A kommunikáció minden munkahelyen létfontosságú elem. Ez a csapatmunka, az együttműködés és a termelékenység alapja. Vannak azonban olyan esetek, amikor a kommunikáció akadállyá válhat, különösen akkor, ha egyesek hajlamosak túl sokat beszélni.
Bár fontos a nyílt kommunikáció ösztönzése a munkahelyen, ugyanilyen fontos annak biztosítása is, hogy mindenki lehetőséget kapjon a közreműködésre és a meghallgatásra. Ha egy személy uralja a beszélgetést, az ahhoz vezethet, hogy a többiek frusztráltnak és lekötöttnek érzik magukat.
1. Állítson fel egyértelmű elvárásokat
A csapatmegbeszélések vagy megbeszélések során állítson fel egyértelmű elvárásokat, amelyeket mindenki követhet. Bátorítson mindenkit arra, hogy hozzászólásai legyenek tömörek és lényegre törőek. Tudassa velük, hogy mindenki hozzájárulása értékes, de fontos, hogy a beszélgetés folyékonyan folyjon.
2. Legyen közvetlen
Ha valaki uralja a beszélgetést, legyen közvetlen, és udvariasan kérje meg, hogy hagyjon másokat is beszélni. Ezt megteheti például a következő mondatokkal: „Köszönöm a hozzászólását, de hallgassuk meg a többieket is.” vagy „Értékelem a gondolatait, de térjünk át a következő pontra”.
3. Használjon nem verbális jeleket
Az olyan nem verbális jelek, mint a bólogatás, a szemkontaktus és a testbeszéd jelezhetik a beszélgető személynek, hogy ideje lezárni a gondolatait. Azzal is átirányíthatja a beszélgetést, hogy megkérdezi mások véleményét vagy gondolatait.
4. Utókövetés
Az értekezlet vagy megbeszélés után keresse fel a beszédes személyt, és tudassa vele, hogy bár értékeli a hozzászólását, fontos, hogy másoknak is lehetőséget adjon a megszólalásra. Ajánljon fel javaslatokat arra vonatkozóan, hogyan javíthatna a kommunikációs stílusán, például legyen tömörebb, vagy hallgasson meg aktívan másokat.
Összefoglalva, a hatékony kommunikáció alapvető készség a munkahelyen. Miközben fontos a nyílt kommunikáció ösztönzése, ugyanilyen fontos annak biztosítása is, hogy mindenki lehetőséget kapjon a közreműködésre. Azzal, hogy világos elvárásokat fogalmaz meg, közvetlen lesz, nonverbális jeleket használ, és nyomon követi az eseményeket, inkluzívabb és produktívabb munkakörnyezetet hozhat létre.
Amikor olyan alkalmazottak irányításáról van szó, akik hajlamosak túl sokat beszélni, néhány stratégiát lehet alkalmazni:
1. Állítson fel egyértelmű elvárásokat: A beilleszkedési folyamat során vagy a rendszeres megbeszéléseken tudassa az alkalmazottakkal, hogy a túlzott beszéd zavaró lehet, és hatással lehet a termelékenységre. Világosan közölje a szakmai viselkedéssel kapcsolatos elvárásait és a feladatnál való maradás fontosságát.
2. Adjon visszajelzést: Ha egy alkalmazott túl sokat beszél a megbeszéléseken vagy zavarja a többieket, hasznos lehet konkrét visszajelzést adni. Mondhat például olyasmit, hogy „Értékelem a hozzászólását, de biztosítsuk, hogy mindenki szót kapjon”, vagy „Észrevettem, hogy a megbeszélés során eltértünk a tárgytól, koncentráljunk a napirendre”.
3. Irányítsa át a beszélgetést: Ha egy alkalmazott hajlamos elkalandozni vagy túlzottan sokat beszélni, próbálja meg visszaterelni a beszélgetést az aktuális témára. Mondhat ilyesmit: „Ez egy érdekes szempont, de maradjunk a projekt céljaira összpontosítva”.
4. Ösztönözze az aktív hallgatásra: A munkatársak ösztönzése arra, hogy aktívan figyeljenek egymásra, segíthet csökkenteni a túlzott beszédet. Bátorítsa őket arra, hogy kérdezzenek és foglalkozzanak egymással, és mutasson példát azzal, hogy maga is aktívan hallgat.
