A QuickBooks egy nagy teljesítményű könyvelési szoftver, amely segíthet racionalizálni a pénzügyi gazdálkodási folyamatokat. Vállalkozása fejlődésével azonban előfordulhat, hogy szükségessé válik bizonyos számlák eltávolítása QuickBooks-fiókjából. Akár egy régi számla megszüntetéséről van szó, akár egyszerűen csak a számlakeret rendbetételéről, a számlák eltávolítása segíthet abban, hogy pénzügyei rendezettek és naprakészek maradjanak. Íme, hogyan kell ezt megtenni.
Mielőtt elkezdené eltávolítani a számlákat a QuickBooks-fiókjából, elengedhetetlen az adatok biztonsági mentése. Ez biztosítja, hogy pénzügyi adatai biztonságban legyenek, ha az eltávolítási folyamat során bármi baj történne. Az adatok biztonsági mentéséhez lépjen a Fájl menübe, válassza a Cég biztonsági mentése parancsot, majd kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat.
Ezután el kell távolítania az eltávolítani kívánt számláról a fennálló egyenlegeket. Ezt úgy teheti meg, hogy naplóbejegyzést készít az egyenlegnek egy másik számlára történő átvezetésére. A naplóbejegyzés létrehozásához lépjen a Cég menübe, válassza a Naplóbejegyzések készítése lehetőséget, majd válassza ki azt a számlát, amelyre az egyenleget át kívánja utalni.
Miután átvezette az egyenleget egy másik számlára, most már eltávolíthatja a számlát a QuickBooks fiókjából. Ehhez lépjen a Listák menübe, válassza a Számlatükör menüpontot, majd válassza ki az eltávolítani kívánt számlát. Kattintson a Szerkesztés menüre, és válassza a Számla törlése parancsot. Erősítse meg, hogy törölni kívánja a számlát, és az eltávolításra kerül a QuickBooks fiókjából.
A számla eltávolítása után feltétlenül ellenőrizze, hogy a módosítások helyesen történtek-e. Lépjen a Jelentések menübe, válassza a Cég és pénzügyek menüpontot, majd válassza a Mérleg standard jelentést. Ellenőrizze, hogy az eltávolított számla már nem szerepel-e a jelentésben.
Összefoglalva, a számlák eltávolítása a QuickBooksból egy egyszerű folyamat, amely segíthet abban, hogy pénzügyi információi rendezettek és naprakészek legyenek. Ne feledje, hogy készítsen biztonsági mentést az adatokról, vigye át a fennálló egyenlegeket, és ellenőrizze a módosításokat, hogy a QuickBooks számlája pontos és megbízható legyen. Ha ezeket a lépéseket követi, a legtöbbet hozhatja ki QuickBooks-fiókjából, és növelheti hatékonyságát pénzügyei kezelésében.
A QuickBooks-ban vannak bizonyos számlák, amelyeket nem lehet törölni, mivel ezek a szoftver általános működésének szerves részét képezik. Ezek a számlák a következők:
1. Befizetetlen pénzeszközök számlája – Ez a számla a pénzeszközök ideiglenes tárolására szolgál, amíg azok bankszámlára nem kerülnek befizetésre. Nem törölhető, mivel fontos része a könyvelési folyamatnak.
2. Követelések/Kötelezettségek – Ezek a számlák a vállalkozásnak vagy a vállalkozás által fizetett pénzösszegek nyomon követésére szolgálnak. Nem törölhetők, mivel kritikus fontosságúak a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez.
3. Eredménytartalék – Ez a számla a vállalkozás idővel felhalmozott nyereségét vagy veszteségét mutatja. Nem törölhető, mivel a mérleg saját tőke részének fontos részét képezi.
4. Fizetendő forgalmi adó – Ez a számla a kormányzatnak fizetendő forgalmi adó nyomon követésére szolgál. Nem törölhető, mivel az adótörvényeknek való megfeleléshez szükséges.
