A belső ellenőrzések olyan folyamatok, amelyeket egy vállalat annak biztosítása érdekében hajt végre, hogy működése hatékony és eredményes legyen, valamint megfeleljen az alkalmazandó törvényeknek és szabályozásoknak. Ezek a kontrollok segítenek megelőzni a csalásokat, hibákat és egyéb szabálytalanságokat olyan eljárások kialakításával, amelyek minimalizálják a kockázatot és biztosítják a pontos pénzügyi jelentéstételt. Íme néhány példa a belső kontrollokra, amelyeket a vállalatok a működési hatékonyságuk javítása érdekében bevezethetnek:
1. A feladatok elkülönítése: Ez a kontroll magában foglalja az üzleti folyamat különböző szakaszaira vonatkozó felelősségek szétválasztását a különböző alkalmazottak között. Például az a személy, aki jóváhagyja a tranzakciókat, nem lehet az is, aki rögzíti azokat a számviteli rendszerben. Ez segít megelőzni a hibákat és a csalást, mivel biztosítja, hogy egyetlen személy sem gyakorol teljes ellenőrzést egy tranzakció felett az elejétől a végéig.
2. Fizikai ellenőrzések: A fizikai ellenőrzések a vállalat eszközeinek lopástól, sérüléstől vagy veszteségtől való védelme érdekében hozott intézkedésekre vonatkoznak. Ide tartoznak az olyan biztonsági intézkedések, mint a hozzáférés-ellenőrzés, a zárak és a térfigyelő kamerák. Ide tartozik továbbá az eszközök fizikai jelenlétének ellenőrzése rendszeres leltározások és egyeztetések révén.
3. Információ és kommunikáció: A hatékony kommunikáció elengedhetetlen annak biztosításához, hogy a szervezetben mindenki tisztában legyen a felelősségeivel, valamint a vállalat irányelveivel és eljárásaival. Belső ellenőrzéseket lehet bevezetni annak biztosítására, hogy az információkat hatékonyan és pontosan kommunikálják, és hogy a munkavállalók hozzáférjenek a feladataik ellátásához szükséges információkhoz.
4. Monitoring és felügyelet: A nyomon követés és a felügyelet alapvető fontosságú annak biztosításához, hogy a belső kontrollok hatékonyak legyenek, és hogy az alkalmazottak kövessék a vállalati irányelveket és eljárásokat. Ez magában foglalhatja a pénzügyi kimutatások rendszeres felülvizsgálatát, könyvvizsgálatokat és egyéb felügyeleti tevékenységeket a szabálytalanságok vagy potenciális problémák feltárása érdekében.
Összefoglalva, a belső ellenőrzések bevezetése fontos lépés minden vállalkozás számára a hatékonyság, a megfelelőség és a pontosság biztosítása érdekében. Az olyan ellenőrzések végrehajtásával, mint a feladatok elkülönítése, a fizikai ellenőrzések, az információ és kommunikáció, valamint a nyomon követés és felügyelet, a vállalatok minimalizálhatják a kockázatokat és megvédhetik eszközeiket, miközben javíthatják általános teljesítményüket is.
A belső kontrollok olyan folyamatok és eljárások, amelyeket egy szervezet hoz létre annak biztosítása érdekében, hogy működése hatékony és eredményes legyen, valamint megfeleljen a vonatkozó jogszabályoknak és előírásoknak. Számos különböző belső ellenőrzés létezik, amelyet a szervezetek bevezethetnek, de a leggyakoribbak közé tartoznak a következők:
1. A feladatok elkülönítése: Ez a kontroll magában foglalja a felelősségek különböző személyek közötti megosztását annak megakadályozására, hogy egy személy túl nagy ellenőrzést gyakoroljon egy adott funkció felett.
2. Engedélyezés: Ez a kontroll magában foglalja a tranzakciók jóváhagyására vonatkozó eljárások kialakítását és annak biztosítását, hogy csak az arra jogosult személyek kezdeményezhessenek vagy hagyhassanak jóvá tranzakciókat.
3. Fizikai ellenőrzések: Ezek az ellenőrzések magukban foglalják az eszközök védelmét olyan intézkedésekkel, mint a zárak, riasztók és felügyeleti rendszerek.
