A bérszámfejtési adók a vállalkozás működtetésének kritikus szempontjai, és elengedhetetlen, hogy pontosan és időben nyújtsuk be őket. Az Internal Revenue Service (IRS) megköveteli a munkáltatóktól, hogy a munkavállalók béréből adót vonjanak le, és fizessék be a társadalombiztosítási és a Medicare adóból rájuk eső részt. Ezen adók bejelentéséhez számos nyomtatványt kell kitölteni és benyújtani az IRS-hez. Ebben a cikkben a bérszámfejtési adók bejelentéséhez használt különböző típusú jelentéseket tárgyaljuk.
941-es nyomtatvány – A munkáltató negyedéves szövetségi adóbevallása: Ezt a nyomtatványt a munkavállalók fizetéséből visszatartott szövetségi jövedelemadó, a társadalombiztosítási és a Medicare-adó munkáltatóra eső része, valamint minden további visszatartott Medicare-adó bejelentésére használják. A munkáltatóknak ezt a nyomtatványt minden negyedévben be kell nyújtaniuk, és a negyedév végét követő hónap utolsó napjáig kell benyújtaniuk. Például az 1. negyedév határideje április 30., a 2. negyedévé pedig július 31.
940-es nyomtatvány – A munkáltató éves szövetségi munkanélküliségi (FUTA) adóbevallása: Ez a nyomtatvány a munkáltató FUTA adókötelezettségének bejelentésére szolgál. A FUTA-adót a munkáltató fizeti, és a munkahelyüket elvesztett munkavállalók munkanélküli-kompenzációjának finanszírozására fordítják. A munkáltatóknak ezt a nyomtatványt évente január 31-ig kell benyújtaniuk.
W-2 nyomtatvány – Bér- és adóbevallás: Ez a nyomtatvány jelenti a munkavállaló éves bérét és a visszatartott adókat. A munkáltatóknak ezt a nyomtatványt január 31-ig kell átadniuk munkavállalóiknak, és az „A” példányt február 28-ig kell benyújtaniuk a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA). A munkáltatóknak az állam, a város vagy a helyi adóhivatalhoz is be kell nyújtaniuk az 1. példányt, az állam követelményeitől függően.
1099-MISC nyomtatvány – Különféle jövedelmek: A munkáltatóknak ezt a nyomtatványt a független vállalkozóknak vagy szabadúszóknak teljesített kifizetések bejelentéséhez kell benyújtaniuk, akiknek egy év alatt 600 dollárt vagy annál többet fizettek. A munkáltatóknak ezt a nyomtatványt a vállalkozónak kell átadniuk, és az „A” példányt február 28-ig be kell nyújtaniuk az IRS-hez. A munkáltatóknak az 1. példányt az állam, a város vagy a helyi adóhivatalhoz is be kell nyújtaniuk, az állam követelményeitől függően.
Összefoglalva, a bérszámfejtési adók bejelentéséhez szükséges különböző nyomtatványok megértése kritikus fontosságú a vállalkozások számára, hogy megfeleljenek az IRS-nek. A munkáltatóknak pontosan ki kell tölteniük és időben be kell nyújtaniuk ezeket a nyomtatványokat a büntetések és kamatok elkerülése érdekében. Bár ezek a nyomtatványok túlterhelőnek tűnhetnek, a szakmai segítség igénybevétele biztosíthatja, hogy vállalkozása megfeleljen a követelményeknek, és elkerülje a költséges hibákat.
Az, hogy a munkáltatóknak milyen adónemet kell benyújtaniuk a bérszámfejtési adók bejelentéséhez, attól függ, hogy milyen típusú bérszámfejtési adót jelentenek be. Általában a munkáltatóknak szövetségi jövedelemadót, társadalombiztosítási adót és Medicare-adót kell visszatartaniuk alkalmazottaik béréből. Ezeket az adókat a munkáltató negyedéves szövetségi adóbevallásával (941-es nyomtatvány) jelentik és fizetik be.
