A mérleg elkészítésekor elengedhetetlen, hogy a vállalatnál felmerült összes költséget elszámoljuk. Egyes költségek azonban a jövőben kifizetésre kerülhetnek, és kihívást jelenthet annak meghatározása, hogyan lehet ezeket pontosan megjeleníteni a mérlegben. Az ilyen típusú kiadásokat halasztott kiadásoknak vagy aktív időbeli elhatárolásoknak nevezzük.
A passzív időbeli elhatárolások olyan tételek, amelyekért előre fizettek, de a hasznukat csak az aktuális elszámolási időszak után fogják megkapni. A halasztott ráfordítások közé tartoznak például az előre fizetett bérleti díjak, biztosítási díjak és előfizetések. Ezeket a ráfordításokat kezdetben eszközként tartják nyilván a mérlegben, mivel olyan gazdasági hasznot képviselnek, amelyet a vállalat a jövőben fog megkapni.
A halasztott ráfordítások mérlegben történő elszámolásához a vállalatnak meghatározott lépéseket kell követnie. Először is, a vállalatnak az előre fizetett kiadásokat eszközként kell nyilvántartásba vennie a mérlegben. Ez az aktív időbeli elhatárolások számlájának megterhelésével és a pénzeszköz számla jóváírásával történik. Az előre fizetett ráfordításként nyilvántartott összegnek meg kell egyeznie az előre kifizetett összeggel.
Az idő múlásával a vállalatnak ki kell igazítania az aktív időbeli elhatárolások számláját, hogy az tükrözze a költségnek azt a részét, amely már felhasználásra került. Például, ha egy vállalat 12 000 $-t fizet bérleti díjra a következő 12 hónapra, akkor kezdetben a teljes összeget előre fizetett bérleti díj eszközként kell elszámolnia. Azonban minden egyes hónap elteltével a vállalatnak csökkentenie kell az előre fizetett bérleti díj aktívum számláját 1000 dollárral, és azt bérleti díj ráfordításként kell elszámolnia az eredménykimutatásban. Ezt a folyamatot amortizációnak nevezik, vagy az előre fizetett kiadás felosztásának arra az időszakra, amelyre az vonatkozik.
Lényeges megjegyezni, hogy az elhatárolt költségek jelentős hatással lehetnek a vállalat pénzügyi kimutatásaira. Ha egy vállalatnak sok halasztott kiadása van, a mérleg jobbnak tűnhet, mint amilyen valójában, mivel úgy tűnik, hogy a vállalatnak több eszköze van, mint amennyivel valójában rendelkezik. Ezért alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy a halasztott kiadásokat pontosan rögzítsék és idővel kiigazítsák, hogy azok tényleges értékét tükrözzék.
Összefoglalva, a halasztott költségek olyan gyakori számviteli fogalom, amelynek megértése kihívást jelenthet. A fent vázolt lépések követésével azonban a vállalatok pontosan elszámolhatják ezeket a kiadásokat a mérlegükben. Ezáltal világos képet adhatnak a befektetőknek és az érdekelt feleknek a vállalat pénzügyi helyzetéről, és biztosíthatják a számviteli standardoknak való megfelelést.
Igen, lehetséges a jövőbeni kiadások elhatárolása a számvitelben és a könyvelésben. Az eredményszemléletű könyvelés megköveteli a vállalkozásoktól, hogy a bevételeket és a ráfordításokat akkor könyveljék, amikor azok keletkeznek vagy felmerülnek, függetlenül attól, hogy a tényleges kifizetés mikor történik. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozások elhatárolhatnak olyan kiadásokat, amelyek várhatóan a jövőben merülnek fel, amennyiben ezek a kiadások biztosak és pontosan megbecsülhetők.
