Minden szervezetben az értekezletek a döntéshozatali folyamat alapvető részét képezik. Akár igazgatótanácsi ülésről, akár csapatmegbeszélésről van szó, a jegyzőkönyvek dokumentálása kulcsfontosságú. Az értekezletek jegyzőkönyvei rögzítik, hogy miről volt szó, milyen döntések születtek, és milyen intézkedésekre került sor. Ez egy értékes eszköz, amelyet arra lehet használni, hogy mindenki tájékozott és egy oldalon álljon.
Egy példa az értekezlet jegyzőkönyvére általában tartalmazza az értekezlet dátumát és időpontját, a résztvevők nevét és a megvitatott napirendi pontokat. Tartalmaznia kell továbbá az elhangzott indítványokat, a szavazás eredményét és a kijelölt cselekvési pontokat. Az ülések jegyzőkönyvei hivatalos dokumentumok, ezért fontos, hogy pontosak és teljesek legyenek.
Az értekezleti jegyzőkönyvek dokumentálásának egyik előnye, hogy segít az elszámoltathatóság biztosításában. Ha mindenki tisztában van azzal, hogy miről volt szó, és milyen döntések születtek, könnyebb az egyes személyeket felelősségre vonni tetteikért. A jegyzőkönyv referenciapontként is szolgál a jövőbeli megbeszélésekhez. Ha olyan döntés születik, amelynek hosszú távú következményei vannak, a jegyzőkönyv segítségével biztosítható, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
Az értekezletek jegyzőkönyveinek további előnye, hogy jogi célokra is felhasználhatók. Ha bármilyen vita vagy jogi kérdés merül fel, a jegyzőkönyv bizonyítékként felhasználható a bíróságon. Lényeges, hogy az értekezlet során hozott valamennyi döntést és intézkedést dokumentáljuk, hogy biztosítsuk, hogy nincsenek félreértések vagy ellentmondások.
Összefoglalva, az értekezleti jegyzőkönyvek dokumentálása minden szervezet döntéshozatali folyamatának lényeges része. Nyilvántartásként szolgál arról, hogy mit vitattak meg, milyen döntéseket hoztak, és milyen intézkedéseket hajtottak végre. Az értekezletek jegyzőkönyvei segítenek biztosítani az elszámoltathatóságot, hivatkozási alapot nyújtanak a jövőbeli értekezletekhez, és jogi célokra is felhasználhatók. Fontos, hogy az értekezletek jegyzőkönyvei pontosak és teljesek legyenek, hogy elkerülhetők legyenek a félreértések és ellentmondások.
Az értekezlet jegyzőkönyve, más néven tárgyalási jegyzőkönyv egy írásos feljegyzés arról, hogy mit vitattak meg és miről állapodtak meg egy értekezleten. A jegyzőkönyv célja, hogy dokumentálja az ülés fontos döntéseit, intézkedéseit és eredményeit, hogy azok, akik nem tudtak részt venni az ülésen, tájékozottak maradhassanak, és azok, akik részt vettek, emlékeztetőül visszalapozhassanak a jegyzőkönyvre.
Az ülésről készült jegyzőkönyvek jellemzően a következő információkat tartalmazzák:
1. Az ülés dátuma, időpontja és helyszíne
2. A résztvevők és a távolmaradók listája
3. A megvitatott napirendi pontok és az elhangzott előadások
4. A meghozott határozatok és intézkedések
5. Az ülésen elhangzottak. Az egyes személyeknek adott megbízások
6. Következő lépések és határidők
Íme egy példa az ülés jegyzőkönyvére:
AZ ÜLÉS JEGYZŐKÖNYVE
Dátum: május 1., 2021
Időpont: 10:00 – 11:30
Helyszín: 2021. május 1: Konferenciaterem
Résztvevők: A:
– John Smith (elnök)
– Mary Johnson
– David Lee
– Sarah Brown (hiányzik)
– Mark Davis (hiányzik)
Napirendi pontok:
1. Az első negyedévi költségvetési jelentés felülvizsgálata
2. A második negyedévre vonatkozó marketingterv megvitatása
3. Az új alkalmazottak orientációs programja
4. Egyéb kérdések
Megvitatás:
1. A csapat áttekintette a költségvetési jelentést, és úgy döntöttek, hogy az eladások növelése érdekében több pénzt fordítanak reklámra.
