A mai dinamikus üzleti világban a beszerzési részlegek döntő szerepet játszanak a vállalat hatékony működésének biztosításában. Az osztály felelős az anyagok, berendezések és szolgáltatások optimális áron történő beszerzéséért, miközben biztosítja ezen áruk időben történő szállítását is. A beszerzési osztály hatékonyságának mérésére a vállalatok kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI) használnak. Ezeket a mérőszámokat arra használják, hogy értékeljék az osztály teljesítményét, és megállapítsák, hogy az osztály teljesíti-e a kitűzött célokat.
1. Költségmegtakarítás
A költségmegtakarítás a beszerzés talán legkritikusabb KPI-je. Az osztály felelős az anyagok és szolgáltatások lehető legalacsonyabb költséggel történő beszerzéséért a minőség romlása nélkül. A költségmegtakarítás KPI-t a beszerzett áruk vagy szolgáltatások tényleges költségének és a tervezett költségnek az összehasonlításával mérik. A költségmegtakarítások magas aránya azt jelzi, hogy a beszerzési osztály jól teljesít.
A beszállítók teljesítménye kritikus tényező a beszerzési osztály sikerében. A beszállítói teljesítmény KPI azt méri, hogy a beszállítók mennyire képesek időben szállítani az árukat és szolgáltatásokat, milyen minőségű munkát végeznek, és mennyire tartják be a szerződéses megállapodásokat. Egy hatékony beszerzési részlegnek rendelkeznie kell a beszállítók teljesítményének rendszeres értékelésére szolgáló rendszerrel.
A beszerzési rendelési ciklusidő KPI azt méri, hogy mennyi időbe telik egy beszerzési rendelés kiadása, jóváhagyása és leszállítása. Ez a mérőszám kulcsfontosságú a beszerzési folyamat hatékonyságának meghatározásában. A hosszú beszerzési rendelési ciklusidő azt jelezheti, hogy a rendszerben szűk keresztmetszetek vannak, amelyekkel foglalkozni kell.
A készletforgalom azt méri, hogy milyen gyorsan adják el az anyagokat és árukat, és milyen gyorsan töltik fel az új készleteket. A készletforgalom KPI-t úgy mérik, hogy az eladott áruk költségét elosztják az átlagos készletértékkel. A magas készletforgási arány azt jelzi, hogy a beszerzési osztály hatékonyan kezeli a készletszinteket, ami költségmegtakarítást eredményezhet.
A beszerzési igények pontossága KPI a különböző részlegek által benyújtott beszerzési igények pontosságát méri. Ez a mérőszám kulcsfontosságú annak biztosításában, hogy a beszerzési osztály pontos információkat kapjon, ami segíthet megelőzni a késedelmeket és hibákat a beszerzési folyamatban.
Összefoglalva, a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alapvető eszközök a beszerzési osztály hatékonyságának méréséhez. E mérőszámok rendszeres nyomon követésével a vállalatok azonosíthatják a javításra szoruló területeket, és optimalizálhatják beszerzési folyamataikat. Az ebben a cikkben tárgyalt öt fő teljesítménymutató csak néhány a számos mutató közül, amelyek a beszerzési osztály teljesítményének értékelésére használhatók. Megfelelő alkalmazásuk esetén azonban segíthetnek a szervezeteknek maximalizálni a hatékonyságot és elérni céljaikat.
Az 5 kulcsfontosságú teljesítménymutató (KPI) az iparágtól és a konkrét üzleti céloktól függően változhat, de íme néhány általános KPI, amelyet a vállalkozások használnak:
1. Bevétel: Ez a KPI a vállalkozás által termelt teljes bevételt méri. Ez egy kulcsfontosságú mérőszám, mivel a vállalkozás általános pénzügyi egészségét tükrözi.
2. Ügyfélszerzési költség (CAC): A CAC egy új ügyfél megszerzésének költségét méri. Segít a vállalkozásoknak megérteni, hogy mennyit kell befektetniük a marketingbe és az értékesítésbe az új ügyfelek megszerzéséhez.
3. Ügyfélmegtartási arány: Ez a KPI azon ügyfelek százalékos arányát méri, akik egy adott időszakban továbbra is üzletet kötnek a vállalattal. Azért fontos, mert az ügyfelek megtartása általában költséghatékonyabb, mint az újak megszerzése.
4. Bruttó haszonkulcs: Ez a KPI az eladott áruk költségének levonása után fennmaradó bevétel összegét méri. Segít a vállalkozásoknak megérteni, hogy mennyi nyereséget termelnek az egyes eladásokon.
5. Konverziós ráta: A konverziós ráta a weboldal látogatóinak százalékos arányát méri, akik egy adott műveletet hajtanak végre, például kitöltenek egy űrlapot vagy vásárolnak. Segít a vállalkozásoknak megérteni, hogy weboldaluk mennyire hatékony a látogatók vásárlóvá alakításában.
A beszerzési osztály döntő szerepet játszik minden vállalkozás sikerében. Az alábbiakban bemutatjuk a beszerzési osztály 5 legfontosabb célkitűzését és célját:
1. Költségcsökkentés: A beszerzési osztály egyik fő célja az anyagok és szolgáltatások költségeinek csökkentése. A csapatnak arra kell törekednie, hogy jobb árakat és fizetési feltételeket alkudjon ki a beszállítókkal, valamint költségmegtakarítási lehetőségeket tárjon fel.
2. Beszállítói menedzsment: A beszerzési részlegnek hatékonyan kell kezelnie a beszállítóit. Ez magában foglalja a megbízható beszállítók azonosítását és kiválasztását, teljesítményük nyomon követését és a velük való szoros kapcsolat fenntartását. A csapatnak értékelnie kell a beszállítói kockázatot is, és vészhelyzeti terveket kell kidolgoznia az ellátási láncban bekövetkező esetleges zavarok enyhítésére.
3. Készletgazdálkodás: A beszerzési részlegnek törekednie kell a készletszintek optimalizálására annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás a megfelelő mennyiségű készlettel rendelkezzen a megfelelő időben. Ez magában foglalja a kereslet előrejelzését, a készletszintek nyomon követését és az átfutási idők kezelését.
4. Minőségellenőrzés: A beszerzési részlegnek biztosítania kell, hogy a beszerzett anyagok és szolgáltatások megfeleljenek az előírt minőségi előírásoknak. Ez magában foglalja a minőségellenőrzési eljárások kidolgozását és végrehajtását, az ellenőrzések elvégzését és a beszállítók teljesítményének nyomon követését.
5. Stratégiai beszerzés: A beszerzési részlegnek stratégiai beszerzésben kell részt vennie annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás a legjobb ár-érték arányt kapja. Ez magában foglalja a potenciális beszállítók azonosítását, képességeik értékelését, és olyan szerződések megtárgyalását, amelyek a költség, a minőség és a szállítás legjobb kombinációját biztosítják.
Összefoglalva, a beszerzési osztály 5 legfontosabb célkitűzése és célja a következő: költségcsökkentés, beszállítói menedzsment, készletgazdálkodás, minőségellenőrzés és stratégiai beszerzés. E célok elérése segít az osztálynak hozzájárulni a vállalkozás általános sikeréhez.