A főkönyvek minden szervezet számviteli rendszerének alapvető részét képezik. Részletes nyilvántartást nyújtanak minden pénzügyi tranzakcióról, ami segít a vállalkozásoknak nyomon követni a pénzforgalmat, felderíteni a hibákat és megalapozott döntéseket hozni. A főkönyv olvasása azonban ijesztő lehet egy olyan személy számára, aki nem ismeri a számviteli terminológiát és gyakorlatot. Ebben a cikkben a főkönyv olvasásának alapjait vizsgáljuk meg, és azt, hogyan lehet értelmet adni a bemutatott információknak.
A főkönyv lényegében egy táblázat, amely időrendi sorrendben felsorolja az összes pénzügyi tranzakciót. A formátum a használt könyvelőszoftvertől függően változhat, de az alapvető összetevők ugyanazok. Minden tranzakciónak van egy egyedi azonosító száma vagy hivatkozási száma, egy dátum, a tranzakció leírása és az érintett pénzösszeg. A főkönyv összetettségétől függően további oszlopok is lehetnek a számlakódok, naplóbejegyzések és egyéb részletek számára.
A számvitel nyelve a terhelések és jóváírások körül forog. Ezek a kifejezések a kezdők számára zavarosak lehetnek, de alapvető fontosságúak annak megértéséhez, hogy a tranzakciók hogyan befolyásolják a pénzügyi kimutatásokat. Egyszerűbben fogalmazva, a terhelés olyan bejegyzés, amely növeli az eszköz- vagy költségszámlát, és csökkenti a kötelezettség- vagy tőkeszámlát. A jóváírás viszont olyan tétel, amely növeli a kötelezettség- vagy tőkeszámlát, és csökkenti az eszköz- vagy költségszámlát. A főkönyvben szereplő összes terhelésnek és jóváírásnak mindig egyensúlyban kell lennie, különben hiba van a könyvelésben.
Ha már ismeri a főkönyvi formátumot és a terheléseket/hitelezéseket, elkezdheti a számlaegyenlegek elemzését. Minden számlának van egy folyó egyenlege, amely az összes tranzakció nettó hatását tükrözi. Ha például 500 dollárért irodaszereket vásárol, és azt az Irodaszerek számlán terhelésként rögzíti, az egyenleg 500 dollárral csökken. Ha később 100 $ visszatérítést kap, és azt jóváírásként rögzíti ugyanezen a számlán, az egyenleg 100 $-ral nő. Az egyenlegek elemzésével áttekintést kaphat a szervezet pénzügyi állapotáról, és azonosíthatja a figyelmet igénylő területeket.
A főkönyvi olvasás másik előnye, hogy idővel képes azonosítani a mintákat és tendenciákat. A különböző számlák egyenlegeinek összehasonlításával és a tranzakcióleírások áttekintésével azonosíthatja a magas kiadásokat vagy bevételeket, a szezonális ingadozásokat és a lehetséges problémákat. Ha például észreveszi, hogy a Bérköltségek számla egyenletesen növekszik az elmúlt hónapokban, az arra utalhat, hogy jobb bérleti szerződésről kell tárgyalnia, vagy olcsóbb helyet kell keresnie.
A főkönyv olvasása elsőre ijesztőnek tűnhet, de gyakorlással és türelemmel bárki elsajátíthatja. A kulcs az alapvető formátum, a terhelések/hitelek, a számlaegyenlegek és a minták megértése. Ezáltal megalapozott pénzügyi döntéseket hozhat, felismerheti a hibákat, mielőtt azok súlyossá válnának, és biztosíthatja szervezete sikerét.
A terhelési és jóváírási főkönyvi számla a pénzügyi tranzakciók rögzítésére szolgál a kettős könyvelési rendszerben. A főkönyvi számla bal oldali oldalát terhelési oldalnak, míg a jobb oldali oldalát jóváírási oldalnak nevezzük.
A terhelési főkönyvi számla olvasásához a terhelési oldalon rögzített tranzakciókat kell megnéznie. A terhelések az eszközök, a kiadások és az osztalékok növekedésének, valamint a kötelezettségek, a bevételek és a saját tőke csökkenésének rögzítésére szolgálnak. A terhelési oldalon minden egyes tranzakciónak rendelkeznie kell egy megfelelő bejegyzéssel a jóváírási oldalon, amely az ellenkező hatást rögzíti a számlán.
Egy hitel főkönyvi számla leolvasásához meg kell nézni a hiteloldalon rögzített tranzakciókat. A jóváírásokat a kötelezettségek, bevételek és a saját tőke növekedésének, valamint az eszközök, kiadások és osztalékok csökkenésének rögzítésére használják. A jóváírási oldalon minden egyes tranzakciónak rendelkeznie kell egy megfelelő bejegyzéssel a terhelési oldalon, amely az ellenkező hatást rögzíti a számlán.
Mindkét esetben a terhelések és a jóváírások összegének mindig egyensúlyban kell lennie. Ez azt jelenti, hogy a terhelések összegének meg kell egyeznie a jóváírások összegével. Ha a kettő között különbség van, az a könyvelési tételek hibáját jelzi.
A főkönyv 4 szakasza a következő:
1. Eszközök: A főkönyvnek ez a szakasza rögzíti a vállalkozás tulajdonában lévő összes eszközt, például a készpénzt, a követeléseket, a készleteket, a berendezéseket és az ingatlanokat.
2. Kötelezettségek: A főkönyvnek ez a része rögzíti a vállalkozás összes kötelezettségét, mint például a kötelezettségek, hitelek és adótartozások.
3. Saját tőke: A főkönyvnek ez a része rögzíti a tulajdonosok saját tőkéjét a vállalkozásban, amely az eszközökben a kötelezettségek kiegyenlítése után fennmaradó részesedést jelenti.
4. Bevételek és kiadások: A főkönyvnek ez a szakasza rögzíti a vállalkozás által elért összes bevételt és felmerült kiadásokat. A bevételek közé tartoznak az értékesítés, a díjak és a kamatbevételek, míg a kiadások közé a bérek, a bérleti díjak, a közüzemi díjak és a vállalkozás működtetésével kapcsolatos egyéb költségek.
A főkönyv a fő számviteli nyilvántartás, amely összefoglalja a vállalkozás összes pénzügyi tranzakcióját. Olyan pénzügyi kimutatások készítésére szolgál, mint a mérleg, az eredménykimutatás és a pénzforgalmi kimutatás. A pontos és naprakész főkönyv vezetésével a vállalkozások nyomon követhetik pénzügyi teljesítményüket, megalapozott üzleti döntéseket hozhatnak, és megfelelhetnek a számviteli előírásoknak és szabályozásoknak.