4. Hozzáférés-ellenőrzés: Ez az ellenőrzés magában foglalja az információs rendszerekhez, adatokhoz és fizikai eszközökhöz való hozzáférésnek az arra jogosultakra való korlátozását.
5. Ellenőrzési nyomvonalak: Ez a kontroll magában foglalja az összes tranzakció és tevékenység nyilvántartásának létrehozását, hogy azok később felülvizsgálhatók legyenek a hibák, csalás vagy egyéb problémák felderítése érdekében.
6. Monitoring: Ez a kontroll magában foglalja a belső kontrollok rendszeres felülvizsgálatát és értékelését annak biztosítása érdekében, hogy azok hatékonyan működjenek.
7. Dokumentáció: Ez a kontroll magában foglalja az összes tranzakcióról és tevékenységről szóló nyilvántartások létrehozását és vezetését a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés bizonyítása érdekében.
8. Képzés: Ez az ellenőrzés magában foglalja az alkalmazottak képzését és oktatását a belső ellenőrzésről és felelősségi körükről.
9. Kockázatértékelés: Ez a kontroll magában foglalja a szervezetet érintő kockázatok azonosítását és értékelését, valamint stratégiák kidolgozását e kockázatok mérséklésére.
E belső kontrollok végrehajtásával a szervezetek javíthatják pénzügyi és működési teljesítményüket, csökkenthetik a csalás és a hibák kockázatát, és megfelelhetnek a vonatkozó törvényeknek és szabályozásoknak.
A belső kontrollok azok az eljárások és irányelvek, amelyeket a vállalatok az eszközeik védelmére, a pontos pénzügyi beszámolás biztosítására és a szabályozásoknak való megfelelésre használnak. A 10 belső ellenőrzés, amelyet a vállalatoknak be kell vezetniük, a következő:
1. A feladatok elkülönítése: Ez a különböző feladatok szétválasztását jelenti, hogy egyetlen személy se ellenőrizhessen egy teljes folyamatot. Például a kifizetéseket jóváhagyó személy nem lehet ugyanaz a személy, aki a csekkeket írja.
2. Engedélyezés és jóváhagyás: Minden pénzügyi tranzakciót a megfelelő személyeknek kell engedélyezniük és jóváhagyniuk, mielőtt azokat végrehajtanák.
3. Fizikai ellenőrzések: A vállalatoknak fizikai ellenőrzéseket, például zárakat és biztonsági rendszereket kell alkalmazniuk, hogy megvédjék eszközeiket a lopástól és a károsodástól.
4. Hozzáférés-ellenőrzés: A vállalatoknak a pénzügyi rendszerekhez és információkhoz való hozzáférést csak az arra felhatalmazott személyzetre kell korlátozniuk.
5. Nyilvántartás és dokumentáció: Minden pénzügyi tranzakciót pontosan fel kell jegyezni és dokumentálni kell, olyan igazoló dokumentumokkal, mint például számlák és nyugták.
6. Összehangolás és felülvizsgálat: A vállalatoknak rendszeresen egyeztetniük kell a számlákat és felül kell vizsgálniuk a pénzügyi kimutatásokat a hibák és eltérések azonosítása érdekében.
7. Teljesítményellenőrzés: A vállalatoknak nyomon kell követniük a teljesítménymutatókat annak biztosítása érdekében, hogy a folyamatok hatékonyan és eredményesen működjenek.
8. Képzés és oktatás: A vállalatoknak képzést és oktatást kell nyújtaniuk a munkavállalóknak a belső ellenőrzésekről és azok fenntartásában betöltött szerepükről.
9. A bejelentők védelme: A vállalatoknak rendelkezniük kell olyan irányelvekkel és eljárásokkal, amelyek védik a csalás vagy szabálytalanság gyanúját bejelentő munkavállalókat.
10. Folyamatos fejlesztés: A vállalatoknak folyamatosan értékelniük és fejleszteniük kell belső kontrolljaikat annak biztosítása érdekében, hogy azok hatékonyak és naprakészek legyenek a változó üzleti gyakorlatokkal és szabályozásokkal.