A mai gyors ütemű üzleti környezetben a hatékony együttműködés elengedhetetlen. Az együttműködés egyik leghatékonyabb eszköze a Microsoft SharePoint. A SharePoint lehetővé teszi a csapatok számára, hogy könnyedén megosszák az információkat és együtt dolgozzanak a projekteken. Ha azonban a csapata már a Microsoft Outlookot használja elsődleges kommunikációs eszközként, akkor a két platform közötti váltás gondot jelenthet. Szerencsére van megoldás: az Outlook és a SharePoint szinkronizálása.
Az Outlook és a SharePoint szinkronizálása lehetővé teszi a SharePoint-dokumentumok elérését és szerkesztését közvetlenül az e-mail kliensből. Ez azt jelenti, hogy könnyedén együttműködhet a projekteken anélkül, hogy át kellene váltania az alkalmazások között. Íme, hogyan kezdje el:
Az Outlook és a SharePoint szinkronizálásához először telepítenie kell a SharePoint munkaterületet. Ez egy ingyenes kiegészítő, amely a Microsoft Office 2010 és újabb verziókhoz jár. Ha még nincs telepítve, letöltheti a Microsoft webhelyéről.
Miután telepítette a SharePoint Munkaterületet, csatlakoztatnia kell azt a SharePoint webhelyéhez. Ehhez nyissa meg a SharePoint munkaterületet, és kattintson a bal felső sarokban a „SharePoint webhely hozzáadása” gombra. Adja meg a SharePoint webhely URL-címét, majd kattintson az „OK” gombra. A rendszer felszólítja a bejelentkezési adatok megadására.
Miután csatlakozott a SharePoint webhelyéhez, ki kell választania azokat a SharePoint könyvtárakat, amelyeket szinkronizálni szeretne az Outlookkal. Ehhez kattintson a SharePoint-munkatérben a „Szinkronizálás” gombra, majd válassza a „SharePoint-könyvtár szinkronizálása” lehetőséget. Válassza ki a szinkronizálni kívánt könyvtárakat, majd kattintson az „OK” gombra.
Miután szinkronizálta a SharePoint-könyvtárakat az Outlookkal, közvetlenül elérheti azokat az e-mail kliensből. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a navigációs ablakban a „SharePoint listák” menüpontra. Megjelenik a szinkronizált SharePoint könyvtárak listája. Kattintson arra a könyvtárra, amelyhez hozzá szeretne férni, és megjelenik az adott könyvtárban található összes dokumentum listája.
Összefoglalva, az Outlook és a SharePoint szinkronizálása nagyszerű módja az együttműködés egyszerűsítésének. Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, könnyen elérheti és szerkesztheti a SharePoint-dokumentumokat közvetlenül az e-mail klienséből. Ezzel időt takaríthat meg, és növelheti a termelékenységét, így arra összpontosíthat, ami igazán számít – a munka elvégzésére.
Az Outlook e-mailek SharePointba mentése hasznos módja lehet annak, hogy a fontos feljegyzéseket és dokumentumokat rendszerezze és könnyen elérhetővé tegye csapata számára. Az alábbiakban ismertetjük az Outlook e-mailek SharePointba történő automatikus mentésének lépéseit:
1. Hozzon létre egy SharePoint mappát: Először hozzon létre egy SharePoint mappát, ahol az Outlook e-maileket szeretné tárolni. Győződjön meg róla, hogy rendelkezik a mappa létrehozásához és eléréséhez szükséges jogosultságokkal.
2. Csatlakoztassa a SharePointot az Outlookhoz: Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a „Fájl” fülre. Válassza a „Beállítások”, majd az „Add-Ins” menüpontot. Kattintson a „Kezelés” gombra: COM Add-ins”, majd „Go”. Jelölje be a „Microsoft SharePoint Server Colleague Import Add-in” jelölőnégyzetet, majd kattintson az „OK” gombra.
3. Szabály beállítása: Az Outlookban kattintson a „Fájl” fülre, majd válassza a „Szabályok és figyelmeztetések” lehetőséget. Kattintson az „Új szabály” gombra, és válassza a „Szabály alkalmazása a kapott üzenetekre” lehetőséget. Válassza ki a SharePointba mentendő e-mailek kritériumait (pl. egy adott feladótól származó vagy egy bizonyos tárgysorral rendelkező e-mailek).
