Az üzleti élet rohanó világában minden másodperc számít. A szakemberek egyik legnagyobb kihívása az időbeosztás és a produktivitás megőrzése. Az egyik legnagyobb bűnös, amely értékes időt emészthet fel, a telefonhívások. Bár a telefonhívások az üzleti kommunikáció elengedhetetlen részét képezik, fontos, hogy hatékonyan szűrje őket, hogy ne pazarolja az idejét olyan hívásokra, amelyek nem fontosak. Ebben a cikkben az üzleti hívások szűrésének helyes módját tárgyaljuk.
Mielőtt elkezdené a hívások szűrését, fontos, hogy meghatározza prioritásait. Készítsen egy listát a legfontosabb feladatokról, amelyeket a nap folyamán el kell végeznie. Ez segít meghatározni, hogy mely hívásokat érdemes fogadnia, és melyeket engedheti meg magának, hogy kihagyja. Ha éppen egy olyan projekten dolgozik, amely osztatlan figyelmet igényel, a legjobb, ha hagyja, hogy a hívások hangpostára menjenek, hogy az adott feladatra koncentrálhasson.
A hívások szűrésekor fontos, hogy professzionális hangposta-üdvözlést használjon. Ennek az üdvözlésnek világosnak és tömörnek kell lennie, és tudatni kell a hívókkal, hogy Ön a lehető leghamarabb visszahívja őket. Ügyeljen arra, hogy az üdvözlésben szerepeljen a neve és a cége neve. Ha fontos hívást vár, üzenetet is hagyhat, amelyben tudatja a hívókkal, hogy mikor lesz elérhető a hívásuk fogadására.
Amikor felveszi a hívást, fontos, hogy elkérje a hívó adatait. Ez magában foglalja a nevét, a cégét és a hívás okát. Ez segít eldönteni, hogy mennyire fontos a hívás, és hogy azonnal fel kell-e vennie a hívást. Ha a hívás nem sürgős, akkor tudassa a hívóval, hogy később visszahívja.
A hívószám-azonosító egy praktikus eszköz, amely segíthet a hívások hatékonyabb szűrésében. Ha felismeri a hívó nevét vagy számát, eldöntheti, hogy fogadja-e a hívást vagy sem. Ha olyan számról van szó, amelyet nem ismer fel, akkor hagyhatja, hogy hangpostára menjen, és később visszahívhatja a hívást.
Összefoglalva, az üzleti hívások szűrése olyan művészet, amely segíthet abban, hogy produktív és koncentrált maradjon. A prioritások meghatározásával, a professzionális hangposta-üdvözlés használatával, a hívó adatait bekérve és a hívóazonosító használatával hatékonyabban szűrheti a hívásokat, és biztosíthatja, hogy nem pazarolja az idejét olyan hívásokra, amelyek nem fontosak. Ne feledje, hogy az üzleti életben minden másodperc számít, ezért ügyeljen arra, hogy bölcsen használja fel az idejét.
Új vállalkozás indításakor fontos, hogy megfelelő telefonos etikettet mutasson, hogy pozitív benyomást keltsen a potenciális ügyfelekben és vásárlókban. Íme három módja ennek:
1. Vegye fel a telefont azonnal és szakszerűen: Az, ahogyan felveszi a telefont, meghatározza a beszélgetés további részének alaphangját. Ügyeljen arra, hogy azonnal vegye fel a telefont, lehetőleg három csöngetésen belül, és professzionális üdvözléssel köszöntse a hívót, például: „Jó reggelt, köszönöm, hogy hívott [cégnév], miben segíthetek?”.
2. Aktív hallgatás és hatékony kommunikáció: Amikor ügyfelekkel vagy ügyfelekkel beszél telefonon, fontos, hogy aktívan hallgasson és hatékonyan kommunikáljon. Figyelmesen hallgassa meg, amit a hívó fél mond, és válaszoljon világosan és tömören. Ismételje vissza a fontos részleteket a hívó félnek, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértette az igényeit és aggodalmait.