5. Foglalkozzon a problémával négyszemközt: Ha egy munkavállaló túlzott beszélgetése jelentős zavarokat okoz, szükség lehet arra, hogy a problémát négyszemközt kezelje. Legyen világos és közvetlen az elvárásaival kapcsolatban, és hozzon konkrét példákat arra, hogy a viselkedés hogyan befolyásolja a csapatot. Dolgozzanak ki közösen egy javítási tervet.
Amikor egy túl sokat beszélő munkatárssal foglalkozik, fontos, hogy tisztelettel és empátiával közelítse meg a helyzetet. Íme néhány javaslat arra, hogy mit mondjon egy túl sokat beszélő munkatársnak:
1. Ismerje el a hozzájárulását: Kezdje azzal, hogy elismeri a csapathoz való hozzájárulását és azt az értéket, amit a munkahelyen képvisel. Tudassa velük, hogy értékeli az ötleteiket és a hozzájárulásukat.
2. Állítson fel határokat: Legyen világos a határait illetően, és tudassa velük, hogy szüksége van egy kis nyugodt időre, hogy a munkájára koncentrálhasson. Magyarázza el, hogy nem hagyja figyelmen kívül őket, de el kell végeznie a munkáját.
3. Legyen udvarias, de határozott: Kerülje a konfrontációt vagy a durvaságot, amikor a problémával foglalkozik. Ehelyett legyen udvarias, de határozott a kommunikációban. Tudassa velük, hogy nem akarja megbántani őket, de a munkájára kell koncentrálnia.
4. Javasoljon alternatívákat: Ha munkatársa hajlamos túl sokat beszélni, javasoljon alternatív kommunikációs módokat, például e-mailt vagy azonnali üzenetküldést. Így anélkül oszthatják meg ötleteiket, hogy megzavarnák az Ön munkafolyamatát.
5. Kérjen segítséget a vezetőségtől: Ha a helyzet elviselhetetlenné válik, kérjen segítséget a vezetőjétől vagy a HR-osztálytól. Ők útmutatást tudnak adni, hogyan kezelje a helyzetet szakszerűen és hatékonyan.
Ne feledje, hogy a kommunikáció kulcsfontosságú bármilyen munkahelyi probléma kezelésénél. Legyen tiszteletteljes, világos és tömör a kommunikációban, hogy elkerülje a félreértéseket és a sértett érzéseket.
A csevegő munkatárs megállítása kényes kérdés lehet, mivel fontos a professzionális és tiszteletteljes munkahelyi környezet fenntartása. Íme néhány stratégia, amely segíthet:
1. Állítson fel határokat: Ha a beszédes munkatárs közeledik Önhöz, és beszélgetni kezd, udvariasan tudassa vele, hogy éppen valaminek a közepén van, és hogy majd később bepótolja. Határokat szabhat úgy is, hogy tudatja vele, hogy határidőt kell betartania, vagy hogy a munkájára kell koncentrálnia.
2. Irányítsa át a beszélgetést: Ha a beszélgetés nem a munkával kapcsolatos, megpróbálhatja átirányítani egy produktívabb téma felé. Megpróbálhatja a beszélgetést a munkával kapcsolatos témák felé terelni, hogy fókuszban maradjon.
3. Legyen közvetlen: Ha a csevegő munkatárs nem érti a célzást, lehet, hogy közvetlenebbül kell fogalmaznia, és tudtára kell adnia, hogy a munkájára kell koncentrálnia, és jelenleg nem tud beszélgetésbe bocsátkozni. Ügyeljen arra, hogy ezt udvariasan és tisztelettudóan tegye.
4. Találjon közös nevezőt: Ha úgy érzi, hogy a csevegő munkatárs próbál kapcsolatot teremteni önnel, próbáljon meg olyan közös pontot találni, amihez mindketten kapcsolódni tudnak. Ez segíthet egy jobb munkakapcsolat kialakításában, és a jövőbeli interakciókat produktívabbá teheti.
5. Beszéljen a vezetőjével: Ha a csevegő munkatárs megzavarja a munkáját és befolyásolja a termelékenységét, lehet, hogy beszélnie kell a vezetőjével a problémáról. Ők talán tudnak némi útmutatást adni a helyzet kezeléséhez, és szükség esetén akár be is avatkozhatnak.