A Microsoft Access egy nagy teljesítményű adatbázis-kezelő rendszer, amely lehetővé teszi nagy mennyiségű adat tárolását és kezelését. Az Accessben az egyik leggyakoribb feladat két mező összevonása. Ez akkor lehet hasznos, ha különböző forrásokból származó adatokat kell kombinálnia, vagy ha egyszerűsíteni szeretné az adatbázis szerkezetét. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan lehet két mezőt összevonni az Accessben, valamint néhány követendő legjobb gyakorlatról.
Először is nyissa meg az Access-adatbázist, és válassza ki azt a táblát, amelyben a mezőket egyesíteni szeretné. A módosítások elvégzéséhez tervezési nézeti hozzáféréssel kell rendelkeznie a táblához. A tervezési nézetbe való belépéshez kattintson a jobb gombbal a táblázatra, és válassza a „Tervezési nézet” lehetőséget.
Ezután adjon hozzá egy új mezőt az összevont adatokat tartalmazó táblához. Ennek a mezőnek megfelelő adattípusúnak kell lennie, hogy megfeleljen az összevonandó adatok típusának. Ha például két szöveges mezőt egyesít, az új mezőnek is szöveges mezőnek kell lennie.
Most itt az ideje, hogy a kifejezésszerkesztő segítségével létrehozza a két mezőt egyesítő képletet. Ehhez kattintson a 2. lépésben hozzáadott új mezőre, majd kattintson a „…” gombra a „Control Source” tulajdonság mellett a Property Sheet-en. Ez megnyitja a kifejezésszerkesztőt.
A kifejezésszerkesztőben függvényekkel és operátorokkal kombinálhatja a két mezőt. Ha például a keresztnév és a vezetéknév mezőket egyetlen „teljes név” mezővé szeretné összevonni, akkor a következő képletet használhatja:
Ez a képlet egyesíti a „Keresztnév” és a „Utónév” mezők szóközzel elválasztott értékeit.
Miután létrehozta a képletet, mentse el a táblázat módosításait, és lépjen ki a tervezési nézetből. Most már tesztelheti az egyesített mezőt a táblázat adatlap nézetben történő megtekintésével. Az új mezőnek meg kell jelenítenie az összevont adatokat.
A mezők Accessben történő összevonásakor fontos, hogy kövessen néhány legjobb gyakorlatot annak érdekében, hogy az adatok pontosak és könnyen kezelhetőek legyenek. Íme néhány tipp, amit érdemes szem előtt tartani:
– Győződjön meg arról, hogy az összevonandó mezők adattípusai megegyeznek. Ha nem egyeznek, előfordulhat, hogy az összevonás előtt konverziós függvények segítségével meg kell változtatnia az adattípusokat.
– Legyen következetes az elnevezési konvenciókban. Használjon egyértelmű és leíró mezőneveket, hogy könnyen érthető legyen az egyes mezők célja.
– Kerülje a túl sok mező egyetlen mezőbe történő összevonását. Ez megnehezítheti az egyes adatok későbbi kinyerését.
– Mindig készítsen biztonsági másolatot az adatbázisáról, mielőtt nagyobb változtatásokat hajtana végre, például mezők összevonását.
Összefoglalva, a mezők összevonása az Accessben egy hatékony eszköz, amely egyszerűsítheti az adatkezelést, és megkönnyítheti az értelmes információk kinyerését az adatbázisból. A fent vázolt lépések és a legjobb gyakorlatok betartásával biztosíthatja, hogy az összevont mezők pontosak és könnyen kezelhetők legyenek.
Az Accessben egy táblázat mezőinek összevonása két vagy több mező tartalmának egyetlen mezőbe történő egyesítését jelenti. Ez olyan helyzetekben lehet hasznos, amikor egyszerűsíteni kell az adatbázis szerkezetét, vagy amikor összefüggő adatokat szeretne egyetlen mezőben egyesíteni.
Egy Access-tábla mezőinek összevonásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a táblázatot Tervezési nézetben.
2. Jelölje ki az egyesíteni kívánt mezőket a mezőlistában a mezőkre kattintva és azok fölé húzva.
3. Kattintson a jobb gombbal az egyik kiválasztott mezőre, és válassza a „Cellák egyesítése” lehetőséget a kontextusmenüből.
4. A Cellák egyesítése párbeszédpanelen válassza ki, hogy melyik mezőt szeretné megtartani elsődleges mezőként. Ez az a mező, amely az összevont adatokat fogja tartalmazni.
5. Válassza ki, hogy mely mezőket kívánja összevonni az elsődleges mezőbe. Több mezőt is kiválaszthat, ha kattintás közben lenyomva tartja a Ctrl billentyűt.
6. Válassza ki, hogy az egyesített adatokat hogyan kívánja elválasztani. Az adatok elválasztásához használhat szóközt, vesszőt vagy más karaktert.
7. Kattintson az OK gombra a mezők egyesítéséhez.
Vegye figyelembe, hogy amikor egy táblázat mezőit egyesíti, az Access automatikusan létrehoz egy új mezőt az egyesített adatok tárolására. Azt is tudnia kell, hogy a mezők összevonása néha adatvesztést vagy hibákat okozhat, ezért fontos, hogy a módosítások elvégzése előtt készítsen biztonsági mentést az adatbázisról.
A lekérdezések esetében a mezők egyesítése azt jelenti, hogy két vagy több mezőt egyetlen mezővé egyesítünk a lekérdezés eredményeiben. Ez általában akkor történik, amikor egy új mezőt szeretne létrehozni, amely két vagy több meglévő mező kombinációja, például a keresztnév és a vezetéknév mező kombinálásával egy teljes név mezőt hoz létre.
A lekérdezésben lévő mezők kombinálásának lépései a következők:
1. Nyissa meg a lekérdezést Tervezési nézetben, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a „Tervezési nézet” lehetőséget a kontextusmenüből.
2. A Tervezési nézetben válassza ki az egyesíteni kívánt mezőket tartalmazó táblát vagy lekérdezést.
3. Kattintson a szalag „Tervezés” lapján a „Meglévő mezők hozzáadása” gombra a kombinálni kívánt mezők hozzáadásához a lekérdezés rácsához.
4. A lekérdezési rácsban hozzon létre egy új oszlopot úgy, hogy a kombinálni kívánt mezők jobb oldalán egy üres oszlopot ad hozzá.
5. Az új oszlopba írjon be egy kifejezést, amely egyesíti a mezőket. Ha például a keresztnév és a vezetéknév mezőt szeretné kombinálni, akkor az új oszlopba a „Keresztnév & ” ” ” & Utónév” kifejezést írja be (idézőjelek nélkül).
6. Mentse és futtassa a lekérdezést, hogy a kombinált mezők megjelenjenek a lekérdezés eredményeiben.
Fontos megjegyezni, hogy amikor egy lekérdezésben mezőt kombinál, az így kapott mező nem kerül tárolásra az adatbázisban. Csak a lekérdezés eredményeiben jelenik meg. Ha tartósan kombinálni szeretné a mezőket, akkor módosítania kell a tábla tervét, és hozzá kell adnia egy új mezőt, amely kombinálja a meglévő mezőket.