A Mail Merge egy hasznos eszköz a Microsoft Wordben, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy személyre szabott dokumentumokat hozzanak létre egyetlen sablon segítségével. Egy adatforrás, például egy Excel-táblázat vagy egy névjegyzék összekapcsolásával a Word gyorsan létrehozhat több dokumentumot, mindegyik egyedi információval. A felhasználók azonban belefuthatnak abba a frusztráló problémába, hogy a kívánt információk helyett a „Következő rekord” jelenik meg. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogy ez miért fordulhat elő, és hogyan javítható.
A „Következő rekord” megjelenésének egyik leggyakoribb oka az, hogy a sablon mezői és az adatforrás nem egyeznek meg. Ha például a sablonban van egy „Keresztnév” mező, de az adatforrásban van egy „FNév” feliratú oszlop, akkor az Egyesített levelek nem ismeri fel az adatokat, és alapértelmezés szerint a „Következő rekord” mezőt fogja használni. Ennek kijavításához a felhasználóknak biztosítaniuk kell, hogy a sablon mezőnevei pontosan megegyezzenek az adatforrás oszlopfejléceivel.
A „Következő rekord” megjelenésének másik oka az üres mezők jelenléte az adatforrásban. Ha az adatforrásban üres cellák vannak, a Mail Merge alapértelmezés szerint a „Következő rekord” mezőt választja, mivel nem találja meg a mező kitöltéséhez szükséges információkat. A felhasználóknak kétszer is ellenőrizniük kell az adatforrásukat, hogy minden mező tartalmaz-e információt, és ha nem, akkor fontolják meg a hiányok kitöltését vagy az üres cellák törlését.
A formázás is okozhat problémákat a Sűrített levelezéssel. Ha az adatforrás adatai másképp lettek formázva, mint amit a sablon elvár, előfordulhat, hogy a Mail Merge nem ismeri fel az információt, és ismét a „Következő rekordot” fogja alapértelmezetté tenni. Például, ha a sablonban a dátum mezője „MM/DD/YYYY” formátumú, de az adatforrásban a dátum más formátumú, például „DD/MM/YYYY”, a Mail Merge nem fogja felismerni az információt. A felhasználóknak biztosítaniuk kell, hogy az adatforrás adatai megfeleljenek a sablonban elvárt formátumnak.
Végül, a felhasználók a „Következő rekord” megjelenésével kapcsolatos csalódást tapasztalhatnak, ha nem megfelelően kapcsolták az adatforrást a sablonhoz. Annak biztosítása érdekében, hogy a Mail Merge a megfelelő adatforrásból húzza az információkat, a felhasználóknak a „Levelezés” fülre kell navigálniuk, és a „Címzettek kiválasztása” lehetőséget kell kiválasztaniuk. Innen a felhasználók kiválaszthatják az adatforrást, és kiválaszthatják az egyesített levelezésben használni kívánt konkrét adatokat.
Összefoglalva, a „Következő rekord” megjelenése az egyesített levelezésben frusztráló probléma lehet, de gyakran az adatforrás és a sablon közötti egyszerű eltérések okozzák. A mezőnevek, a formázás és az adatok konzisztenciájának biztosításával a felhasználók elkerülhetik ezt a problémát, és minden alkalommal sikeres sorközi leveleket hozhatnak létre.