Az előre fizetett fizetési műveletek a számvitel egyik fontos aspektusa, amelyet a vállalatoknak meg kell érteniük. Ez egy olyan tranzakció, amikor a vállalat az árukért vagy szolgáltatásokért előzetesen fizet, mielőtt megkapná azokat. Az ilyen típusú tranzakciók elszámolása trükkös lehet, de a helyes elszámolás megértése elengedhetetlen a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez. Ebben a cikkben az előre fizetett fizetési tranzakció könyvelésében elvégzendő lépésekről lesz szó.
Az előre fizetett fizetési tranzakció első lépése a fizetés rögzítése. Ez azt jelenti, hogy a vállalatnak a kifizetést eszközként kell feltüntetnie a mérlegében. Ennek oka, hogy a vállalat olyasmiért fizetett, amit még nem kapott meg. Az eszközszámla neve általában „előre fizetett költségek” vagy „halasztott költségek”. Ez a számla mutatja a kifizetett összeget és a kifizetés időpontját.
Miután az előre fizetett költséget elszámolták, a következő lépés a költség elszámolása, amikor az felmerül. Ez azt jelenti, hogy a vállalatnak a kiadást költségként kell feltüntetnie az eredménykimutatásban. A költséget a megfelelő költségszámlán kell elszámolni. Például, ha az előre kifizetett összeg bérleti díjra vonatkozott, a kiadást a bérleti díj költségszámlán kell elszámolni.
Az elszámolási időszak végén a vállalatnak ki kell igazítania az előre kifizetett költségszámlát és a költségszámlát. Erre azért van szükség, hogy a pénzügyi kimutatások pontosan tükrözzék a vállalat pénzügyi helyzetét. Ehhez a vállalatnak meg kell határoznia az előre fizetett költségek azon összegét, amelyet az időszak során felhasználtak. Ez úgy történik, hogy az előre fizetett költségszámlán fennmaradó egyenleget levonják az eredetileg kifizetett összegből. Az így kapott összeg az időszak során felmerült ráfordítás.
Az előre fizetett fizetési tranzakció utolsó lépése egy naplóbejegyzés létrehozása. Ez a bejegyzés rögzíti az előre fizetett költségszámlán és a költségszámlán végrehajtott kiigazítást. A bejegyzés megterheli a költségszámlát az időszak során felmerült költség összegével, és ugyanezzel az összeggel jóváírja az előre kifizetett költségszámlát. Ez csökkenti az előre fizetett költségszámla egyenlegét, hogy tükrözze az időszak során felhasznált összeget.
Összefoglalva, az előre fizetett fizetési tranzakciók zavarosak lehetnek, de az elszámolásuk helyes módjának megértése elengedhetetlen a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez. A fent vázolt lépések követésével egy vállalat helyesen könyvelheti az előre fizetett kiadásokat, és biztosíthatja, hogy pénzügyi kimutatásai pontosan tükrözzék pénzügyi helyzetét.