A mai rohanó világban fontos, hogy megtaláljuk a módját annak, hogy ne keményebben, hanem okosabban dolgozzunk. Ennek egyik módja bizonyos feladatok automatizálása, például az e-mailek nyomtatása, amint azok beérkeznek. Bár ez apró változtatásnak tűnhet, nagy különbséget jelenthet a termelékenység és a szervezettség szempontjából. Ebben a cikkben végigvezetjük a lépéseken, amelyekkel automatikusan kinyomtathatja e-mailjeit, amint azok beérkeznek a postaládájába.
1. lépés: Válassza ki a nyomtatási módszert
Mielőtt elkezdené automatikusan kinyomtatni az e-maileket, el kell döntenie, hogyan szeretné ezt megtenni. Igényeitől függően többféle módszert is használhat:
– Szabályok az Outlookban: Ha a Microsoft Outlookot használja e-mail kliensként, beállíthat olyan szabályokat, amelyek automatikusan kinyomtatnak bizonyos e-maileket, amint azok beérkeznek. Ehhez lépjen az Outlook beállításaiban a „Szabályok” szakaszba, és hozzon létre egy új szabályt, amely meghatározza az e-mail nyomtatásának feltételeit.
– Zapier: A Zapier egy webalapú automatizálási eszköz, amely különböző alkalmazásokat és szolgáltatásokat képes összekapcsolni egymással. Segítségével automatikusan kinyomtathat e-maileket a Gmailből, az Outlookból vagy bármely más, Ön által használt e-mail kliensből.
– IFTTT: Az IFTTT (ami az „If This Then That” rövidítése) egy másik webalapú automatizálási eszköz, amely az e-mailek automatikus nyomtatására használható. Létrehozhat egy „receptet”, amely meghatározza a kiváltó okot (pl. amikor egy e-mail érkezik) és a műveletet (pl. az e-mail kinyomtatása).
2. lépés: A nyomtatási szabályok beállítása
Miután kiválasztotta a nyomtatási módszert, ideje beállítani a szabályokat. Ez a választott módszertől függően változik, de íme néhány általános irányelv:
– Az Outlook-szabályok esetében meg kell adnia a szabályt kiváltó feltételeket (pl. ha az e-mail egy bizonyos feladótól származik vagy bizonyos kulcsszavakat tartalmaz) és a végrehajtandó műveletet (pl. az e-mail kinyomtatása).
– A Zapier és az IFTTT esetében létre kell hoznia egy „zap”-et vagy „receptet”, amely meghatározza az indítót és a műveletet. Az e-mail fiókját is csatlakoztatnia kell az automatizálási eszközhöz.
3. lépés: Tesztelje az automatizálást
Mielőtt elkezdene az e-mail nyomtatás automatizálására támaszkodni, fontos, hogy tesztelje, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően működik. Küldjön egy teszt e-mailt, amely megfelel a szabály feltételeinek, és győződjön meg róla, hogy az automatikusan kinyomtatásra kerül. Ha nem így történik, menjen vissza, és ellenőrizze újra a beállításokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden helyesen van-e beállítva.
4. lépés: Automatikus nyomtatás indítása
Miután tesztelte az automatizálást, és megerősítette, hogy az megfelelően működik, elkezdheti élvezni az automatikusan nyomtatott e-mailek előnyeit. Ezzel időt takaríthat meg, és segíthet a szervezettség megőrzésében, mivel biztosítja, hogy a fontos e-mailek mindig kinyomtatva és áttekintésre készen álljanak.
Összefoglalva, az e-mailek nyomtatásának automatizálása egyszerű, de hatékony módja a termelékenység és a szervezettség javításának. Ha követi ezeket a lépéseket, beállíthatja saját e-mail nyomtatás automatizálását, és még ma elkezdheti élvezni az előnyöket.
Igen, a Gmailből automatikusan nyomtathat egy szűrő beállításával vagy egy harmadik féltől származó alkalmazás használatával. Itt találja a szűrő beállításának lépéseit:
1. Nyissa meg a Gmailt, és navigáljon a nyomtatni kívánt e-mailhez.
2. Kattintson a jobb felső sarokban lévő három pontra, és válassza az „Ilyen üzenetek szűrése” lehetőséget.
3. Állítsa be a szűrési feltételeket (pl. egy adott feladótól, egy bizonyos tárgysorral).
4. Kattintson a „Szűrő létrehozása” gombra.
5. Jelölje be a „Címke alkalmazása” melletti négyzetet, és válassza az „Új címke” lehetőséget a szűrt e-mailek új címkéjének létrehozásához.
6. Jelölje be a „Alkalmazza a szűrőt X egyező beszélgetésre is” melletti négyzetet (X a szűrőnek megfelelő e-mailek száma).
7. Kattintson a „Szűrő létrehozása” gombra.
8. Menjen a Google Drive-ra, és hozzon létre egy új mappát a kinyomtatott e-mailek számára.
9. Telepítse a „Cloud Print for Windows” alkalmazást a számítógépére.
10. Nyissa meg az alkalmazást, és válassza a „Fiók hozzáadása” lehetőséget.
11. Jelentkezzen be a Google-fiókjával, és válassza ki a használni kívánt nyomtatót.
12. A „Nyomtatási beállítások” alatt válassza a „Mentés a Google Drive-ra” lehetőséget.
13. A „Mappa” alatt válassza ki a korábban létrehozott mappát.
14. Kattintson a „Módosítások mentése” gombra.
15. Menjen vissza a Gmailbe, és válassza ki az újonnan létrehozott címkét.
16. Kattintson a három pontra, és válassza ki ismét az „Ilyen üzenetek szűrése” lehetőséget.
17. Jelölje be a „Címke alkalmazása” melletti négyzetet, és válassza ki a nyomtatott e-mailek címkéjét.
18. Kattintson a „Szűrő létrehozása” gombra.
19. Most minden olyan e-mail, amely megfelel a szűrőnek, automatikusan ki lesz nyomtatva és el lesz mentve a Google Drive mappába.
Alternatívaként egy harmadik féltől származó alkalmazást, például a „CloudHQ”-t is használhatja a Gmailből érkező e-mailek automatikus nyomtatásához. Ez az alkalmazás lehetővé teszi a nyomtatás szabályainak és feltételeinek beállítását, valamint a nyomtatási elrendezés testreszabását.
Egy e-mail melléklet kinyomtatása annak megnyitása nélkül néhány egyszerű lépésben elvégezhető:
1. Kattintson a jobb gombbal az e-mail mellékletre, és válassza a „Mentés másként” lehetőséget.
2. Válasszon egy helyet a számítógépén a fájl mentéséhez.
3. A mentés után keresse meg a fájlt a számítógépén, és kattintson rá a jobb gombbal.
4. Válassza ki a „Nyomtatás” lehetőséget a legördülő menüből.
5. Válassza ki a nyomtatót és az esetlegesen szükséges további nyomtatási beállításokat, például a példányszámot vagy a kétoldalas nyomtatást.
6. Kattintson a „Nyomtatás” gombra, és az e-mail melléklete kinyomtatásra kerül anélkül, hogy meg kellene nyitnia.
Fontos megjegyezni, hogy ez a módszer csak a nyomtatóval kompatibilis fájltípusok esetében működik. Ha a fájltípus nem kompatibilis, akkor meg kell nyitnia a mellékletet, és abból a programból kell kinyomtatnia, amelyben létrehozta.