Az irodaközi emlékeztetőket, vagyis a memókat széles körben használják a munkahelyeken arra, hogy fontos információkat közöljenek a kollégákkal és munkatársakkal. A feljegyzések tömörek és hatékonyak, és egyértelműen rögzítik a megtörtént kommunikációt. Egy emlékeztető megírása azonban egyesek számára ijesztő feladat lehet. Íme néhány iránymutatás, amely segít egy hatékony irodaközi emlékeztető megírásában.
Kezdje egyértelmű fejléccel: Az emlékeztető címének egyértelműen tartalmaznia kell az emlékeztető tárgyát. Rövidnek, konkrétnak és lényegre törőnek kell lennie. A cím után a dátumnak, a címzett és a feladó nevének kell következnie.
Szervezze meg emlékeztetőjét: A feljegyzéseket szakaszokba kell rendezni, hogy könnyebben olvashatóak és érthetőek legyenek. Kezdje egy nyitó bekezdéssel, amely röviden összefoglalja a feljegyzés célját. Ezt egy vagy több bekezdés követi, amelyek az emlékeztető részleteit tartalmazzák. Záró bekezdéssel fejezze be, amely összefoglalja a feljegyzés fő pontjait, és megadja a szükséges további utasításokat.
Legyen tömör: A feljegyzéseknek rövidnek és lényegre törőnek kell lenniük. Kerülje a hosszadalmas leírásokat vagy magyarázatokat. Maradjon a fő pontoknál, és csak a szükséges információkat adja meg. Használjon felsoroláspontokat vagy számozott listákat, hogy az emlékeztető könnyebben olvasható legyen.
Használjon világos és szakszerű nyelvezetet: A feljegyzéseket világos és szakszerű nyelvezettel kell megírni. Kerülje a szleng, a szakzsargon vagy az olvasó számára esetleg ismeretlen szakkifejezések használatát. Használjon egyszerű, világos mondatokat, és kerülje a hosszú, összetett mondatokat.
Korrektúra és szerkesztés: Mielőtt elküldi emlékeztetőjét, gondosan ellenőrizze és szerkessze azt. Ellenőrizze a helyesírási és nyelvtani hibákat, és győződjön meg arról, hogy az emlékeztető világos, tömör és könnyen olvasható. Kérjen meg egy kollégát, hogy nézze át a feljegyzését, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az érthető és hatékony.
Összefoglalva, az irodák közötti emlékeztetők a munkahelyi kommunikáció alapvető részét képezik. Ha követi ezeket az irányelveket, hatékony, világos, tömör és professzionális emlékeztetőket írhat. Ne feledje, hogy világos címmel kezdje, rendszerezze a feljegyzését, legyen tömör, használjon világos és szakszerű nyelvezetet, és gondosan lektorálja és szerkessze a feljegyzését. Ezeket az iránymutatásokat szem előtt tartva hatékony, eredményes és könnyen érthető emlékeztetőket írhat.
A hivatalközi feljegyzés, más néven memorandum olyan írásbeli közlemény, amelyet jellemzően egy vállalkozáson vagy szervezeten belüli belső kommunikációra használnak. A hivatalközi feljegyzés formátuma fontos, mivel ez biztosítja, hogy a feljegyzés könnyen olvasható és érthető legyen a címzettek számára.
A hivatalközi feljegyzés szabványos formátuma meghatározott szakaszokat tartalmaz, amelyeket jellemzően a következő sorrendben tartalmaznak:
1. Cím: Ez a szakasz tartalmazza a szervezet vagy vállalkozás nevét, az osztály vagy részleg nevét, az emlékeztető dátumát és az emlékeztető tárgyát vagy célját.
2. Megnyitó: Ez a szakasz rövid bevezetést tartalmaz, például üdvözlést vagy köszöntést, amelyet az emlékeztető céljának vagy célkitűzésének kifejtése követ.
3. Törzs: Ez a szakasz tartalmazza az emlékeztető fő tartalmát, amely tartalmazhat információkat, utasításokat, kéréseket vagy ajánlásokat. A törzsnek tömörnek, világosnak és bekezdésekbe rendezettnek kell lennie, szükség szerint címekkel és felsoroláspontokkal.
4. Zárás: Ez a szakasz tartalmazza a feljegyzésben tárgyalt legfontosabb pontok összefoglalását, a szükséges cselekvési pontokat vagy határidőket, valamint a zárónyilatkozatot vagy a cselekvésre való felhívást.
5. Aláírás: Ez a szakasz tartalmazza az emlékeztető szerzőjének nevét és címét, valamint az esetlegesen szükséges további elérhetőségeket vagy mellékleteket.
Összességében az irodaközi emlékeztető formátumának professzionálisnak, világosnak és tömörnek kell lennie annak érdekében, hogy hatékonyan kommunikálja a fontos információkat egy vállalkozáson vagy szervezeten belül.
Az irodai feljegyzés olyan írásbeli közlemény, amelyet egy vállalkozásban vagy szervezetben arra használnak, hogy fontos információkat vagy utasításokat közvetítsenek a szervezeten belüli egyének vagy csoportok számára. Az irodai feljegyzés összetevői jellemzően a következők:
1. Cím: Ez általában tartalmazza a szervezet vagy vállalat nevét, a dátumot, a tárgyat és a címzett nevét vagy osztályát.
2. Bevezetés: A bevezetés rövid áttekintést ad a feljegyzés céljáról és a tárgyalt főbb pontokról.
3. Háttér: Ez a szakasz további összefüggéseket és háttérinformációkat tartalmaz a feljegyzés céljával kapcsolatban.
4. Megbeszélés: Ez a feljegyzés fő része, ahol az információk vagy utasítások világos és tömör módon kerülnek bemutatásra. Az információ átadásának elősegítése érdekében tartalmazhat felsoroláspontokat, táblázatokat vagy grafikonokat.
5. Következtetés: Ez a szakasz összefoglalja a feljegyzésben tárgyalt főbb pontokat, és ajánlásokat vagy következő lépéseket is tartalmazhat.
6. Zárás: A feljegyzést egy szakszerű és udvarias kijelentéssel kell lezárni, például: „Köszönöm, hogy figyelmet szenteltek ennek az ügynek” vagy „Kérem, tudassa velem, ha bármilyen kérdése van”.
7. Mellékletek: Ha a feljegyzésben hivatkoznak olyan dokumentumokra vagy anyagokra, amelyekre a feljegyzésben hivatkoznak, azokat csatolmányként kell csatolni.
Összességében egy jól megírt hivatali feljegyzésnek világosnak, tömörnek és könnyen érthetőnek kell lennie, és minden olyan információt vagy utasítást tartalmaznia kell, amely egy feladat elvégzéséhez vagy egy döntés meghozatalához szükséges.