5. Bérszámfejtési kötelezettségek – Ez a számla a munkavállalóknak a bérszámfejtési adók, juttatások és egyéb levonások miatt járó összegek nyomon követésére szolgál. Nem törölhetők, mivel fontosak a munkaügyi törvényeknek való megfeleléshez.
Összességében fontos, hogy óvatosan járjon el a számlák törlésével a QuickBooksban, mivel bizonyos számlákra szükség van a pontos pénzügyi beszámoláshoz és a törvényeknek és szabályozásoknak való megfeleléshez.
Egy régi számla QuickBooksban történő lenullázásához a következő lépéseket követheti:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen a „Listák” menüpontra.
2. Válassza ki a legördülő listából a „Számlatükör” lehetőséget.
3. Keresse meg azt a régi számlát, amelyet ki akar nullázni, és kattintson rá duplán.
4. Ez megnyitja a számla adatai ablakot. Ellenőrizze, hogy van-e fennmaradó egyenleg a számlán.
5. Ha van egyenleg, készítsen naplóbejegyzést a számla egyenlegének kiegyenlítésére. Menjen a „Cég” menübe, és válassza az „Általános naplóbejegyzések készítése” lehetőséget.
6. A naplóbejegyzés ablakban válassza ki azt a számlát, amelyet a régi számla egyenlegének kiegyenlítésére kíván használni. Írja be a régi számla egyenlegével megegyező összeget, de ellentétes előjellel.
7. Például, ha a régi számla egyenlege 500 $, írjon be egy -500 $-os ellentételező könyvelési bejegyzést egy másik számla használatával.
8. Mentse a naplóbejegyzést, és zárja be az ablakot.
9. Térjen vissza a régi számla számlaadatai ablakához, és ellenőrizze, hogy az egyenleg most nulla.
10. Ha a régi számlát bármilyen tranzakcióban használták, akkor ezeket a tranzakciókat is frissíteni kell, hogy az új számlát használják.
Az alábbi lépéseket követve nullázhat egy régi számlát a QuickBooksban, és biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartása pontos és naprakész legyen.
A Számlatükör tisztítása a QuickBooksban fontos feladat, amely segít a pénzügyi nyilvántartások rendszerezésében és a könyvelési folyamatok racionalizálásában. Az alábbi lépésekkel végezheti el:
1. Tekintse át a Számlatükröt: Kezdje a Számlatükör áttekintésével, és azonosítsa a már nem szükséges vagy duplikált számlákat.
2. Egyesítse a hasonló számlákat: Ha két vagy több olyan számlát talál, amelyek ugyanazt a célt szolgálják, egyesítheti őket egy számlává. Ha például külön számlái vannak az irodaszereknek és az írószereknek, összevonhatja őket egy „Irodai költségek” nevű számlára.
3. Kapcsolja ki a nem használt számlákat: Ha vannak olyan számlái, amelyeket már nem használ, vagy amelyeket más számlákkal összevontak, megjelölheti őket inaktívnak. Ehhez lépjen a Számlatükörbe, és keresse meg azt a számlát, amelyet inaktívnak szeretne jelölni. Kattintson a „Művelet” gombra, és válassza az „Inaktívvá tétel” lehetőséget.
4. Törölje a nem használt számlákat: Ha vannak olyan számlái, amelyekre már nincs szükség, és nincsenek hozzájuk kapcsolódó tranzakciók, törölheti őket. Ehhez lépjen a Számlatükörbe, és keresse meg a törölni kívánt számlát. Kattintson a „Művelet” gombra, és válassza a „Törlés” lehetőséget.
5. A számlák újrarendezése: A számlákat átrendezheti a Számlatükörben, hogy könnyebben megtalálja az egyes számlákat. Ehhez kattintson és húzza a számlát a kívánt pozícióba.
6. Jelentés futtatása: A Számlatükör módosításai után futtasson egy jelentést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden pontos és naprakész. Menjen a Jelentések fülre, és válassza a „Számlatükör” lehetőséget. Tekintse át a jelentést, és végezze el a szükséges módosításokat.
A fenti lépések követésével megtisztíthatja a QuickBooksban a Számlatervet, és biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartásai pontosak és jól szervezettek legyenek.