Az Outlook egy sokoldalú e-mail kliens, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy helyen kezeljék e-mailjeiket, kapcsolataikat, feladataikat és találkozóikat. Idővel azonban az adatok felhalmozódása miatt az Outlook lelassulhat, ami megnehezíti a fontos információk megtalálását és elérését. A probléma egyik megoldása az archiváló mappák használata. A mappák archiválása segít helyet szabadítani az Outlookban azáltal, hogy a régebbi elemeket egy különálló fájlba helyezi át, amelyhez később szükség esetén hozzáférhet. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan archiválhat mappákat az Outlookban, hogy helyet szabadítson fel.
1. lépés: Archív mappa létrehozása
Az Outlookban lévő mappák archiválásának első lépése egy archív mappa létrehozása. Ehhez lépjen a Fájl lapra, és válassza a Beállítások lehetőséget. A Beállítások párbeszédpanelen válassza a Speciális, majd kattintson az Automatikus archiválás beállításai gombra. Az AutoArchive párbeszédpanelen jelölje be az „Az automatikus archiválás minden alkalommal történő futtatása” melletti négyzetet, és állítsa be, hogy az Outlook hány napot várjon az elemek archiválása előtt. Ezután válassza ki az archiválni kívánt mappát és az archivált elemek tárolási helyét. Kattintson az OK gombra a beállítások mentéséhez és a párbeszédpanel bezárásához.
2. lépés: Elemek manuális archiválása
Ha manuálisan szeretné archiválni az elemeket, jelölje ki az archiválni kívánt mappát, lépjen a Kezdőlap lapra, és kattintson a Tisztítási eszközök ikonra. A legördülő menüből válassza az Archiválás lehetőséget. Az Archiválás párbeszédpanelen válassza ki az archiválandó elemek dátumtartományát, és válassza ki azt a mappát, amelyben az archivált elemeket tárolni kívánja. Kattintson az OK gombra az archiválási folyamat elindításához.
3. lépés: Az archivált tételek visszakeresése
Ha az archivált tételekhez hozzá kell férnie, kattintson a Fájl fülre, és válassza a Megnyitás és exportálás lehetőséget. A legördülő menüből válassza az Outlook adatfájl megnyitása lehetőséget. Az Outlook adatfájl megnyitása párbeszédpanelen keresse meg az archivált fájlt, jelölje ki, majd kattintson az OK gombra. Az archivált elemek mostantól megjelennek az Outlookban.
4. lépés: Archivált elemek kezelése
Az archivált elemek kezeléséhez lépjen a Fájl fülre, és válassza az Info lehetőséget. A Tisztítási eszközök szakasz alatt válassza a Postafiók-tisztítás lehetőséget. A Postafiók-tisztítás párbeszédpanelen megtekintheti a postafiók méretét, az egyes mappák méretét és az archivált fájl méretét. A hely felszabadítása érdekében törölhet elemeket, vagy áthelyezheti őket egy másik mappába.
A mappák archiválása az Outlookban hatékony módja a hely felszabadításának és az e-mail kliens teljesítményének javításának. Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, könnyedén archiválhatja az elemeket, szükség esetén visszakeresheti őket, és hatékonyabban kezelheti postafiókját.
Az Outlook-adatok archiválása remek módja annak, hogy helyet szabadítson fel a postafiókjában, és rendezetté tegye e-mailjeit. Az alábbi lépésekkel archiválhatja Outlookját 2022-ben:
1. Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre.
2. Kattintson a „Beállítások” gombra, majd válassza a „Speciális” lehetőséget.
3. Az „Automatikus archiválás” szakasz alatt kattintson az „Automatikus archiválás beállításai” lehetőségre.
4. Az „AutoArchive” párbeszédpanelen jelölje be az „Run AutoArchive every” jelölőnégyzetet, és adja meg, hogy hány napot várjon az Outlook az elemek archiválása előtt.
5. Válassza ki azt a helyet, ahová az archivált elemeket menteni kívánja a „Tallózás” gombra kattintva, és válasszon ki egy mappát vagy fájlt.
