Ahogy a vállalkozások növekednek, úgy nő a pénzügyi infrastruktúrájuk is. A számviteli folyamatok egyre összetettebbé válnak, és nehéz lehet nyomon követni az összes felmerülő tranzakciót. Egy vállalkozás pénzügyi műveleteinek egyik legfontosabb aspektusa a fizetendő számlák folyamata. Ez a folyamat felelős a szállítók és beszállítók kifizetéséért a vállalatnak nyújtott árukért és szolgáltatásokért. A fizetendő számlák kezelése azonban időigényes és fárasztó lehet, különösen, ha kézzel történik. Itt jön a képbe a teljes ciklusú fizetendő számlák kezelése.
A teljes ciklusú fizetendő számlák olyan folyamat, amely a kezdeti megrendeléstől a szállítónak vagy beszállítónak történő végső kifizetésig minden lépést magában foglal. Ez a folyamat magában foglalja a következőket:
1. A megrendelések beérkezése
2. A megrendelések és a számlák összevetése
3. Az áruk vagy szolgáltatások átvételének és megfelelő állapotának ellenőrzése
4. A számlák kifizetésre történő jóváhagyása
5. A számlák kifizetése
A kifizetések könyvelése a számviteli rendszerben
6. A kintlévőségek egyeztetése a pontosság biztosítása érdekében
A teljes kintlévőségi folyamat kezelésével a vállalkozások biztosíthatják, hogy minden kifizetés időben megtörténjen, a szállítók kifizetése pontos legyen, és a nyilvántartások naprakészek legyenek.
A teljes ciklusú fizetendő számlák folyamatának bevezetése számos előnnyel járhat a vállalkozások számára. Mindenekelőtt időt takaríthat meg és csökkentheti a hibák számát. A fizetendő számlák folyamatának automatizálásával a vállalkozások kiküszöbölhetik a kézi adatbevitelt és csökkenthetik a hibakockázatot. Ez pedig csökkentheti a számlák feldolgozásához és a kifizetések teljesítéséhez szükséges időt.
Másodszor, az ésszerűsített számviteli kötelezettségek folyamata segíthet a vállalkozásoknak a pénzforgalom hatékonyabb kezelésében. A kifizetések időben történő teljesítésének biztosításával a vállalkozások elkerülhetik a késedelmi díjakat, és fenntarthatják a pozitív kapcsolatokat a szállítókkal és beszállítókkal.
Végezetül, a teljes cikluson átívelő kintlévőségi folyamat javíthatja a pénzügyi jelentéstételt. Az összes tranzakció pontos rögzítésével a vállalkozások pontosabb pénzügyi kimutatásokat készíthetnek, és tájékozottabb döntéseket hozhatnak a működésükről.
A szállítói számlafizetési folyamat a vállalkozás pénzügyi infrastruktúrájának lényeges eleme. A teljes ciklusú szállítói számlafizetési folyamat bevezetésével a vállalkozások racionalizálhatják működésüket, csökkenthetik a hibák számát és javíthatják pénzügyi beszámolójukat. Ez segíthet a vállalkozásoknak abban, hogy hatékonyabban kezeljék pénzforgalmukat, pozitív kapcsolatokat tartsanak fenn a szállítókkal és a beszállítókkal, és tájékozottabb döntéseket hozzanak a működésükkel kapcsolatban.
A számvitelben a „teljes ciklus” kifejezés a számvitel teljes folyamatára utal, a pénzügyi tranzakciók rögzítésétől a pénzügyi kimutatások elkészítéséig. Magában foglalja a számviteli folyamat valamennyi lépését, beleértve a pénzügyi adatok azonosítását és gyűjtését, a tranzakciók rögzítését a számviteli rendszerben, a számlák egyeztetését, a pénzügyi kimutatások elkészítését és a pénzügyi információk elemzését.
A könyvelés teljes ciklusa a pénzügyi adatok gyűjtésével kezdődik különböző forrásokból, például számlákból, bizonylatokból, bankszámlakivonatokból és egyéb pénzügyi dokumentumokból. Ezt követően ezeket az információkat rögzítik a számviteli rendszerben, amely naplóbejegyzéseket, főkönyvi bejegyzéseket és egyéb számviteli nyilvántartásokat tartalmaz. A számviteli rendszert úgy tervezték, hogy nyomon kövesse az összes pénzügyi tranzakciót, és biztosítsa azok pontos rögzítését.
Miután a pénzügyi adatokat rögzítették a számviteli rendszerben, a következő lépés a számlák egyeztetése. Ez magában foglalja a rögzített adatok pontosságának ellenőrzését a bankszámlakivonatokkal, hitelkártya-kivonatokkal és egyéb pénzügyi nyilvántartásokkal való összehasonlítással. Ez a folyamat segít azonosítani a rögzítési folyamat során esetlegesen felmerült hibákat vagy eltéréseket.
Miután a számlák egyeztetése megtörtént, a következő lépés a pénzügyi kimutatások elkészítése. Ez magában foglalja a pénzügyi adatok összeállítását és pénzügyi kimutatások, például mérleg, eredménykimutatás és pénzforgalmi kimutatás formájában történő bemutatását. Ezek a kimutatások pillanatfelvételt nyújtanak a vállalat pénzügyi teljesítményéről és helyzetéről.
Végül a számvitel teljes ciklusa a pénzügyi információk elemzésével zárul. Ez magában foglalja a pénzügyi kimutatások értelmezését a tendenciák, minták és aggodalomra okot adó területek azonosítása érdekében. Az elemzés segít az üzleti döntések megalapozásában és a fejlesztési lehetőségek azonosításában.
Összességében a számvitel teljes ciklusa a pénzügyi irányítás átfogó és szisztematikus megközelítését foglalja magában, biztosítva, hogy minden pénzügyi adatot pontosan rögzítsenek, ellenőrizzék és elemezzenek a megalapozott döntéshozatal támogatása érdekében.
A szállítói kötelezettségek két típusa a szállítói kötelezettségek és a nem szállítói kötelezettségek.
A szállítói kötelezettségek a beszállítóknak vagy szállítóknak a hitelre vásárolt árukért vagy szolgáltatásokért járó összegeket jelentik. Ezek jellemzően rövid lejáratú kötelezettségek, amelyek meghatározott fizetési határidőn belül esedékesek, például nettó 30 vagy nettó 60 napon belül. A szállítói kötelezettségek a vállalat működőtőkéjének gyakori elemei, és gyakran egy szállítói osztályon keresztül kezelik őket.
Ezzel szemben a nem kereskedelmi kötelezettségek a szállítóktól és a szállítóktól eltérő feleknek járó összegekre vonatkoznak. A nem kereskedelmi kötelezettségek közé tartoznak például az adók, a kamatok, a bérleti díjak és a munkavállalói juttatások miatt esedékes összegek. Ezeknek a kötelezettségeknek eltérő fizetési feltételei lehetnek, és a vállalaton belül különböző részlegek kezelhetik őket, például a bérszámfejtés vagy a humánerőforrás.
A kötelezettségek mindkét típusát fontos nyomon követni és kezelni az egészséges pénzforgalom fenntartása és a kötelezettségek időben történő kifizetésének biztosítása érdekében. A hatékony kintlévőség-kezelés segíthet a vállalatnak fenntartani a pozitív kapcsolatokat a beszállítókkal és más érdekelt felekkel, miközben elkerülheti a késedelmi kötbéreket és más pénzügyi következményeket is.