vagy ellenőrzésekkel szembeni védekezéshez. A munkáltatók választhatnak, hogy elektronikus vagy papíralapú nyilvántartást vezetnek, feltéve, hogy az könnyen hozzáférhető és kérésre bemutatható.