6. Válassza ki az archiválni kívánt elemeket az „Archive this folder and all subfolders” (Ezt a mappát és az összes almappát archiválni) jelölőnégyzetre kattintva, majd válassza ki az archiválni kívánt mappát.
7. Állítsa be az archiválni kívánt elemek dátumtartományát az „Archiválni a régebbi elemeket, mint” jelölőnégyzetre kattintva és a dátum megadásával.
8. Kattintson az „OK” gombra a beállítások mentéséhez és az archiválási folyamat elindításához.
Miután beállította az automatikus archiválási beállításokat, az Outlook a megadott időközönként automatikusan lefuttatja az archiválási folyamatot. Ez segít rendben tartani a postafiókját, és helyet szabadít fel az új e-mailek számára.
Igen, az e-mailek archiválása segíthet helyet megtakarítani az e-mail kiszolgálón vagy az e-mail kliensben. Az e-mailek archiválása során a régi vagy ritkán használt e-maileket a postaládából vagy más mappákból egy külön archiváló mappába helyezi át. Ezzel helyet szabadít fel a postaládájában és más mappákban, ami javíthatja az e-mail rendszer teljesítményét és sebességét.
Az e-mailek archiválása különösen hasznos az olyan vállalkozások számára, amelyek rendszeresen nagy mennyiségű e-mailt kezelnek. Ha nem archiválja e-mailjeit, azok gyorsan felhalmozódhatnak, és értékes tárhelyet foglalhatnak el e-mail szerverén vagy számítógépén. Ez lelassíthatja az e-mail rendszerét, ami hatással lehet a termelékenységére és hatékonyságára.
Fontos megjegyezni, hogy az e-mailek archiválása nem törli az e-maileket. Ehelyett egy külön mappába helyezi őket, ahol szükség esetén könnyen elérhetők. Ez azt jelenti, hogy szükség esetén továbbra is megkeresheti és visszakeresheti a régi e-maileket, de azok nem fogják eltömíteni a postaládáját vagy más mappákat.
Összességében az e-mailek archiválása hasznos eszköz azon vállalkozások számára, amelyek helyet szeretnének megtakarítani, javítani szeretnék az e-mail rendszer teljesítményét, és jobban szeretnék kezelni az e-mail kommunikációjukat.
Ha az archiválási mappája megtelt, néhány lépést tehet a helyzet kezelésére. Íme néhány lehetőség:
1. Törölje a felesleges elemeket: Nézze át az archív mappát, és törölje azokat az elemeket, amelyekre már nincs szüksége. Ezek lehetnek régi e-mailek, dokumentumok vagy más olyan fájlok, amelyekre már nincs szüksége. Törlés előtt feltétlenül ellenőrizze kétszer is, hogy nincs-e szüksége valamire.
2. Mozgassa át az elemeket egy másik helyre: Ha semmit sem szeretne törölni, az elemeket áthelyezheti egy másik helyre, például egy külső merevlemezre vagy felhőalapú tárhelyre. Ezzel helyet szabadít fel az archívum mappájában anélkül, hogy bármilyen adat elveszne.
3. Növelje a tárolókapacitást: Ha a jövőben várhatóan több helyre lesz szüksége az archív mappában, növelheti annak tárolókapacitását. Ez magában foglalhatja az e-mail vagy a tárhelycsomag frissítését, vagy további hardver megvásárlását.
4. Vezessen be megőrzési szabályzatot: Annak érdekében, hogy az archiválási mappája a jövőben ne váljon zsúfolttá, fontolja meg egy megőrzési szabályzat bevezetését. Ez magában foglalhatja bizonyos típusú fájlok automatikus törlési dátumának beállítását, vagy a régi elemek rendszeres felülvizsgálatát és törlését.
Ha ezeket a lépéseket követi, hatékonyan kezelheti a teljes archiválási mappát, és biztosíthatja, hogy elegendő hely álljon rendelkezésére a vállalkozása számára fontos fájlok és dokumentumok tárolásához.