A dokumentumok szkennelése alapvető módja a papírfájlok digitalizálásának és számítógépre mentésének. A beolvasott dokumentumokat azonban nehéz lehet szerkeszteni, mivel a szöveg gyakran képbe van ágyazva. A szöveg hozzáadása beolvasott dokumentumokhoz a Wordben ijesztő feladat lehet, de nem lehetetlen. Ebben a cikkben eligazítjuk, hogyan adhat szöveget szkennelt dokumentumokhoz a Wordben.
1. lépés: A beolvasott dokumentum átalakítása szerkeszthető formátumba
A Wordben beolvasott dokumentumokhoz szöveg hozzáadásának első lépése a dokumentum szerkeszthető formátumba történő átalakítása. Ezt egy optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver segítségével teheti meg. Az OCR-szoftver beolvassa a szöveget a képről, és szerkeszthető formátumba, például Word-dokumentumba alakítja át. Számos OCR-szoftver érhető el az interneten, például az Adobe Acrobat, az ABBYY FineReader és a Readiris.
2. lépés: A beolvasott dokumentum megnyitása a Wordben
Miután a beolvasott dokumentumot szerkeszthető formátumba alakította, megnyithatja a Wordben. Ehhez kattintson a képernyő bal felső sarkában a „Fájl” gombra, majd válassza a „Megnyitás” lehetőséget, és válassza ki a megnyitni kívánt fájlt.
3. lépés: Szöveg hozzáadása a beolvasott dokumentumhoz
Miután megnyitotta a beolvasott dokumentumot a Wordben, ugyanúgy hozzáadhat szöveget, mint bármely más Word dokumentumhoz. A Wordben a „Beszúrás” fül segítségével szövegdobozokat, alakzatokat adhat hozzá, vagy akár közvetlenül a dokumentumba is gépelhet.
4. lépés: A dokumentum mentése
Miután hozzáadta a szükséges szöveget a beolvasott dokumentumhoz, fontos, hogy elmentse a változtatásokat. Kattintson a „Fájl” gombra, és válassza a „Mentés” vagy a „Mentés másként” lehetőséget a dokumentum mentéséhez. Választhatja azt is, hogy a dokumentumot más fájlformátumba, például PDF-be exportálja, hogy a szöveg szerkeszthető maradjon.
Összefoglalva, a Wordben szöveg hozzáadása a beolvasott dokumentumokhoz nem nehéz feladat, ha követi a megfelelő lépéseket. Ha a beolvasott dokumentumot OCR-szoftverrel szerkeszthető formátumba konvertálja, megnyitja a Wordben, szöveget ad hozzá, és elmenti a dokumentumot, a papírfájlokat szerkeszthető digitális fájlokká alakíthatja. Ez a folyamat időt és energiát takaríthat meg, különösen, ha nagy mennyiségű papírdokumentummal van dolgunk.
Egy beszkennelt dokumentum szövegének szerkesztése Wordben kissé trükkös lehet, mivel a dokumentum szövege lényegében egy kép vagy kép. Az OCR (optikai karakterfelismerő) szoftver segítségével azonban a beolvasott dokumentumot szerkeszthető szöveggé alakíthatja, amely aztán a Wordben szerkeszthető. Az alábbi lépéseket kell követni:
1. Nyissa meg a Microsoft Word programot, és kattintson a „Fájl”, majd a „Megnyitás” gombra. Keresse meg a beolvasott dokumentum helyét, és válassza ki azt.
2. Miután a dokumentum megnyílt, kattintson az eszköztáron a „PDF szerkesztése” gombra. Ha nem látja ezt a lehetőséget, akkor lehet, hogy le kell töltenie és telepítenie egy OCR bővítményt vagy szoftvert.
3. Az OCR szoftver beolvassa a dokumentumot, és a képet szerkeszthető szöveggé alakítja. Ha a konvertálás befejeződött, a dokumentumban lévő szöveget ugyanúgy szerkesztheti, mint bármely más Word-dokumentumot.
4. Végezze el a szükséges módosításokat a szövegben, és mentse el a dokumentumot. Ha meg akarja őrizni az eredeti beolvasott dokumentum másolatát, mindenképpen mentse azt külön.
Érdemes megjegyezni, hogy az OCR szoftverek nem tökéletesek, és előfordulhat, hogy bizonyos szövegek kimaradnak, vagy hibákat követnek el az átalakítás során. A módosítások elvégzése előtt mindenképpen nézze át alaposan a dokumentumot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden pontos.
Egy beolvasott dokumentum Wordben történő kitöltéséhez az „OCR” (Optical Character Recognition) nevű beépített funkciót kell használnia, amely lehetővé teszi a beolvasott szöveg szerkeszthető szöveggé alakítását.
Az alábbi lépéseket kell követni:
1. Nyissa meg a beolvasott dokumentumot a Wordben. Ha még nem rendelkezik szkennelt dokumentummal, akkor először szkennerrel beolvashatja azt.
2. Kattintson a „Fájl” fülre, majd válassza a „Megnyitás” lehetőséget a beolvasott dokumentum megnyitásához.
3. A dokumentum megnyitása után kattintson a „Szerkesztés” fülre, majd válassza ki a legördülő menüből az „OCR” lehetőséget.
4. Megjelenik egy felugró ablak, ahol kiválaszthatja a beolvasott dokumentum nyelvét. Válassza ki a megfelelő nyelvet, majd kattintson az „OK” gombra az OCR folyamat elindításához.
5. Az OCR-folyamat befejezése után a beolvasott dokumentum szerkeszthető szöveggé alakul át. Most már elkezdheti a dokumentum kitöltését a szükséges információk beírásával.
6. Mentse el a kitöltött dokumentumot a „Fájl” fülre kattintva, majd válassza a „Mentés” vagy a „Mentés másként” lehetőséget, ha más nevet szeretne adni a dokumentumnak.
Ennyi! Sikeresen kitöltött egy beolvasott dokumentumot a Wordben OCR segítségével.
Ha szöveget szeretne beszúrni egy meglévő Word-dokumentumba, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a Word-dokumentumot, amelybe szöveget szeretne beszúrni.
2. Helyezze a kurzort oda, ahová szöveget szeretne beszúrni.
3. Írja be a beilleszteni kívánt szöveget.
4. Ha más dokumentumból vagy forrásból szeretne szöveget beszúrni, jelölje ki a másolni kívánt szöveget, kattintson a jobb gombbal, és válassza a Másolás lehetőséget, majd helyezze a kurzort abba a Word-dokumentumba, ahová a szöveget be kívánja illeszteni, majd kattintson a jobb gombbal, és válassza a Beillesztés lehetőséget.
5. Ha egy fájlból szeretne szöveget beszúrni, kattintson a szalag Beszúrás lapjára, majd kattintson a Szöveg csoport Objektum gombjára, válassza a Szöveg fájlból lehetőséget, és navigáljon a beilleszteni kívánt szöveget tartalmazó fájlhoz.
6. Miután beszúrta a szöveget, szükség szerint szerkesztheti azt a szöveg kijelölésével és módosításával, ahogyan a dokumentumban lévő bármely más szöveggel tenné.
7. Ha végzett, mentse el a dokumentumot.