Ahogy a vállalkozások növekednek, a munkafolyamatok általában összetettebbé válnak. A folyamat egyes lépéseinek nyomon követése egyre fontosabbá válik a hatékonyság, a minőség és az elszámoltathatóság fenntartása érdekében. Egy munkafolyamat-diagram elkészítése segíthet e lépések vizualizálásában és azon területek azonosításában, ahol javítani lehet. Bár a munkafolyamat-diagramok létrehozására számos eszköz áll rendelkezésre, az Excel egy mindenütt jelenlévő és sokoldalú lehetőség, amellyel az Ön egyedi igényeihez igazított, testreszabott diagram készíthető.
1. A folyamat azonosítása
A munkafolyamat-diagram létrehozásának első lépése az ábrázolni kívánt folyamat azonosítása. Ez lehet bármi, a gyártási folyamattól kezdve egy irodai eljárásig. Miután azonosította a folyamatot, bontsa azt különálló lépésekre, és határozza meg, milyen sorrendben történnek. Hasznos lehet a folyamatot jól ismerő érdekelt felek véleményének összegyűjtése annak biztosítása érdekében, hogy minden lépés azonosítva legyen.
2. Folyamatdiagram sablon létrehozása
Ezután hozzon létre egy sablont a folyamatábrához. Ez segít fenntartani a következetességet az egész diagramon, és szükség esetén könnyebbé teszi a módosítást. Kezdje egy olyan fejléc létrehozásával, amely egyértelműen azonosítja az ábrázolt folyamatot. Ezután hozzon létre olyan alakzatokat, amelyek a folyamat minden egyes lépését ábrázolják. Az Excel számos beépített alakzattal rendelkezik, amelyek felhasználhatók erre a célra, vagy ha szeretné, létrehozhat saját alakzatokat is. Az alakzatokat kösse össze vonalakkal, hogy megmutassa, milyen sorrendben történnek. Ügyeljen arra, hogy szükség esetén határozathozatali pontokat és alternatív útvonalakat is tartalmazzon.
3. Adjon hozzá részleteket a diagramhoz
Miután létrehozta a munkafolyamat-diagram alapsablonját, ideje hozzáadni a részleteket. Ez olyan információkat tartalmazhat, mint például, hogy ki a felelős az egyes lépésekért, milyen erőforrásokra van szükség, és mennyi ideig tartanak az egyes lépések. Fontolja meg különböző színek vagy formák használatát a különböző típusú lépések vagy döntési pontok megkülönböztetésére.
4. Tesztelés és finomítás
Ha elkészült a diagram, fontos, hogy alaposan tesztelje, hogy megbizonyosodjon arról, hogy pontosan tükrözi az ábrázolt folyamatot. Ossza meg a folyamatot ismerő érdekelt felekkel, és kérje ki a visszajelzésüket. Végezze el a szükséges módosításokat, és készüljön fel a diagram frissítésére, ahogy a folyamat idővel fejlődik.
Összefoglalva, a munkafolyamat-diagram Excelből történő létrehozása segíthet a munkafolyamatok racionalizálásában, az elszámoltathatóság fenntartásában és a fejlesztendő területek azonosításában. A folyamat különálló lépésekre bontásával, egy folyamatábrasablon létrehozásával, a részletek hozzáadásával, valamint a diagram tesztelésével és finomításával olyan vizuális ábrázolást hozhat létre a folyamatról, amely könnyen érthető és szükség esetén könnyen módosítható.
Mind a Word, mind az Excel képes folyamatábrák készítésére, de hogy melyik a könnyebb, az több tényezőtől függ.
A Word egy szövegszerkesztő szoftver, amely lehetővé teszi a felhasználók számára dokumentumok, köztük folyamatábrák létrehozását. A folyamatábrák Wordben történő létrehozása azonban kissé fárasztó és időigényes lehet. A diagram létrehozásához alakzatokat és csatlakozókat kell használnia, ami nem biztos, hogy olyan intuitív, mint más, kifejezetten diagramok létrehozására tervezett szoftverek használata.
Másrészt az Excel egy olyan táblázatkezelő szoftver, amely szintén használható folyamatábrák készítésére. Az Excel rendelkezik egy SmartArt nevű funkcióval, amely számos előre megtervezett folyamatábrasablont biztosít, amelyeket a felhasználók könnyen módosíthatnak igényeiknek megfelelően. A SmartArt funkció drag-and-drop rendszert használ, így az Excelben gyorsabb és egyszerűbb folyamat a folyamatábrák készítése, mint a Wordben.
Összefoglalva, ha már jól használja a Wordöt, és nem kell összetett folyamatábrákat készítenie, akkor a Wordben történő folyamatábrák készítése lehet a könnyebb megoldás. Ha azonban bonyolultabb folyamatábrákat kell létrehoznia, vagy intuitívabb felületet szeretne, akkor az Excel SmartArt funkciója lehet a jobb választás.
A munkafolyamatdiagram létrehozása a Microsoft Office-ban nagyszerű módja egy üzleti folyamat lépéseinek vizuális ábrázolásának. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan hozhat létre munkafolyamat-diagramot a Microsoft Office-ban:
1. Nyissa meg a Microsoft Word vagy PowerPoint programot, és válassza a „Beszúrás” lapot.
2. Kattintson a „SmartArt” menüpontra, és válasszon ki egy, az igényeinek megfelelő munkafolyamatdiagram-sablont. A munkafolyamat diagram sablonokat a „Folyamat” kategóriában találja.
3. Miután kiválasztott egy sablont, módosíthatja azt a diagram egyes alakzataira kattintva és saját szövegének beírásával, vagy a „SmartArt Tools” fül segítségével módosíthatja a diagram színét, stílusát és elrendezését.
4. Új alakzatokat is hozzáadhat a diagramhoz a „SmartArt Tools” lap „Add Shape” gombjára kattintva. Ez akkor lehet hasznos, ha új lépést kell hozzáadni a munkafolyamathoz.
5. Ha át kell rendeznie a lépések sorrendjét, egyszerűen áthúzhatja az alakzatokat a kívánt helyre.
6. Végül mentse el a munkafolyamat-diagramot, és ossza meg csapatával vagy ügyfeleivel. A diagramot képként vagy PDF-fájlként is exportálhatja.
Ha ezeket a lépéseket követi, professzionális megjelenésű munkafolyamat-diagramot készíthet a Microsoft Office-ban, amely segít Önnek és csapatának jobban megérteni és racionalizálni az üzleti folyamatokat.
Az Excel nem rendelkezik beépített munkafolyamat-funkcióval, de egy munkafolyamaton belül eszközként felhasználható. Az Excel táblázatok felhasználhatók a feladatok nyomon követésére és kezelésére, valamint bizonyos feladatok automatizálására képletek és makrók segítségével. Ezenkívül az Excel integrálható más munkafolyamat-eszközökkel, például a Microsoft Flow vagy a Zapier segítségével egy átfogóbb munkafolyamat-megoldás létrehozása érdekében. Ha azonban egy robusztusabb munkafolyamat-kezelő rendszert keres, léteznek más, kifejezetten erre a célra kifejlesztett szoftverek, például az Asana vagy a Trello.