A kisvállalkozások gyakran szembesülnek a korlátozott erőforrások kihívásával, ami a belső ellenőrzések hiányát eredményezheti. A feladatok szétválasztásának bevezetése azonban segíthet a csalás és a hibák kockázatának csökkentésében, és megerősítheti a vállalat belső ellenőrzését.
A feladatok elkülönítése magában foglalja a különböző feladatok és felelősségi körök különböző személyekhez való hozzárendelését, hogy egyetlen személynek se legyen túl sok ellenőrzése egy adott folyamat felett. Például az a személy, aki a készpénzt kezeli, nem lehet ugyanaz a személy, aki a bankszámlát egyezteti. Hasonlóképpen, az a személy, aki jóváhagyja a kiadásokat, nem lehet ugyanaz a személy, aki a kifizetéseket feldolgozza.
E feladatok szétválasztásával a kisvállalkozások csökkenthetik a csalás és a hibák kockázatát. Ez azért van így, mert egy olyan fékek és ellensúlyok rendszerét hozza létre, ahol minden egyes, a folyamatban részt vevő személy más-más aspektusért felelős. Ez csökkenti annak valószínűségét, hogy egy személy csalást követhet el, mivel ehhez mások együttműködésére lenne szüksége.
Amellett, hogy csökkenti a csalás és a hibák kockázatát, a feladatok elkülönítése javíthatja a vállalat működésének pontosságát és hatékonyságát is. Azáltal, hogy a konkrét feladatokat konkrét személyekhez rendelik, biztosítja, hogy minden személy a saját szakterületére koncentráljon. Ez ésszerűbb és hatékonyabb folyamatot eredményezhet, mivel minden egyes személy a legjobb képességei szerint tudja ellátni a feladatát.
A feladatok szétválasztásának megvalósítása nem kell, hogy bonyolult folyamat legyen. A kisvállalkozások a jelenlegi folyamataik áttekintésével és azon területek azonosításával kezdhetik, ahol hiányos lehet az elkülönítés. Ezután különböző feladatokat rendelhetnek különböző személyekhez, és biztosíthatják a felelősségi körök egyértelmű megosztását.
Összességében a feladatok elkülönítése fontos belső ellenőrzés a kisvállalkozások számára. Azáltal, hogy csökkenti a csalás és a hibák kockázatát, valamint javítja a műveletek pontosságát és hatékonyságát, segíthet a kisvállalkozásoknak megerősíteni belső ellenőrzéseiket és megvédeni vállalkozásukat.
A feladatok szétválasztása a felelősségek és feladatok különböző személyek közötti megosztásának gyakorlatára utal, hogy megelőzzék a csalást, a hibákat és más pénzügyi szabálytalanságokat egy vállalkozásban. A feladatok szétválasztásának megsértése akkor következik be, ha egy személy két vagy több olyan funkció felett gyakorol ellenőrzést, amelyeket az elszámoltathatóság fenntartása és az összeférhetetlenség megelőzése érdekében szét kellene választani.
Ha például egy vállalat könyvelője egyszerre felelős a csekkek írásáért és a bankszámlakivonatok egyeztetéséért, ez a feladatok szétválasztásának megsértését jelenti. Ennek oka, hogy a könyvelő jogosult tranzakciókat kezdeményezni és jóváhagyni is, ami lehetőséget teremthet arra, hogy a csalás vagy a hibák észrevétlenül maradjanak.
Egy másik példa a feladatok szétválasztásának megsértésére, amikor a beszerzési osztályon dolgozó alkalmazott a kifizetendő számlák jóváhagyásáért is felelős. Ez olyan helyzethez vezethet, amikor az alkalmazott megfelelő ellenőrzés vagy más szállítókkal való összehasonlítás nélkül hagy jóvá egy olyan szállítótól származó számlát, aki barátja vagy rokona, ami túlfizetést vagy helytelen kifizetést eredményez.
Összefoglalva, minden olyan helyzet, amikor egy személy több olyan funkció felett gyakorol ellenőrzést, amelyeket el kellene különíteni, a feladatok szétválasztásának megsértését jelentheti. Az ilyen jogsértések gyengíthetik a vállalkozás belső ellenőrzési rendszerét, növelhetik a hibák kockázatát, és csalási lehetőségeket teremthetnek.
