Mint valaki, aki több e-mail fiókot kezel munkahelyi vagy személyes használatra, megterhelő lehet nyomon követni az összes fontos információt, amely átjön. Az Outlook értékes eszköz a bejövő üzenetek rendszerezéséhez és kezeléséhez, de tudta, hogy az e-maileket Excel-táblázatba is exportálhatja a még könnyebb rendszerezés és elemzés érdekében? Íme, hogyan:
1. lépés: Válassza ki az exportálni kívánt e-maileket
Először is ki kell választania, hogy mely e-maileket szeretné exportálni. Kiválaszthat egyes e-maileket a „CTRL” gomb lenyomva tartásával és az egyes e-mailekre kattintva, vagy egyszerre több e-mailt is kijelölhet, ha az első e-mailre kattint, lenyomva tartja a „SHIFT” gombot, és a csoport utolsó e-mailjére kattint. Miután kijelölte az e-maileket, kattintson a jobb gombbal, és válassza a „Másolás” lehetőséget.
2. lépés: Nyissa meg az Excelt és hozzon létre egy új táblázatot
Nyisson meg egy új Excel-táblázatot, és jelölje ki a bal felső sarokban lévő első cellát. Kattintson a jobb gombbal, és válassza a „Beillesztés” lehetőséget, hogy a másolt e-maileket beillessze a táblázatba. Az Excel automatikusan oszlopokba és sorokba formázza az adatokat, így azok könnyen olvashatók és rendezhetők lesznek.
3. lépés: Az adatok megtisztítása
A kiválasztott e-mailek tartalmától függően előfordulhat, hogy az adatok egy részét meg kell tisztítania, hogy olvashatóbbá vagy használhatóbbá tegye. Ha például az e-mailek hiperhivatkozásokat vagy képeket tartalmaznak, akkor ezeket el kell távolítania, hogy elkerülje a táblázat zsúfoltságát. Használhatja az Excel beépített formázó eszközeit is, hogy az adatokat vizuálisan vonzóbbá tegye.
4. lépés: A táblázat mentése és használata
Miután megtisztította az adatokat és tetszés szerint formázta a táblázatot, mentse el a számítógépére. Ezt a táblázatot most már használhatja az e-mailekben szereplő információk elemzésére és rendszerezésére. Ez különösen hasznos lehet a fontos beszélgetések nyomon követéséhez vagy az időbeli tendenciák megfigyeléséhez.
Összefoglalva, az Outlook e-mailek Excel-táblázatba történő exportálása értékes eszköz lehet a bejövő üzenetek kezelésében és a termelékenység maximalizálásában. Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, könnyen rendszerezheti és elemezheti e-mail adatait, hosszú távon időt és energiát takarítva meg.
Az e-mailek exportálása az Outlookból Excelbe dátummal és idővel néhány egyszerű lépésben elvégezhető:
1. lépés: Nyissa meg az Outlookot, és válassza ki az exportálni kívánt e-maileket tartalmazó mappát.
2. lépés: Kattintson a „Fájl” fülre, majd válassza a „Megnyitás és exportálás” lehetőséget.
3. lépés: Válassza ki az „Importálás/exportálás”, majd válassza az „Exportálás fájlba” lehetőséget.
4. lépés: Válassza ki a „Microsoft Excel” fájltípust, majd kattintson a „Tovább” gombra.
5. lépés: Válassza ki az exportálni kívánt mappát, majd kattintson a „Tovább” gombra.
6. lépés: Válassza ki az exportált fájl mentési helyét, majd kattintson a „Befejezés” gombra.
7. lépés: Nyissa meg az exportált fájlt az Excelben.
8. lépés: Adjon hozzá egy új oszlopot a meglévő adatok mellé, és címkézze fel „Dátum és idő” felirattal.
9. lépés: A „Dátum és idő” oszlop első cellájába írja be az „=A2” képletet (feltételezve, hogy a dátum- és időadatok az A oszlopban vannak).
10. lépés: Húzza lefelé a képletet, hogy a táblázat összes sorára alkalmazza.
Az exportált fájl most már tartalmazza az egyes e-mailek dátumát és időpontját.
A teljes Outlook-postafiók exportálásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a képernyő bal felső sarkában lévő „Fájl” fülre.
2. Kattintson a „Megnyitás és exportálás” gombra, majd válassza az „Importálás/exportálás” lehetőséget.
3. Az Importálás és exportálás varázslóban válassza a „Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
4. Válassza ki az „Outlook adatfájl (.pst)” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
5. Válassza ki az exportálni kívánt postafiókot (valószínűleg a „Beérkezett üzenetek”), és kattintson a „Tovább” gombra.
6. Válasszon egy helyet az exportált fájl mentéséhez, és adjon neki nevet.
7. Válassza ki a kívánt további beállításokat, például az almappák bevonását, majd kattintson a „Befejezés” gombra.
8. Ha jelszóval kívánja védeni a fájlt, adjon meg egy jelszót, és kattintson az „OK” gombra.
9. Az Outlook megkezdi a postafiók exportálását a kiválasztott fájlhelyre. Ez a postafiók méretétől függően eltarthat egy ideig.
Ha az exportálás befejeződött, egy .pst fájl áll majd rendelkezésére, amely az Outlook teljes postafiókját tartalmazza. Ezt a fájlt használhatja a postafiókjának egy másik Outlook-fiókba történő importálásához vagy a postafiók adatainak biztonsági mentéséhez.
Az e-mailek exportálása az Outlookból CSV-be hasznos módja annak, hogy biztonsági másolatot készítsen az e-mailjeiről, vagy átvigye azokat egy másik e-mail kliensbe. Íme egy lépésről-lépésre történő útmutató, hogyan kell ezt megtenni:
1. Nyissa meg az Outlookot, és válassza ki az exportálni kívánt mappát. Ez lehet a bejövő üzenetek, az elküldött elemek vagy bármely más mappa.
2. Kattintson a képernyő bal felső sarkában a „Fájl” fülre.
3. Válassza ki a bal oldali menüből a „Megnyitás és exportálás” lehetőséget.
4. Kattintson a következő menüben az „Importálás/exportálás” menüpontra.
5. Az Importálás és exportálás varázsló ablakban válassza a „Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
6. Válassza ki a „Comma Separated Values” (vesszővel elválasztott értékek) fájltípust, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
7. Válassza ki az exportálni kívánt mappát (ugyanazt a mappát, amelyet az 1. lépésben kiválasztott), és kattintson a „Tovább” gombra.
8. Válassza ki azt a helyet, ahová az exportált fájlt menteni kívánja, és adjon neki nevet. Kattintson a „Tovább” gombra.
9. Ha az almappákat is be akarja vonni az exportálásba, válassza az „Include subfolders” (Almappák bevonása) lehetőséget. Kattintson a „Tovább” gombra.
10. A következő lépésben kiválaszthatja, hogy az exportálandó e-maileket bizonyos kritériumok, például dátumtartomány vagy kulcsszavak alapján szűrje. Ha nem kíván szűrni, hagyja meg az alapértelmezett beállításokat, és kattintson a „Tovább” gombra.
11. Végül tekintse át a beállításokat, és kattintson a „Befejezés” gombra az exportálási folyamat elindításához.
Az Outlook most exportálja az e-maileket egy CSV-fájlba, amelyet megnyithat az Excel vagy bármely más táblázatkezelő programban. A fájl olyan információkat fog tartalmazni, mint a feladó, a címzett, a tárgy, a dátum és az egyes e-mailek tartalma.