Az átfogó és naprakész névjegyzék létfontosságú az üzleti életben, különösen, ha egy nagy szervezet irányításáról van szó. Ahhoz, hogy a legtöbbet hozhassa ki a névjegyzékéből, fontos, hogy az Ön igényei szerint a leghatékonyabb módon tudja kezelni és manipulálni azt. Ennek egyik legjobb módja az Exchange névjegyek Excelbe történő exportálása. Így könnyedén rendezheti, szűrheti és keresheti az egyes kapcsolati információkat. Ebben a cikkben megnézzük, hogyan exportálhatja a névjegyeket az Exchange-ből Excelbe.
Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és jelentkezzen be az Exchange-fiókjába. Kattintson a képernyő bal felső sarkában a „Fájl” fülre.
Kattintson a képernyő bal oldalán található menüben a „Megnyitás és exportálás” menüpontra.
Válassza ki az „Importálás/Exportálás” lehetőséget a rendelkezésre álló lehetőségek közül.
Válassza ki az „Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
Válassza ki a „Microsoft Excel” fájltípust, és kattintson a „Tovább” gombra.
Válassza ki az exportálni kívánt névjegyeket. Kiválaszthat egy teljes postafiókot vagy meghatározott mappákat. Kattintson a „Tovább” gombra, amikor befejezte.
Válassza ki, hová szeretné menteni a fájlt, és adjon neki nevet. Kattintson a „Befejezés” gombra a névjegyek Excelbe történő exportálásához.
Nyissa meg az imént létrehozott Excel-fájlt. Látni fogja az Exchange-ből exportált összes kapcsolattartási információt, beleértve a neveket, e-mail címeket, telefonszámokat és egyebeket.
Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, könnyedén exportálhatja Exchange névjegyeit Excelbe, és egy átfogó listát kaphat az összes névjegyéről, amelyet szükség szerint manipulálhat és kezelhet. Ez lehetővé teszi a kapcsolatok egyszerű rendezését, keresését és szűrését, megkönnyítve ezzel a szükséges információk gyors és hatékony megtalálását. Akár egy kisvállalkozást, akár egy nagy szervezetet irányít, a jól szervezett és naprakész névjegyzék elengedhetetlen a sikerhez.
Az Exchange névjegyek CSV-be történő exportálásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és navigáljon a Fájl lapra.
2. Kattintson a Megnyitás és exportálás gombra, és válassza az Importálás/exportálás lehetőséget.
3. Az Importálás és exportálás varázslóban válassza az Exportálás fájlba lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.
4. Válassza a CSV (Comma Separated Values) fájltípust, és válassza ki az exportálni kívánt névjegyzék mappát.
5. Válassza ki az exportált fájl mentési helyét, majd kattintson a Tovább gombra.
6. Válassza ki a CSV-fájlban szerepeltetni kívánt mezőket, majd kattintson a Tovább gombra.
7. Adjon nevet az exportált fájlnak, és kattintson a Befejezés gombra.
8. Az Exportálás fájlba párbeszédpanelen válassza az Egyéni mezők leképezése lehetőséget.
9. Képezze le az Outlook mezőit a CSV-fájl megfelelő mezőihez.
10. Kattintson az OK gombra az exportálási folyamat elindításához.
A folyamat befejezése után egy olyan CSV-fájlt kell kapnia, amely tartalmazza az Exchange névjegyeit, és amelyet más alkalmazásokban használhat, vagy visszaimportálhat az Outlookba.
A névjegyek exportálása az Outlook 365-ből CSV (Comma Separated Values) fájlba a következő lépésekkel végezhető el:
1. Nyissa meg az Outlook 365-öt, és kattintson a képernyő bal alsó sarkában található „Emberek” ikonra.
2. Válassza ki az exportálni kívánt névjegyeket úgy, hogy a billentyűzeten a „Ctrl” billentyűt lenyomva tartva kattint rájuk. Ha az összes névjegyet szeretné exportálni, kattintson bármelyik névjegyre, majd nyomja le a „Ctrl + A” billentyűkombinációt az összes névjegy kiválasztásához.
3. Kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre, és válassza a menüből a „Megnyitás és exportálás” lehetőséget.
4. Kattintson az „Importálás/exportálás” gombra, és válassza a „Exportálás fájlba” opciót a lehetőségek közül.
5. Válassza ki a „Comma Separated Values” (vesszővel elválasztott értékek) lehetőséget, és kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
6. Válassza ki az exportálni kívánt névjegyeket a „Névjegyek” gombra kattintva, majd kattintson a „Tovább” gombra.
7. Válassza ki az exportált fájl mentési helyét a „Tallózás” gombra kattintva, majd válasszon ki egy mappát a számítógépén.
8. Adjon nevet a fájlnak, és válassza a „CSV” fájltípust.
9. Kattintson a „Befejezés” gombra az exportálás befejezéséhez.
Miután elvégezte ezeket a lépéseket, a névjegyei egy CSV fájlba lesznek exportálva, és megnyithatók olyan programokban, mint a Microsoft Excel vagy a Google Sheets.
Az Exchange-ben a névjegyek általában a Globális címlistában (GAL) tárolódnak, amely egy szervezeten belül az összes levelezést lehetővé tevő objektum könyvtára, beleértve a névjegyeket, felhasználókat, csoportokat és erőforrásokat. A GAL-t az Exchange-kiszolgáló tartja karban, és a szervezeten belül minden felhasználó hozzáférhet hozzá.
A GAL mellett a névjegyek személyes névjegyzékekben vagy az Exchange-en belüli megosztott névjegymappákban is tárolhatók. A személyes névjegyzékeket az egyes felhasználók hozzák létre és kezelik, és e-mail kliensükön vagy webmail felületükön keresztül érhetők el. A megosztott kapcsolattartási mappákat viszont általában rendszergazdák vagy kijelölt felhasználók hozzák létre, és a szervezeten belül több felhasználó is hozzáférhet hozzájuk.
A névjegyek más alkalmazásokkal vagy szolgáltatásokkal, például a Microsoft Outlookkal vagy mobileszközökkel is szinkronizálhatók az Exchange ActiveSync vagy más szinkronizációs protokollok segítségével. Ezekben az esetekben a névjegyek tárolhatók helyileg az eszközön vagy egy felhőalapú szolgáltatásban, például a Microsoft 365-ben vagy a Google Workspace-ben.