Egy csapat irányítása vagy egy projektben való együttműködés hatékony kommunikációt és szervezést igényel. Az ütemterv megosztása a csapattagokkal döntő fontosságú lehet annak biztosítása érdekében, hogy mindenki egy oldalon álljon, és a határidők betartásra kerüljenek. A Microsoft Outlook kényelmes módot kínál naptárának másokkal való megosztására, a SharePoint pedig lehetővé teszi, hogy ezt a naptárat az egész csapattal megossza. Ebben a cikkben az Outlook-naptár SharePointon történő megosztásának lépéseit tárgyaljuk.
1. lépés: SharePoint-naptár létrehozása
Mielőtt megoszthatná Outlook-naptárát a SharePointon, létre kell hoznia egy SharePoint-naptárt. Ehhez lépjen a SharePoint webhelyére, és válassza a „+ Új” gombot, majd a legördülő menüből válassza a „Naptár” lehetőséget. Adjon nevet a naptárának, és nyomja meg a „Létrehozás” gombot. Az új SharePoint-naptár megjelenik a webhelyén.
2. lépés: Exportálja az Outlook-naptárat
Ezután exportálnia kell az Outlook-naptárat egy olyan fájlba, amely feltölthető a SharePointba. Ehhez nyissa meg az Outlookot, és válassza ki a megosztani kívánt naptárat. Kattintson a „Fájl” fülre, és válassza a „Naptár mentése” lehetőséget. Válassza ki a kívánt dátumtartományt és beállításokat, majd nyomja meg a „Mentés” gombot. Mentse a fájlt egy olyan helyre a számítógépén, ahol könnyen megtalálja.
3. lépés: Az Outlook-naptár importálása a SharePointba
Most, hogy exportálta az Outlook-naptárát, importálhatja azt a SharePoint-naptárba. Menjen a SharePoint webhelyére, és válassza ki az 1. lépésben létrehozott naptárat. Kattintson a „Naptár” fülre, és válassza az „Importálás” lehetőséget. Keresse meg a 2. lépésben elmentett fájlt, és válassza ki. Nyomja meg az „OK” gombot, és várja meg, amíg az importálási folyamat befejeződik.
4. lépés: A SharePoint-naptár megosztása
Sikeresen feltöltötte Outlook-naptárát a SharePointba, és most már megoszthatja azt a csapatával. Menjen a SharePoint-naptárába, és kattintson a „Naptár” fülre. Válassza ki a „Naptár engedélyek”, majd a „Megosztva” lehetőséget. Adja meg azoknak a csapattagoknak az e-mail címét, akikkel meg szeretné osztani a naptárat, és válassza ki a jogosultsági szintjüket. Nyomja meg a „Megosztás” gombot, és a csapattagok kapnak egy e-mailt a naptár eléréséhez szükséges linkkel.
Összefoglalva, az Outlook-naptár megosztása a SharePointon egy egyszerű folyamat, amely javíthatja a csapaton belüli kommunikációt és szervezést. Ha ezeket a lépéseket követi, hatékonyan megoszthatja napirendjét a csapattagokkal, és mindenki ugyanazon az oldalon maradhat.
A megosztott naptár hozzáadása a SharePointban hasznos lehet a csoportos együttműködés és az ütemezés szempontjából. Az alábbi lépéseket követheti egy megosztott naptár hozzáadásához a SharePointban:
1. Navigáljon a SharePoint webhelyére, és kattintson az oldal jobb felső sarkában található „Fogaskerék” ikonra. Ezután válassza ki a legördülő menüből az „Alkalmazás hozzáadása” lehetőséget.
2. Az „Alkalmazás hozzáadása” oldalon keresse meg a „Naptár” szót, és válassza ki a találatok közül.
3. Adjon nevet a naptárnak, és kattintson a „Létrehozás” gombra.
4. A naptár létrehozása után kattintson a „Naptár” fülre, majd válassza a szalagból a „Naptár átfedés” lehetőséget.
5. A „Naptárfedvény” lapon kattintson az „Új naptár” gombra.
6. Válassza ki a „SharePoint” opciót az átlapolandó naptár típusaként, majd adja meg a hozzáadni kívánt megosztott naptár URL-címét.
7. Adjon meg egy megjelenítési nevet a naptárhoz, és válassza ki az átfedéshez használni kívánt színt. Ezután kattintson az „OK” gombra.
