A vállalkozásoknak minden méretben meg kell tudni különböztetni a felmerült és a kifizetett költségeket. Ez a két kifejezés felcserélhetőnek tűnhet, de két különböző fogalomra utalnak. A két fogalom közötti különbség ismerete segíthet a vállalkozásoknak jobb pénzügyi döntések meghozatalában, az erőforrások hatékony elosztásában és az adótörvényeknek való megfelelésben.
A felmerült kiadások
A felmerült kiadások mindazokat a kiadásokat jelentik, amelyekkel egy vállalkozás tartozik, de még nem fizette ki őket. Ezek a kiadások magukban foglalhatják a fizetéseket, bérleti díjakat, közüzemi számlákat, biztosítási díjakat és egyéb olyan költségeket, amelyek kifizetésére a vállalkozás kötelezettséget vállalt, de még nem rendezte azokat. A számvitelben a felmerült kiadásokat akkor könyvelik el, amikor az árukat vagy szolgáltatásokat megkapják vagy elfogyasztják, függetlenül attól, hogy a kifizetés megtörtént-e vagy sem. Ez azt jelenti, hogy még ha a vállalkozás nem is fizetett az árukért vagy szolgáltatásokért, a költségek akkor is megjelennek a pénzügyi kimutatásokban.
Kifizetett költségek
Másrészt a kifizetett költségek olyan költségekre vonatkoznak, amelyeket a vállalkozás már kiegyenlített. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozás már teljesített kifizetéseket a kapott vagy felhasznált árukért vagy szolgáltatásokért. Ezeket a kiadásokat a kifizetés megtörténtével azonnal rögzíteni lehet a számviteli könyvekben. Ide tartoznak a készpénzfizetések, a hitelkártyás fizetések és a fizetés bármely más formája, amelyet a vállalkozás a tartozásai kiegyenlítésére használ. A kifizetett költségek a pénzügyi kimutatásokban a vállalkozás által ténylegesen teljesített kifizetésekként jelennek meg.
Miért fontos a megkülönböztetés?
A vállalkozások számára több okból is fontos, hogy különbséget tegyenek a felmerült és a kifizetett költségek között. Először is, a megkülönböztetés megértése segíthet a vállalkozásoknak a pénzforgalmuk hatékonyabb kezelésében. Azzal, hogy a vállalkozások tudják, mely kiadások merültek fel, de még nem kerültek kifizetésre, megtervezhetik pénzforgalmi előrejelzéseiket, és biztosíthatják, hogy elegendő pénzeszközzel rendelkezzenek valamennyi kiadásuk kifizetésére, amikor azok esedékessé válnak. Emellett a vállalkozások ezt az információt felhasználhatják arra is, hogy jobb fizetési feltételekről tárgyaljanak a beszállítóikkal, ami hozzájárulhat a pénzforgalmuk javításához.
Másodszor, a felmerült és a kifizetett kiadások megkülönböztetése segíthet a vállalkozásoknak abban, hogy jobb pénzügyi döntéseket hozzanak. Ha például egy vállalkozás bővítést tervez, tudnia kell, hogy mennyit költ még ki nem fizetett kiadásokra, hogy megfelelően tudja tervezni a bővítés költségvetését. A felmerült és a kifizetett kiadások közötti különbség ismeretében a vállalkozások megalapozott döntéseket hozhatnak új berendezésekbe való beruházásról, több alkalmazott felvételéről vagy a működésük bővítéséről.
Végül, a felmerült és a kifizetett költségek közötti különbség megértése fontos az adóügyi megfelelés szempontjából. Bizonyos esetekben a vállalkozások adólevonást igényelhetnek a felmerült, de még ki nem fizetett költségek után. Ez azonban nem mindig van így, és a vállalkozásoknak tisztában kell lenniük a saját helyzetükre vonatkozó adótörvényekkel. A felmerült és a kifizetett költségek közötti különbség ismerete segíthet a vállalkozásoknak abban, hogy megfeleljenek az adótörvényeknek, és elkerüljék a büntetéseket.
Összefoglalva, a vállalkozásoknak meg kell érteniük a felmerült és a kifizetett költségek közötti különbséget. Bár ezek a kifejezések hasonlónak tűnhetnek, két különböző fogalomra utalnak, amelyek jelentős hatással lehetnek egy vállalkozás pénzügyi egészségére. A két fogalom közötti különbség ismeretében a vállalkozások hatékonyabban kezelhetik pénzforgalmukat, jobb pénzügyi döntéseket hozhatnak, és betarthatják az adótörvényeket.
A felmerült kiadások példái a vállalkozás jellegétől vagy a kiadás céljától függően változhatnak. Néhány gyakori példa azonban a felmerült költségekre a számvitel és a könyvelés területén:
1. Eladott áruk költsége – Az eladott áruk költsége jellemzően a vevőknek értékesített áruk vagy szolgáltatások előállítása vagy beszerzése során felmerült költségeket tartalmazza. Ez olyan költségeket foglalhat magában, mint az anyagok, a munkaerő és az általános költségek.
2. Bérleti díj és közüzemi díjak – A bérleti díj és a közüzemi díjak olyan rendszeres kiadások, amelyeket a vállalkozásoknak a fizikai munkaterületük fenntartásához kell fizetniük. Ide tartozhat a bérleti díj, az áram, a víz és egyéb közüzemi számlák.
3. Bérek és munkabérek – A bérek és munkabérek az alkalmazottak munkájának kifizetésekor felmerülő költségek. Ide tartozhatnak a rendszeres fizetések, órabérek, valamint a bónuszok és egyéb kompenzációk.
4. Reklám és marketing – A reklámmal és marketinggel kapcsolatos kiadások akkor merülnek fel, amikor a vállalkozások termékeiket vagy szolgáltatásaikat népszerűsítik a potenciális vásárlók körében. Ide tartozhatnak az olyan kiadások, mint az online hirdetések, a nyomtatott hirdetések és a promóciós rendezvények.
5. Biztosítás – A biztosítási kiadások akkor merülnek fel, amikor a vállalkozások biztosítási kötvényeket vásárolnak, hogy megvédjék magukat az olyan kockázatoktól, mint a vagyoni károk, felelősségbiztosítási igények és egyéb lehetséges veszteségek.
6. Szakmai díjak – A szakmai díjak akkor merülnek fel, amikor a vállalkozások külső szakértőket, például ügyvédeket, könyvelőket vagy tanácsadókat vesznek igénybe speciális szolgáltatások nyújtására.
7. Irodaszerek és berendezések – Az irodaszerek és berendezések olyan kiadások, amelyek akkor merülnek fel, amikor a vállalkozások olyan tételeket vásárolnak, mint például számítógépek, szoftverek, tollak, papír és egyéb, a vállalkozásuk működéséhez szükséges eszközök.
Összességében a felmerülő kiadások a vállalkozás működtetésével vagy az ügyfeleknek nyújtott áruk és szolgáltatások nyújtásával kapcsolatos költségek széles körét foglalhatják magukban. A kiadások megfelelő nyomon követése és kategorizálása elengedhetetlen a pontos elszámoláshoz és könyveléshez.