A szövetségi bérszámfejtési adókon kívül a munkáltatóknak állami és helyi bérszámfejtési adókat is be kell vonniuk és jelenteniük. Az ezen adók bejelentésére vonatkozó konkrét formanyomtatványok és követelmények államonként és helységenként eltérőek.
A munkáltatóknak éves bér- és adóbevallásokat (W-2 nyomtatvány) is ki kell állítaniuk alkalmazottaiknak, és egy példányt be kell nyújtaniuk a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA). Ez a nyomtatvány jelenti a munkavállaló bérét és a fizetéséből visszatartott adókat.
Fontos, hogy a munkáltatók tisztában legyenek a bérszámfejtési adóbevallási és -fizetési kötelezettségeikkel, hogy elkerüljék a büntetéseket és kamatterheket. Javasoljuk, hogy a munkáltatók konzultáljanak egy képzett adószakértővel, vagy vegyenek igénybe egy jó hírű bérszámfejtő szolgáltatást, hogy biztosítsák a bérszámfejtési adótörvények és -szabályok betartását.
A munkáltatók a W-2 nyomtatványt használják a bérek IRS-nek történő bejelentésére. Ez a nyomtatvány tartalmazza a munkavállalónak az év során kifizetett bérek teljes összegét, valamint a bérekből visszatartott szövetségi, állami és helyi adók összegét. A munkáltatóknak a W-2 nyomtatvány egy példányát a következő év január 31-ig kell elküldeniük minden munkavállalónak, és egy példányt február utolsó napjáig (papíralapú benyújtás esetén) vagy március utolsó napjáig (elektronikus benyújtás esetén) be kell nyújtaniuk a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA). Ha a munkáltató elmulasztja a W-2 nyomtatvány benyújtását vagy helytelenül nyújtja be, az IRS büntetéseket és bírságokat szabhat ki rá.
A bérszámfejtési jelentésnek azt a típusát, amelyet jellemzően a munkavállalók használatára készítenek, fizetési csekknek vagy bérjegyzéknek nevezik. Ez a jelentés részletes bontásban tartalmazza a munkavállaló keresetét egy adott bérfizetési időszakban, beleértve a bruttó fizetést, az adók, a társadalombiztosítás, a Medicare és egyéb juttatások levonásait, valamint a nettó fizetést vagy a hazavihető fizetést. A megkeresett és levont összegek feltüntetésén kívül a fizetési csekk tartalmazhat információt a munkavállaló felhalmozott szabadságáról, betegszabadságáról és egyéb juttatásairól is. Ezen információk megadásával a munkavállalók ellenőrizhetik, hogy a fizetési csekkjeik pontosak-e, és hogy minden levonás megfelelően elszámolásra került. Emellett segít nekik abban is, hogy nyomon követhessék keresetüket, és ennek megfelelően tervezhessék pénzügyeiket.
A bérszámfejtési adók két legfontosabb típusa a szövetségi biztosítási járulékokról szóló törvény (FICA) és a szövetségi munkanélküliségi adókról szóló törvény (FUTA).
A FICA-adók a társadalombiztosítási és a Medicare-adókból állnak, amelyeket a munkáltatók kötelesek visszatartani a munkavállalók béréből. A társadalombiztosítási adókból finanszírozzák a munkavállalók és családtagjaik nyugdíj-, rokkantsági és túlélő hozzátartozói juttatásait, míg a Medicare-adókból a 65 éves és idősebbek egészségügyi ellátását. A munkáltatónak és a munkavállalónak egyaránt azonos összegű FICA-adót kell fizetnie.
A FUTA adót viszont kizárólag a munkáltatók fizetik, és a munkanélküli segélyek finanszírozására szolgál a munkájukat elvesztett munkavállalók számára. A munkáltatók által fizetendő FUTA-adó összege a bérszámfejtés nagyságától és az egyes munkavállalóknak kifizetett bérek összegétől függ.
A munkáltatók számára kulcsfontosságú, hogy megfelelően számítsák ki és tartsák vissza ezeket a bérszámfejtési adókat, hogy elkerüljék a büntetéseket és a jogi következményeket.