3. Pozitív és barátságos hangnem fenntartása: Még ha a hívó fél frusztrált vagy dühös is, fontos, hogy a telefonban nyugodt és pozitív maradjon. Használjon barátságos hangnemet, és kerülje, hogy félbeszakítsa a hívót, vagy védekező álláspontra helyezkedjen. Mutasson empátiát és megértést a helyzetük iránt, és próbáljon olyan megoldást találni, amely kielégíti az igényeiket. Ne feledje, hogy a hívóval való minden interakció egy lehetőség arra, hogy pozitív kapcsolatot építsen ki egy potenciális ügyféllel.
A hívás szűrése fontos lépés az időgazdálkodásban, és annak biztosításában, hogy ne zavarják meg Önt nem kívánt vagy felesleges hívások. Íme néhány lépés, amelyet érdemes követni, amikor egy új vállalkozással kapcsolatos hívást szűr:
1. Hagyja, hogy a hívás hangpostára menjen: Ha elfoglalt vagy nem tud fogadni egy hívást, a legjobb, ha hagyja, hogy a hívás hangpostára menjen. Ez lehetővé teszi, hogy meghallgassa az üzenetet, és eldöntse, hogy elég fontos-e ahhoz, hogy visszahívja a hívást.
2. Azonosítsa a hívót: Ha felveszi a hívást, mindenképpen kérdezze meg a hívó nevét és a hívás okát. Ez segít megállapítani, hogy a hívás releváns-e az Ön vállalkozása szempontjából.
3. Határozza meg a sürgősséget: Kérdezze meg a hívót, hogy a kérése sürgős-e, vagy várhat. Ez segít Önnek rangsorolni az idejét, és meghatározni, hogy a hívással azonnal foglalkozni kell-e.
4. Jegyzeteljen: Ha a hívás fontos vagy nyomon követést igényel, mindenképpen készítsen részletes jegyzeteket a beszélgetésről, beleértve a hívó nevét, telefonszámát és a hívás okát.
5. Kövesse nyomon a hívást: Miután megállapította a hívás fontosságát, gondoskodjon arról, hogy a hívó féllel időben felvegye a kapcsolatot. Ez segít pozitív hírnevet szerezni vállalkozásának, és megmutatja, hogy Ön reagál ügyfelei igényeire.
Az üzleti hívások kezelése elengedhetetlen része egy új vállalkozás létrehozásának. Íme néhány tipp az üzleti hívások helyes kezelésére:
1. Válaszoljon a hívásra azonnal: Alapvető fontosságú, hogy azonnal és szakszerűen válaszoljon a hívásra. Három csengésen belül vegye fel a hívást, és udvariasan, professzionális hangnemben üdvözölje a hívót.
2. Azonosítsa magát és vállalkozását: A hívó üdvözlése után azonosítsa magát és vállalkozását. Ez segít a hívónak tudni, hogy a megfelelő személyt hívta, és hogy hívását szakszerűen kezelik.
3. Hallgasson figyelmesen: Alapvető fontosságú, hogy figyelmesen meghallgassa a hívó igényeit és aggodalmait. Szükség esetén készítsen jegyzeteket, és tegyen fel tisztázó kérdéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértette a hívó igényeit.
4. Legyen udvarias és udvarias: Mindig legyen udvarias és udvarias a hívóval. Ez segít jó kapcsolatot kialakítani a hívóval, és bizalmat épít.
5. Kezelje a hívást szakszerűen: Kezelje a hívást szakszerűen azáltal, hogy pontos információkat ad, megoldja a hívó fél problémáit, és szükség esetén nyomon követi a hívást.
6. Udvariasan fejezze be a hívást: Udvariasan fejezze be a hívást azzal, hogy megköszöni a hívónak az időt, és felajánlja, hogy a jövőben szükség esetén segít neki.
Összességében az üzleti hívások kezelése professzionalizmust, figyelmet és udvariasságot igényel. Ha követi ezeket a tippeket, biztosíthatja, hogy üzleti hívásait megfelelően és szakszerűen kezelje.