Például, ha egy vállalat tudja, hogy a jövőben jogi kártérítést kell fizetnie, akkor ezt a ráfordítást már most elhatárolhatja, még akkor is, ha a kifizetésre csak később kerül sor. A társaság elhatárolási tételt készít a könyveiben a ráfordítás és a megfelelő kötelezettség rögzítésére. Így a vállalat pénzügyi kimutatásai az üzleti tevékenység valódi költségeit tükrözik, még akkor is, ha a kifizetés még nem történt meg.
Fontos megjegyezni, hogy a vállalkozásoknak a legjobb belátásuk szerint kell eljárniuk a jövőbeni költségek elhatárolásakor. Ha a becslés pontatlannak bizonyul, a vállalatnak ennek megfelelően ki kell igazítania a könyvelését. Ezenkívül lehetnek olyan kiadások, amelyeket nem lehet elhatárolni, például olyanok, amelyek jövőbeli eseményektől függnek, vagy amelyek bekövetkezése nem biztos. Általánosságban elmondható, hogy az eredményszemléletű elszámolás megköveteli a vállalkozásoktól, hogy proaktívan ismerjék el a kiadásokat, ami hosszú távon segítheti őket abban, hogy megalapozottabb pénzügyi döntéseket hozzanak.
Ha egy költség már felmerült, de még nem került kifizetésre, akkor azt elhatárolt költségként vagy kötelezettségként rögzítik a számviteli könyvekben. Ezt nevezik elhatárolási számviteli módszernek.
Egy felmerült, de még ki nem fizetett ráfordítás elszámolásához a következő lépéseket kell követnie:
1. Azonosítsa a felmerült, de még ki nem fizetett ráfordítást.
2. Rögzítse a ráfordítást kötelezettségként a mérlegben az „Elhatárolt költségek” vagy a „Fizetendő számlák” számlán.
3. Terhelje meg a költségszámlát az eredménykimutatásban, hogy növelje a költséget.
4. Írja jóvá az elhatárolt költségek vagy a kötelezettségek számlán az esedékes összeget és a kötelezettséget.
Tegyük fel például, hogy egy vállalat kapott egy 500 dolláros számlát egy szállítótól irodaszerekről, de még nem fizette ki azt. Az ezt rögzítő naplóbejegyzés a következő lenne:
Terhelés: Ez növelné a költségszámlát, és megmutatná a szállítóval szembeni kötelezettséget. Amint a számla kifizetésre kerül, a kötelezettségszámla csökkenne, a pénzforgalmi számlán pedig jóváírásra kerülne a kifizetett összeg.
A költség előre történő kifizetésének rögzítéséhez a számviteli rendszerben az előre fizetett költségek számláját használná. Ez a számla az olyan kiadások nyilvántartására szolgál, amelyeket már kifizettek, de még nem merültek fel vagy nem használták fel.
Az alábbi lépésekkel rögzítheti egy költség előlegfizetését:
1. Hozzon létre egy új naplóbejegyzést a számviteli szoftverében.
2. Terhelje meg az előre fizetett összeggel az előre fizetett költségek számláját.
3. Írja jóvá a készpénz- vagy bankszámlán ugyanezt az összeget.
4. Mentse el a naplóbejegyzést.
Például, ha három hónapra előre kifizetett 1200 dollárt bérleti díjra, akkor ezt így rögzíti:
Megterheli az Előre kifizetett bérleti díjak számláját: $1,200
Hitel Készpénz vagy bankszámla:
Amikor a bérleti díj minden hónapban esedékes, azt költségként könyvelné el, és ennek megfelelően csökkentené az előre fizetett kiadások számla egyenlegét. Ez egy másik naplóbejegyzéssel történne, például így:
Terheli a Bérköltségek számlát: $400
Hitelezzük az előre fizetett bérleti díjak számlán:
Miután mindhárom hónap eltelt, az előre kifizetett bérleti költségek számlán nulla egyenleg lesz, a bérleti költségek számlán pedig a teljes három hónap egyenlege 1200 dollár lesz.