Ahogy a vállalkozások egyre inkább a digitalizáció felé mozdulnak el, az elektronikus aláírások egyre népszerűbbé válnak. Az elektronikus aláírások gyorsabb és kényelmesebb módját kínálják a dokumentumok aláírásának, csökkentve a fizikai másolatok szükségességét és a papírmunka mennyiségét. A Microsoft Excel, mint az üzleti világ egyik legszélesebb körben használt szoftvere, lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy könnyedén elektronikus aláírásokat adjanak a dokumentumaikhoz. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan lehet aláírást elhelyezni a Microsoft Excelben.
Először is győződjön meg arról, hogy van-e digitális aláírása. Ha még nem rendelkezik ilyennel, létrehozhat egyet harmadik féltől származó szoftverrel vagy az e-mail szolgáltatóján keresztül. Miután rendelkezik digitális aláírással, nyissa meg az aláírni kívánt Excel-fájlt. Kattintson a „Beszúrás” fülre, és válassza ki a legördülő menüből az „Aláíró sor” lehetőséget. Megjelenik az Aláírás beállítása párbeszédpanel, ahol megadhatja az aláíró nevét, az aláírás célját és minden további utasítást.
Ezután testre szabhatja az aláírást, kiválasztva a rendelkezésre álló lehetőségek közül a kívánt aláírási stílust. Dátumot és az aláírás okát is megadhatja. Ha végzett, kattintson az „OK” gombra, hogy az aláírási sort hozzáadja az Excel-dokumentumhoz.
A dokumentum aláírásához kattintson duplán az aláírási sorra az Aláírás párbeszédpanel megnyitásához. Az Aláírás párbeszédpanelen aláírhatja a dokumentumot a digitális aláírásával. Ha harmadik féltől származó digitális aláírást használ, válassza a ‘Módosítás’ gombot, válassza ki a kívánt digitális aláírást, majd kattintson az ‘OK’ gombra. Ha e-mail szolgáltatót használ, válassza a ‘Küldés’ lehetőséget, hogy e-mailt küldjön, amelyben felkéri az aláírót a dokumentum aláírására.
A dokumentum aláírása után az aláírási sorban megjelenik az aláírás, a dátummal és az Ön által megadott további információkkal együtt. Ha az aláírást egy másik dokumentumhoz kell hozzáadnia, egyszerűen másolja és illessze be az aláírási sort az új dokumentumba.
Összefoglalva, az elektronikus aláírások hozzáadása a Microsoft Excel dokumentumaihoz egyszerű folyamat, amellyel időt takaríthat meg és egyszerűsítheti a munkafolyamatokat. Az aláírás testreszabásának és további információk hozzáadásának lehetőségével az elektronikus aláírás kényelmes és biztonságos módja a dokumentumok aláírásának. Szabadítsa fel tehát az aláírások erejét a Microsoft Excelben, és kezdje el könnyedén aláírni dokumentumait.
Igen, egy Excel-táblázatot digitálisan alá lehet írni. A digitális aláírás a dokumentum hitelességének és sértetlenségének bizonyítására szolgál. Amikor egy dokumentumot digitálisan aláírnak, egy egyedi kódot adnak hozzá a dokumentumhoz az aláíró adataival együtt, hogy létrehozzanak egy digitális aláírást, amelyet bárki ellenőrizhet, aki hozzáfér a dokumentumhoz.
Az Excelben digitálisan aláírhat egy lapot a program digitális aláírás funkciójának használatával. Ehhez rendelkeznie kell egy olyan digitális tanúsítvánnyal, amelyet az Excel felismer. Ha már rendelkezik a tanúsítvánnyal, akkor azzal aláírhatja a lapot.
Egy Excel lap digitális aláírásához először meg kell nyitnia a lapot, és a „Fájl” menüpontra kell lépnie. Ott válassza az „Info”, majd a „Munkafüzet védelme” menüpontot. Ezután válassza ki a „Digitális aláírás hozzáadása” lehetőséget, és kövesse az utasításokat a lap aláírásához.
Fontos megjegyezni, hogy a digitális aláírás nem azonos az elektronikus aláírással. Az elektronikus aláírás egyszerűen a kézzel írott aláírás elektronikus képének felhasználásával írja alá a dokumentumot, míg a digitális aláírás egyedi kódot használ a dokumentum hitelességének és sértetlenségének ellenőrzésére.
A digitális kézzel írott aláírás létrehozása viszonylag egyszerű, és többféle módon is megvalósítható. Íme néhány módszer:
1. Használjon aláírás-készítő eszközt: Az interneten számos olyan aláírás-készítő eszköz érhető el, amelyek lehetővé teszik a digitális aláírás létrehozását tollal, egérrel vagy érintőpaddal. Néhány népszerű aláírás-készítő eszköz a DocuSign, az Adobe Sign és a SignNow. Ezek az eszközök lehetővé teszik az aláírás létrehozását, elmentését és használatát bármilyen dokumentumon, amelyet digitálisan alá kell írnia.
2. Szkennelje be az aláírását: Ha van fizikai aláírása, akkor azt beszkennelheti és képfájlként elmentheti. A mentés után beillesztheti bármely dokumentumba, amelyet digitálisan alá kell írnia.
3. Aláírás létrehozása grafikai szerkesztővel: Digitális aláírást készíthet olyan grafikai szerkesztőkkel, mint a Photoshop, a Microsoft Paint vagy a GIMP. Egyszerűen csak rajzolja meg az aláírását egy üres vászonra tollal vagy egérrel, és mentse el a képet fájlként. Ezt követően az aláírást beillesztheti bármely dokumentumba, amelyet digitálisan alá kell írnia.
Fontos megjegyezni, hogy a digitális aláírás jogilag kötelező érvényű, és ugyanolyan gondossággal és figyelemmel kell kezelni, mint a fizikai aláírást. Győződjön meg róla, hogy a digitális aláírása egyedi, és hogy azt más nem tudja könnyen lemásolni.
Az aláírás automatikus beillesztéséhez használhat elektronikus aláírási szoftvert vagy olyan eszközöket, amelyek lehetővé teszik, hogy az aláírást képként vagy digitális fájlként hozza létre és mentse el. Miután elmentette az aláírását, a használt szoftvertől függően különböző módszerekkel beillesztheti azt a dokumentumaiba.
A Microsoft Word programban például úgy illesztheti be az aláírását, hogy a Beszúrás lapra lép, rákattint az Aláíróvonal lehetőségre, majd kiválasztja a Microsoft Office Aláíróvonal lehetőséget. Ez felszólítja a név és egyéb adatok megadására, mielőtt lehetővé tenné az elmentett aláíráskép beillesztését.
Az online űrlapokhoz és dokumentumokhoz olyan elektronikus aláírószoftvereket használhat, mint a DocuSign, az Adobe Sign vagy a HelloSign. Ezek az eszközök lehetővé teszik, hogy feltöltse és elmentse az aláírását, és könnyen beillessze azt bármely olyan dokumentumba, amelyhez szükséges az aláírása.
Fontos megjegyezni, hogy az elektronikus aláírás jogszerűsége országonként és joghatóságonként eltérő, ezért feltétlenül győződjön meg arról, hogy az aláírás beillesztésére használt módszer jogilag elfogadható-e az Ön területén.