2. A csapat megvitatta a 2. negyedévre vonatkozó marketingtervet, és megállapodtak abban, hogy a közösségi média kampányokra és az influencer marketingre összpontosítanak.
3. Megvitatták az új alkalmazottak orientációs programját, és úgy döntöttek, hogy felülvizsgálják a jelenlegi programot, hogy több interaktív képzést tartalmazzon.
4. Nem került sor egyéb ügyek megvitatására.
Határozatok és intézkedések:
1. A költségvetési jelentést felülvizsgálják, hogy több pénzt különítsenek el a reklámozásra.
2. A marketingcsapat részletes tervet dolgoz ki a közösségi média kampányokra és az influencer marketingre vonatkozóan.
3. A HR-csapat felülvizsgálja az új alkalmazottak orientációs programját, és jóváhagyásra benyújtja a csapatnak.
4. Egyéb intézkedésre nem volt szükség.
Következő ülés:
A következő ülésre 2021. június 1-jén, 10:00 órakor kerül sor az A konferenciateremben.
Elkészítette: dr:
Mary Johnson, titkár
A jegyzőkönyv egy üzleti megbeszélés lefolyásának hivatalos feljegyzése. Összefoglalják, hogy miről folyt a vita, milyen döntések születtek, és milyen intézkedéseket kell tenni. Íme egy példa arra, hogyan kell jegyzőkönyvet írni:
1. Kezdje a szervezet nevével, az ülés dátumával, időpontjával és helyszínével.
2. Sorolja fel a résztvevőket, és jegyezze fel, ha valamelyik tag hiányzott.
3. Jegyezze fel az előző jegyzőkönyv esetleges javításait vagy kiegészítéseit.
4. Foglalja össze az ülésen elhangzott jelentéseket, előadásokat vagy megbeszéléseket.
5. Használjon felsoroláspontokat a fontos döntések vagy intézkedések kiemelésére.
6. Adjon ki feladatokat meghatározott személyeknek, és jegyezze fel a teljesítés határidejét.
7. Tüntessen fel minden olyan bejelentést vagy egyéb ügyet, amelyet megvitattak.
8. Fejezze be a következő ülés időpontjával és dátumával.
Íme egy példa a jegyzőkönyvre:
ABC Corporation
Az ülés jegyzőkönyve
Dátum:
ABC Corporation
Az ülés jegyzőkönyve
Dátum:
ABC Corporation
Az ülés jegyzőkönyve Január 1., 2022
Időpont: 14:00-16:00
Helyszín: A gyűlés napja: 2022. január 1: Konferenciaterem
Résztvevők: A: John Smith, Mary Johnson, Tom Williams, Sarah Brown, Bill Davis
Távolmaradók: John Smith, Mary Johnson, Tom Williams, Sarah Brown, Bill Davis
Nem voltak jelen: Jane Doe
1. Az ülést John Smith 14:00 órakor összehívta.
2. A legutóbbi ülés jegyzőkönyvét áttekintették és jóváhagyták.
3. Mary Johnson ismertette az előző negyedévre vonatkozó pénzügyi jelentést.
4. Tom Williams megvitatta az új marketingkampány előrehaladását.
5. Sarah Brown indítványozta a következő évi költségvetés jóváhagyását. Bill Davis támogatta az indítványt. Az indítványt egyhangúlag elfogadták.
6. John Smith megbízta Tom Williamst, hogy vezesse az új munkavállalói képzési program kidolgozását. Sarah Brownt bízták meg egy új ügyfél-elégedettségi felmérés kidolgozásával. A kitöltési határidőt 2022. március 1-jére tűzték ki.
7. Bejelentéseket tettek a közelgő vállalati elvonulásról és az éves jótékonysági adománygyűjtésről.
8. Az ülést 16:00 órakor berekesztették. A következő ülést 2022. február 1-jén 14:00 órára tűzték ki az A konferenciateremben.