Vállalkozás tulajdonosaként az egyik legfrusztrálóbb dolog, amivel foglalkozni kell, a fedezetlen csekk. Nemcsak a csekket kiállító ügyféllel vagy vásárlóval való kapcsolattartás jelent gondot, hanem a tranzakció megfelelő rögzítése a könyvelési szoftverben is többletmunkát jelent. Ennek elmulasztása azonban pontatlan pénzügyi kimutatásokhoz és esetleg jogi problémákhoz is vezethet a későbbiekben. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan rögzítheti a fedezetlen csekkeket a QuickBooksban, hogy könyvelése pontos maradjon.
1. lépés: Fedezetlen csekk tétel létrehozása
A fedezetlen csekk QuickBooksban történő rögzítésének első lépése egy új tétel létrehozása. Ez lehetővé teszi, hogy a fedezetlen csekkeket a szokásos tranzakcióktól elkülönítve követhesse nyomon. A tétel létrehozásához lépjen a Listák > Tétellista menüpontra, és kattintson a „Tétel” legördülő menüre. Válassza az „Új” lehetőséget, és válassza az „Egyéb díj” tételtípust. Nevezze el a tételt például „Fedezetlen csekk díja”, és állítsa be a díjtételt a fedezetlen csekkekért felszámított összegre.
2. lépés: A fedezetlen csekk rögzítése
Miután beállította a fedezetlen csekk tételt, rögzítheti a tranzakciót a QuickBooksban. Menjen az Ügyfelek > Fizetések fogadása menüpontba, és válassza ki a fedezetlen csekket kiállító ügyfelet. Írja be a csekk összegét, és válassza ki az imént létrehozott „Fedezetlen csekk díja” tételt. Ezáltal a díj hozzáadódik az ügyfél számlájához, és csökkenti a csekk összegét, amellyel tartozik Önnek.
3. lépés: Egyeztesse a bankszámláját
Ha egy csekk fedezetlen, fontos, hogy egyeztesse a bankszámláját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a nyilvántartásai megegyeznek a bankéval. Ehhez válassza a Banki ügyintézés > Egyeztetés menüpontot, és válassza ki a megfelelő számlát. Adja meg a záró egyenleget és a fennálló tranzakciókat, beleértve a fedezetlen csekket is. A QuickBooks automatikusan kiigazítja az egyenleget, hogy tükrözze a fedezetlen csekk díját és az egyéb díjakat vagy jóváírásokat.
4. lépés: Utánajárás az ügyféllel
Végül fontos, hogy utánajárjon a fedezetlen csekket kiállító ügyfélnek. Küldjön neki levelet vagy e-mailt, amelyben tudatja vele, hogy a csekk fedezetlen, és hogy tartozik Önnek az eredeti összeggel és a fedezetlenségi díjjal. Arról is tájékoztathatja, hogyan fizethet Önnek, például csekket küldhet postai úton vagy online fizetési rendszer segítségével.
Ha ezeket a lépéseket követi, biztosíthatja, hogy könyvelése pontos maradjon, és hogy a fedezetlen csekkekért megfelelő kártérítést kapjon. Bár lehet, hogy gondot okoz, de ha időt szán arra, hogy a QuickBooksban rögzítse a fedezetlen csekkeket, hosszú távon időt és fejfájást takaríthat meg.
A fedezetlen csekk kezelése a QuickBooks desktopban néhány lépést foglal magában annak biztosítása érdekében, hogy a tranzakciót megfelelően rögzítsék és egyeztessék a könyvelési nyilvántartásban. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Jelölje meg a csekket fedezetlennek: A QuickBooks desktop programban lépjen a Banki ügyintézés > Csekkek írása menüpontra. Keresse meg a fedezetlen csekket, és nyissa meg. Ezután kattintson a Szerkesztés menüre, és válassza a Csekk érvénytelenítése parancsot. Ezzel a csekket fedezetlennek jelöli, és eltávolítja a nyilvántartásából.
2. Rögzítse a banki díjat: Általában, ha egy csekk fedezetlen, a bank díjat számít fel. Ahhoz, hogy ezt a díjat rögzítse a QuickBooksban, hozzon létre egy új költségszámlát „Banki díjak” vagy valami hasonló néven. Ezután lépjen a Banki ügyintézés > Befizetések és hozzon létre egy befizetést a díj összegéről. A befizetést rendelje az imént létrehozott Bankköltségek számlához.
3. Egyeztesse a számláit: Miután a csekket fedezetlennek jelölte és a banki díjat rögzítette, egyeztetnie kell a számláit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden egyensúlyban van. Válassza a Bank > Egyeztetés menüpontot, és válassza ki azt a bankszámlát, amelyről a fedezetlen csekket kiállították. Kövesse az utasításokat a számla egyeztetéséhez, és ügyeljen arra, hogy az egyeztetés tartalmazza a fedezetlen csekket és a banki díjat is.
E lépések követésével biztosíthatja, hogy könyvelési nyilvántartásai pontosan tükrözzék a fedezetlen csekket és a kapcsolódó díjakat, és hogy számlái megfelelően egyeztetésre kerüljenek.
A fedezetlen csekk eladási bizonylatról történő rögzítése a QuickBooksban néhány lépést foglal magában. Íme egy részletes útmutató a fedezetlen csekk rögzítéséhez:
1. Navigáljon a QuickBooks kezdőlapjára, és válassza az oldal tetején található plusz (+) ikont.
2. A legördülő menüből válassza ki a „Fizetés fogadása” menüpontot az „Ügyfelek” címszó alatt.
3. Keresse meg azt az ügyfelet, aki a fedezetlen csekket kiállította, és válassza ki az „Értékesítési bizonylatot”, amelyet az ügyfél a csekkel fizetett.
4. Módosítsa a fizetési módot „Csekk”-re, és adja meg a csekk számát és a csekk beérkezésének dátumát.
5. Írja be a „Beérkezett összeg” mezőbe a fedezetlen csekk összegét, majd válassza a „Mentés és bezárás” lehetőséget.
6. A QuickBooks most létrehoz egy jóváírást a fedezetlen csekkről.
7. Navigáljon a QuickBooks kezdőlapjára, és válassza az oldal tetején található plusz (+) ikont.
8. A legördülő menüből válassza ki az „Ügyfelek” címszó alatt a „Visszatérítési bizonylat” lehetőséget.
9. Keresse meg azt az ügyfelet, aki a fedezetlen csekket kiállította, és válassza ki az előző lépésben létrehozott jóváírást.
10. Adja meg a visszatérítés összegét, és válassza ki azt a számlát, ahová a visszatérítést be kell fizetni.
11. Válassza a „Mentés és bezárás” lehetőséget.
12. Végül készítsen naplóbejegyzést a fedezetlen csekk díjának rögzítésére. Navigáljon a QuickBooks kezdőlapjára, és válassza az oldal tetején található plusz (+) ikont. A legördülő menüből válassza az „Egyéb” címszó alatt a „Naplóbejegyzés” lehetőséget. Írja be a fedezetlen csekkdíj összegét, és válassza ki a megfelelő költségszámlát. Válassza a „Mentés és bezárás” lehetőséget.
Összefoglalva, a fedezetlen csekk könyvelése egy értékesítési bizonylatról a QuickBooksban magában foglalja egy jóváírási feljegyzés létrehozását, egy visszatérítés kibocsátását és egy naplóbejegyzés létrehozását a fedezetlen csekk díjáról.