Amikor levelet küldünk egy vállalatnak, gyakran szükséges, hogy a borítékot egy adott részlegnek címezzük, ne pedig egy személynek. Ilyen osztályok lehetnek például a humánerőforrás, a marketing vagy az értékesítés. A boríték helyes címzése fontos annak biztosítása érdekében, hogy az időben eljusson a címzett osztályra. Íme néhány tipp, amely segít abban, hogy megfelelően címezzen meg egy borítékot egy vállalati részlegnek.
1. Használja a helyes címzési formátumot
Amikor egy borítékot egy üzleti részlegnek címez, fontos, hogy a helyes címzési formátumot használja. Kezdje azzal, hogy az első sorba írja annak a részlegnek a nevét, amelynek a levelet küldi, majd a második sorba a vállalat nevét. A következő sorba a címet kell írni, majd az utolsó sorba a várost, az államot és az irányítószámot.
2. Adja meg a címzett nevét (ha lehetséges)
Ha tudja annak a személynek a nevét, aki a levelet az osztályon átveszi, érdemes az ő nevét is feltüntetni a borítékon. Ez segíthet abban, hogy a levelet a megfelelő személynek kézbesítsék az osztályon belül. Ha nem tudja biztosan, hogy ki a címzett, akkor a borítékot az osztály nevére címezheti, amelyet a „Figyelem:”, majd egy általános cím, például „Menedzser” vagy „Felügyelő” követ.
3. Használja a megfelelő rövidítéseket
Amikor egy borítékot egy üzleti részlegnek címez, fontos, hogy az állam és az utca címének megfelelő rövidítéseit használja. Az állam kétbetűs rövidítését pont nélkül, nagybetűvel kell írni. Az utca címére olyan rövidítések használhatók, mint például „St.” az „Street” (utca) vagy „Ave.” az „Avenue” (sugárút).
4. Duplán ellenőrizze az adatokat
A levél elküldése előtt fontos, hogy duplán ellenőrizze, hogy a borítékon szereplő összes információ helyes-e. Ez magában foglalja az osztály nevét, a vállalat nevét, a címet, a várost, az államot és az irányítószámot. Ha bármelyik információ hibás, előfordulhat, hogy a levél nem a megfelelő osztályra kerül, vagy késve jut el a célállomásra.
A boríték megfelelő címzése egy vállalaton belüli részlegnek apró részletnek tűnhet, de nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy a posta időben a megfelelő helyre kerüljön. A fenti tippek alkalmazásával biztosíthatja, hogy levelei késedelem és bonyodalmak nélkül eljussanak a címzett osztályra.
A boríték figyelem és osztály címzésénél a következő lépéseket kell követnie:
1. Írja a címzett nevét a boríték első sorába, lehetőleg a teljes nevét használva.
2. A második sorba írja a részleg nevét, amelyet az „ATTN” szó (a „attention” rövidítése) előz meg.
3. Ha van egy konkrét személy az osztályon belül, akinek meg kell kapnia a levelet, írja be a nevét az osztály neve után, a „c/o” (a „care of” (gondoskodás) rövidítése) szóval megelőzve.
4. A következő sorokban adja meg a levelezési címet, kezdve az utcai címmel, majd a várost, az államot és az irányítószámot.
Íme egy példa arra, hogyan kell címezni egy borítékot a figyelem és az osztály megjelölésével:
Jane Smith
ATTN: Marketing Osztály
XYZ Vállalat
123 Main Street
Anytown, USA 12345
A boríték ilyen módon történő címzésével biztosítja, hogy a levél a szervezeten belül a megfelelő személyhez vagy osztályhoz kerüljön. Ez azt is mutatja, hogy időt szánt arra, hogy felkutassa a megfelelő címzettet és osztályt, ami segíthet jó benyomást kelteni, és javíthatja a válaszadás esélyét.
Ha borítékot címez egy egyetemi tanszéknek, a borítékot a tanszék nevével kell kezdenie, amelyet az egyetem neve követ. Ezután adja meg az utcai címet vagy a postafiók számát, a várost, az államot és az irányítószámot.
Ha például a Harvard Egyetem marketing tanszékének címezné a borítékot, a címet a következőképpen kell írni:
Marketing Department
Harvard University
1350 Massachusetts Ave.
Cambridge, MA 02138
Fontos, hogy a név és a cím pontos és naprakész legyen. Ha nem biztos a pontos címben, gyakran megtalálhatja ezt az információt az egyetem honlapján, vagy ha közvetlenül a tanszékkel veszi fel a kapcsolatot. Ezenkívül érdemes kétszer is ellenőrizni a tanszék és az egyetem nevének helyesírását, hogy elkerülje a félreértéseket és a késedelmes kézbesítést.
Ha egy kormányhivatalnak címzett levelet címezel, fontos, hogy bizonyos irányelveket kövess, hogy leveled a megfelelő módon érkezzen meg és kerüljön feldolgozásra. Íme néhány tipp arra vonatkozóan, hogyan címezzen levelet egy kormányhivatalnak:
1. Használja a megfelelő formátumot: Kezdje levelét a „Tisztelt” szóval, amelyet a címzett személy vagy szervezeti egység megfelelő címe követ. Például: „Tisztelt Humánerőforrás-igazgató úr” vagy „Tisztelt Oktatási Minisztérium”.
2. Használja a helyes címet: Győződjön meg róla, hogy a helyes címét adja meg annak az ügynökségnek, amelynek ír. Ezt az információt megtalálhatja az ügynökség honlapján vagy a fő telefonszámukon.
3. Használja a helyes megszólítást: Ha nem tudja, hogy kinek címezze a levelet, használjon általános megszólítást, például „Akinek szólhat”.
4. Legyen világos és tömör: Világosan és tömören fogalmazza meg levele célját. Adjon meg minden szükséges részletet vagy dokumentációt kérésének vagy megkeresésének alátámasztására.
5. Használjon szakmai nyelvezetet: Kerülje a szleng vagy a hétköznapi nyelvezet használatát. Tartsa a hangnemet szakszerűnek és tisztelettudónak.
6. Adja meg elérhetőségét: Adja meg nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét, hogy az ügynökség szükség esetén felvehesse Önnel a kapcsolatot.
7. A levelet megfelelően zárja le: Levelét udvarias zárszóval fejezze be, például „Tisztelettel” vagy „Köszönöm, hogy időt szakított rám”.
Az alábbi irányelvek betartásával biztosíthatja, hogy a kormányhivatalnak küldött levelét megfelelően címzik, és megkapja a megérdemelt figyelmet.