A prezentáció megszervezése kulcsfontosságú lépés ahhoz, hogy professzionálisnak és vonzónak tűnjön a közönség számára. Ennek egyik módja a szervezeti ábra elkészítése, amely szemléltetheti a hierarchiát és a csapat vagy szervezet tagjai közötti kapcsolatokat. Ha már létrehozott egy szervezeti ábrát a Microsoft Office-ban, és szeretné azt a PowerPoint prezentációjába importálni, az alábbi lépésekkel könnyen megteheti.
A szervezeti diagram Microsoft Office-ból PowerPointba történő konvertálásának első lépése a szervezeti diagram képfájlként történő mentése. Ehhez lépjen a „Fájl” menübe, válassza a „Mentés másként” lehetőséget, majd válassza a „JPEG” vagy „PNG” fájlformátumot. Ezzel egy olyan képfájlt hoz létre, amelyet felhasználhat a PowerPoint prezentációjában.
Miután a szervezeti ábrát képfájlként elmentette, beillesztheti a PowerPoint prezentációjába. Ehhez lépjen a „Beszúrás” menübe, válassza a „Kép” lehetőséget, majd válassza a „Fájlból” lehetőséget. Navigáljon arra a helyre, ahová a képfájlt mentette, és válassza ki. A kép ezután beillesztésre kerül a PowerPoint diájába.
Miután beszúrta a szervezeti ábra képét a PowerPoint-diába, szükség lehet a méret és a pozíció beállítására. Ehhez kattintson a képre a kijelöléséhez, majd a méretezési fogantyúk segítségével szükség szerint módosítsa a kép méretét. Kattintással és húzással is áthelyezheti a képet a dián.
Végezetül érdemes szövegdobozokat hozzáadni a szervezeti diagramhoz a különböző pozíciók vagy a csapat tagjainak jelölésére. Ehhez lépjen a „Beszúrás” menübe, válassza a „Szövegdoboz” lehetőséget, majd kattintson és húzza a dián egy szövegdoboz létrehozásához. Ezután beírhatja a szövegdobozba a kívánt szöveget, és tetszés szerint formázhatja azt.
Ezekkel az egyszerű lépésekkel könnyedén átalakíthatja szervezeti diagramját a Microsoft Office-ból a PowerPointba, és javíthatja prezentációját. Ha professzionális megjelenésű szervezeti ábrát ad a diáihoz, segíthet a hallgatóságnak megérteni a csapat vagy szervezet felépítését, és megnyerőbbé és informatívabbá teheti a prezentációját.
Egy szervezeti diagram exportálása az Outlookból könnyen elvégezhető az alábbi egyszerű lépések követésével:
1. Nyissa meg az Outlookot, és navigáljon a Kapcsolatok részhez.
2. A bal oldali menüből válassza ki azt a mappát, amely a szervezeti diagramba felvenni kívánt névjegyeket tartalmazza.
3. Kattintson a Nézet fülre, és válassza ki az Aktuális nézet csoportból a Szervezeti ábra lehetőséget.
4. Miután a szervezeti diagram megjelenik, kattintson az Outlook ablak bal felső sarkában a Fájl fülre.
5. Válassza ki a Mentés másként opciót, és válassza ki, hogy milyen fájlformátumban szeretné exportálni a diagramot (pl. PDF, PNG vagy JPG).
6. Válassza ki azt a helyet, ahová a fájlt menteni kívánja, és kattintson a Mentés gombra.
7. A szervezeti diagramja most már exportálásra került, és a kiválasztott fájlformátumban a megadott helyre mentésre került.
Érdemes megjegyezni, hogy az Outlook szervezeti diagram funkciója csak a szoftver bizonyos verzióiban érhető el, például az Outlook 2010 és újabb verziókban. Ezenkívül a diagram csak azokat a kapcsolatokat fogja megjeleníteni, amelyek hozzá lettek adva az Outlook Kapcsolatok részlegéhez, és amelyeknél a megfelelő munkakör és jelentési struktúra információk ki lettek töltve.
Egy szervezeti diagram áthelyezése a PowerPointban egyszerű folyamat, amely néhány egyszerű lépésben elvégezhető. Az alábbi módon végezheti el:
1. Nyissa meg a PowerPoint prezentációt, és navigáljon arra a diára, amely az áthelyezni kívánt szervezeti ábrát tartalmazza.
2. Kattintson a szervezeti ábrára a kijelöléshez. Ekkor egy sor fogantyú jelenik meg a diagram körül, jelezve, hogy az ki van jelölve.
3. Kattintson és húzza a diagramot, hogy áthelyezze a dián egy új helyre. Felfelé, lefelé, balra vagy jobbra mozgathatja, attól függően, hogy hová szeretné helyezni.
4. Engedje fel az egérgombot, hogy a diagramot az új helyére helyezze. A diagramnak most már az új helyén kell lennie a dián.
5. Ha módosítani szeretné a diagram méretét, azt a diagramon lévő fogantyúk egyikére kattintva és húzva teheti meg. Így szükség szerint átméretezheti a diagramot.
6. Ha elégedett a szervezeti ábra pozíciójával és méretével, mentse el a PowerPoint prezentációt, hogy a módosítások biztosan rögzüljenek.
Összefoglalva, egy szervezeti diagram áthelyezése a PowerPointban egy egyszerű folyamat, amely magában foglalja a diagram kijelölését, a kattintást és az új helyre történő húzást, valamint a méretének szükség szerinti beállítását. Ha ezeket a lépéseket követi, gyorsan és egyszerűen áthelyezheti a szervezeti diagramot a kívánt helyre a PowerPoint-fólián.
Igen, húzhat szervezeti ábrát a Microsoft Teamsből, ha rendelkezik a megfelelő jogosultságokkal, és beállította a szükséges konfigurációkat a szervezetében. A Microsoft Teams integrálódik a Microsoft 365 rendszerrel, amely magában foglalja a SharePointot, az Exchange-et és az Azure Active Directory-t. Ezekkel az eszközökkel létrehozható és kezelhető a Teamsben megjeleníthető szervezeti struktúra.
A szervezeti ábra Teamsből történő kihúzásához használhatja a SharePoint beépített szervezeti ábra funkcióját. Ez a funkció lehetővé teszi a szervezeti diagram létrehozását az Active Directoryból származó adatok importálásával vagy a felhasználók és jelentési kapcsolataik kézi hozzáadásával. Miután a szervezeti diagramot létrehozta a SharePointban, a SharePoint webrész segítségével beágyazhatja azt egy Teams-csatornába vagy -lapba.
Egy másik módja a szervezeti diagram Teams-ből történő kihúzásának a Microsoft Teams-szel integrálódó, harmadik féltől származó alkalmazások használata. Ezek az alkalmazások segíthetnek a szervezeti ábrák létrehozásában és kezelésében közvetlenül a Teams-en belül, és további funkciókat, például fejlett jelentéstételt és elemzést biztosítanak.
Összefoglalva, a szervezeti diagram Teams-ből történő húzása lehetséges, de ehhez be kell állítani a megfelelő konfigurációkat és engedélyeket a szervezetben. A SharePoint vagy harmadik féltől származó alkalmazások segítségével közvetlenül a Teams-en belül hozhat létre és kezelhet szervezeti diagramokat.