A funkciók elkülönítése, más néven a feladatok szétválasztása fontos fogalom egy új vállalkozás létrehozásakor. Ez magában foglalja a szervezeten belüli különböző szerepkörök felelősségének és feladatainak megosztását a csalások, hibák és összeférhetetlenségek megelőzése érdekében. Íme a funkciók elkülönítésének három szabálya:
1. Engedélyezés: Ez a szabály előírja, hogy a tranzakció engedélyezéséért felelős személy nem lehet ugyanaz a személy, aki a tranzakció végrehajtásáért vagy rögzítéséért felelős. Például a költségelszámolást jóváhagyó személy nem lehet ugyanaz a személy, aki a kifizetést feldolgozza.
2. Letétkezelés: Ez a szabály előírja, hogy az eszköz kezeléséért vagy ellenőrzéséért felelős személy nem lehet ugyanaz a személy, aki az eszköz nyilvántartásáért vagy jelentéséért felelős. Például a leltárszinteket ellenőrző személy nem lehet ugyanaz a személy, aki az adatokat beviszi a számviteli rendszerbe.
3. Nyilvántartás: Ez a szabály előírja, hogy a tranzakció rögzítéséért felelős személy nem lehet ugyanaz a személy, aki az adott tranzakció engedélyezéséért vagy kezeléséért felelős. Például az a személy, aki az értékesítési megrendeléseket beviszi a rendszerbe, nem lehet ugyanaz a személy, aki az árengedményeket vagy visszatérítéseket jóváhagyja.
E szabályok betartásával egy vállalkozás biztosíthatja, hogy egyetlen személynek sincs túl nagy ellenőrzése vagy befolyása egy adott folyamat felett, ami csökkenti a hibák, a csalás és az összeférhetetlenség kockázatát.
Egy új vállalkozás alapításakor fontos a feladatok megfelelő elkülönítése a csalások, hibák és egyéb potenciális kockázatok megelőzése érdekében. A feladatok megfelelő elkülönítése érdekében a következő három kulcsfontosságú feladatot kell elkülöníteni:
1. Engedélyezés: Ez a feladat magában foglalja a tranzakciók jóváhagyását, a döntések meghozatalát és a szerződések aláírását. Fontos, hogy ezt a feladatot el kell különíteni más pénzügyi feladatoktól, például a tranzakciók rögzítésétől és a készpénz vagy eszközök kezelésétől. Az engedélyezésért felelős személynek nem szabad hozzáférnie a pénzügyi nyilvántartásokhoz vagy eszközökhöz, hogy biztosítsa, hogy ne tudja a rendszert saját hasznára manipulálni.
2. Nyilvántartás: Ez a feladat magában foglalja a pontos és naprakész pénzügyi nyilvántartások vezetését, például a könyvelést, a könyvelést és a pénzügyi kimutatások elkészítését. Fontos, hogy ezt a feladatot el kell különíteni más pénzügyi feladatoktól, például a készpénz vagy az eszközök kezelésétől. A nyilvántartás vezetéséért felelős személynek nem szabad hozzáférnie a fizikai eszközökhöz vagy készpénzhez, hogy biztosítsa, hogy ne tudja manipulálni a nyilvántartásokat.
3. Letétkezelés: Ez a feladat magában foglalja az eszközök, készpénz vagy leltár fizikai kezelését. Fontos, hogy ezt a feladatot el kell különíteni más pénzügyi feladatoktól, például a tranzakciók rögzítésétől és a kifizetések engedélyezésétől. A letétkezelésért felelős személynek nem szabad hozzáférnie a pénzügyi nyilvántartásokhoz vagy a felhatalmazáshoz, hogy biztosítsa, hogy nem manipulálhatja a rendszert a saját hasznára.
E három kulcsfontosságú feladat elkülönítésével a vállalkozás megfelelően elkülönítheti a feladatokat, és csökkentheti a csalás, a hibák és más potenciális kockázatok kockázatát. Fontos, hogy ezeket a feladatokat különböző személyekhez rendeljük, és létrehozzuk az ellenőrzések és ellensúlyok rendszerét annak biztosítása érdekében, hogy minden egyes személyt felelősségre lehessen vonni a felelősségeiért.