8. A megosztott naptár most hozzáadódik a SharePoint webhelyéhez, és a „Naptár” fülre kattintva megtekintheti azt.
9. A megosztott naptár beállításait is testreszabhatja, ha a naptár neve melletti fogaskerék ikonra kattint, és a „Naptár beállítások” lehetőséget választja. Innen szükség szerint módosíthatja a naptár engedélyeit, nézeteit és egyéb beállításait.
Összességében a megosztott naptár hozzáadása a SharePointban segíthet a csoportos együttműködés javításában és az ütemezési folyamatok egyszerűsítésében. A fenti lépéseket követve könnyedén hozzáadhat megosztott naptárat a SharePoint webhelyéhez, és elkezdheti használni azt a fontos események és határidők nyomon követésére.
Az Outlook 365 naptárának szinkronizálása a SharePointtal nagyszerű módja lehet a fontos események és határidők nyomon követésének a vállalkozás számára. Az alábbi lépéseket követheti a naptár szinkronizálásához:
1. Először is nyissa meg SharePoint webhelyét, és kattintson a „Naptár” fülre a felső navigációs menüben.
2. Ezután kattintson ismét a „Naptár” fülre, és válassza a legördülő menüből a „Csatlakozás az Outlookhoz” lehetőséget.
3. Megjelenik egy felugró ablak, amely arra kéri, hogy erősítse meg, hogy a naptárat az Outlookhoz kívánja csatlakoztatni. Kattintson az „Igen” gombra a folytatáshoz.
4. A kapcsolat létrejötte után a SharePoint-naptár megjelenik az Outlookban az „Egyéb naptárak” alatt.
5. Most már megtekintheti és szerkesztheti az eseményeket akár az Outlookban, akár a SharePointban, és a módosítások automatikusan szinkronizálódnak a kettő között.
Fontos megjegyezni, hogy a naptár szinkronizálása a SharePoint-naptár méretétől függően eltarthat egy ideig, ezért legyen türelemmel, amíg a folyamat befejeződik. Továbbá, ha a szinkronizálási folyamat során bármilyen problémával vagy hibával találkozik, ellenőrizze az internetkapcsolatát, és győződjön meg arról, hogy rendelkezik az Outlook és a SharePoint eléréséhez szükséges jogosultságokkal.
Az Office 365 naptár SharePointhoz való hozzáadásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Lépjen be a SharePoint webhelyére, és kattintson a jobb felső sarokban található fogaskerék ikonra.
2. Kattintson az „Alkalmazás hozzáadása” gombra, majd válassza a „Naptár” lehetőséget.
3. Adjon nevet a naptárnak, és kattintson a „Létrehozás” gombra.
4. A naptár létrehozása után kattintson rá a megnyitásához.
5. Az oldal tetején található szalagban kattintson a „Csatlakozás az Outlookhoz” gombra.
6. Megjelenik egy felugró ablak, kattintson az „Engedélyezés” gombra a kapcsolat engedélyezéséhez.
7. A kapcsolat létrejötte után a naptár megjelenik az Outlookban.
8. Az Outlookban kattintson a jobb gombbal a SharePointhoz hozzáadni kívánt naptárra, és válassza a „Megosztás”, majd a „Naptár engedélyek” lehetőséget.
9. Az engedélyek ablakban kattintson a „Hozzáadás” gombra, és válassza ki azt a SharePoint csoportot vagy felhasználót, akivel meg kívánja osztani a naptárat.
10. Állítsa be a csoport vagy felhasználó megfelelő jogosultságait, majd kattintson az „OK” gombra.
11. A naptár mostantól meg lesz osztva a kiválasztott csoporttal vagy felhasználóval a SharePointban.
Megjegyzés: Az Office 365 naptárat a „Webrész” lehetőséggel is hozzáadhatja a SharePointhoz. Ehhez lépjen a SharePoint webhelyére, és kattintson a fogaskerék ikonra, majd válassza az „Oldal szerkesztése” lehetőséget. Kattintson a „Beszúrás” fülre, és válassza a „Webpart” lehetőséget. Válassza ki a „Naptár” opciót, majd kattintson a „Hozzáadás” gombra. Ezután a rendszer felkéri, hogy válassza ki a hozzáadni kívánt Office 365 naptárat.