4. Válassza ki a műveletet: Válassza a „Move the item to folder” (Az elem mappába helyezése) lehetőséget, és válassza ki az 1. lépésben létrehozott SharePoint mappát.
5. Nevezze el és mentse el a szabályt: Adjon nevet a szabálynak, és kattintson a „Befejezés” gombra. Ezután tesztelheti a szabályt egy olyan e-mail elküldésével, amely megfelel a beállított kritériumoknak.
Ennek a folyamatnak automatikusan el kell mentenie minden olyan bejövő e-mailt, amely megfelel a kritériumoknak, a kijelölt SharePoint mappába. Módosíthatja a szabályt, vagy további szabályokat is létrehozhat, hogy tovább testre szabhassa e-mail szervezési rendszerét.
A SharePoint Outlookban történő eléréséhez először is konfigurálnia kell a SharePoint-helyet úgy, hogy lehetővé tegye a hozzáférést az Outlookon keresztül. Ezt a következőképpen teheti meg:
1. Nyissa meg a SharePoint webhelyét egy webböngészőben.
2. Kattintson az oldal jobb felső sarkában lévő „fogaskerék” ikonra, és válassza a „Site Settings” (Oldalbeállítások) lehetőséget.
3. A „Site Collection Administration” címszó alatt kattintson a „Site Collection Features” (Telephelygyűjteményi funkciók) lehetőségre.
4. Görgessen lefelé a „Site Mailbox” funkcióhoz, és kattintson az „Aktiválás” gombra.
Miután aktiválta a Site Mailbox funkciót, az alábbi lépésekkel elérheti a SharePointot az Outlookban:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a „Fájl” fülre.
2. Kattintson a „Fiókbeállítások” gombra, és válassza a „Fiókbeállítások” lehetőséget a legördülő menüből.
3. Kattintson az „Email” fül alatt az „Új” gombra.
4. Válassza ki a „Microsoft SharePoint” lehetőséget, és kattintson a „Tovább” gombra.
5. Adja meg a SharePoint webhely URL-címét, és kattintson a „Tovább” gombra.
6. Adja meg a hitelesítő adatokat, és kattintson az „OK” gombra.
7. Válassza ki a SharePoint listákat és könyvtárakat, amelyekhez csatlakozni kíván, majd kattintson a „Befejezés” gombra.
Miután elvégezte ezeket a lépéseket, az Outlookban látnia kell a SharePoint-listákat és könyvtárakat. Ugyanúgy használhatja őket, mint bármely más Outlook mappát, például e-maileket húzhat és ejthet beléjük, vagy új elemeket hozhat létre közvetlenül az Outlookban, amelyeket szinkronizál a SharePointba.
Egy Outlook e-mail megosztása a SharePointban néhány lépést igényel. Itt talál egy részletes útmutatót, hogy hogyan kell ezt megtenni:
1. Nyissa meg az Outlookot, és válassza ki a megosztani kívánt e-mailt.
2. Kattintson a „Fájl” fülre, és válassza a „Mentés másként” lehetőséget.
3. Válasszon egy helyet a számítógépén az e-mail HTML-fájlként történő mentéséhez.
4. Jelentkezzen be a SharePoint-fiókjába, és navigáljon ahhoz a dokumentumkönyvtárhoz, ahová az e-mailt fel szeretné tölteni.
5. Kattintson a „Feltöltés” gombra, és válassza ki az imént mentett HTML fájlt.
6. Miután feltöltötte a fájlt, kattintson rá, hogy megnyissa a SharePointban.
7. Kattintson a „Szerkesztés” gombra, és válassza a „Szerkesztés Microsoft Wordben” lehetőséget.
8. A Wordben jelölje ki az e-mail teljes tartalmát, és kattintson a „Másolás” gombra.
9. Menjen vissza a SharePoint oldalra, és kattintson az „Új” gombra egy új oldal létrehozásához.
10. Adjon nevet az oldalnak, és válasszon ki egy elrendezést.
11. Kattintson arra a területre, ahová az e-mailt be szeretné illeszteni, és nyomja meg a „Ctrl+V” billentyűkombinációt az e-mail tartalmának beillesztéséhez.
12. Mentse el az oldalt, és az e-mail most már meg lesz osztva a SharePointban.
Megjegyzés: Ez a folyamat némileg eltérhet az Outlook és a SharePoint használt verziójától függően.