A belső auditok elvégzése kritikus folyamat az ISO-szabványoknak való megfelelést biztosítani kívánó szervezetek számára. A humánerőforrás-osztályok számára elengedhetetlen a rendszeres belső auditok elvégzése, hogy felmérjék folyamataik hatékonyságát és azonosítsák a fejlesztendő területeket. Hogy segítsünk a HR-szakembereknek eligazodni a belső auditok világában, összeállítottunk egy ellenőrző listát a humán erőforrás ISO belső auditjaira vonatkozó auditkérdésekből.
1. Naprakész-e a szervezet HR-politikai és eljárási kézikönyve, és megfelel-e az aktuális törvényeknek és szabályozásoknak? Minden belső audit első lépése a szervezet HR-politikai és eljárási kézikönyvének értékelése. Ennek a dokumentumnak naprakésznek kell lennie, és meg kell felelnie az aktuális törvényeknek és rendeleteknek. A kézikönyvnek világosan fel kell vázolnia a szervezet toborzásra, felvételre, javadalmazásra és juttatásokra, teljesítménymenedzsmentre és munkavállalói kapcsolatokra vonatkozó irányelveit és eljárásait.
2. Tisztességes és elfogulatlan a toborzási és felvételi gyakorlat? A toborzási és felvételi folyamat az alkalmazottak életciklusának kritikus szakasza. A HR szakembereknek biztosítaniuk kell, hogy a toborzási és felvételi gyakorlatuk tisztességes és elfogulatlan legyen. A belső ellenőrzésnek értékelnie kell a szervezet toborzási és felvételi gyakorlatát annak biztosítása érdekében, hogy az megfeleljen a törvényeknek és szabályozásoknak, valamint hogy elősegítse a sokszínűséget és a befogadást.
3. Hatékonyan irányítják-e a munkavállalók teljesítményét? A hatékony teljesítménymenedzsment elengedhetetlen a szervezeti célok és célkitűzések eléréséhez. A HR-szakembereknek biztosítaniuk kell, hogy a teljesítménymenedzsment gyakorlatuk hatékony és eredményes legyen. A belső ellenőrzésnek értékelnie kell a szervezet teljesítménykezelési gyakorlatát annak biztosítása érdekében, hogy az összhangban legyen a szervezet céljaival és célkitűzéseivel, és hogy elősegítse a munkavállalók fejlődését és növekedését.
4. Hatékonyan kezelik-e a munkavállalói kapcsolatokat? A munkavállalói kapcsolatok döntő fontosságúak a pozitív munkakörnyezet fenntartása és a munkavállalók elkötelezettségének előmozdítása szempontjából. A HR-szakembereknek biztosítaniuk kell, hogy a munkavállalói kapcsolatok gyakorlata hatékony és eredményes legyen. A belső ellenőrzésnek értékelnie kell a szervezet alkalmazotti kapcsolati gyakorlatát annak biztosítása érdekében, hogy az elősegítse a nyílt kommunikációt, a konfliktusmegoldást és a pozitív munkakörnyezetet.
Összefoglalva, a belső auditok elvégzése kritikus folyamat az ISO-szabványoknak való megfelelést biztosítani kívánó szervezetek számára. A humánerőforrás-osztályok számára elengedhetetlen a rendszeres belső auditok elvégzése, hogy értékeljék folyamataik hatékonyságát és azonosítsák a fejlesztendő területeket. A humánerőforrás ISO belső auditálásához szükséges auditkérdések ellenőrző listájának követésével a HR szakemberek biztosíthatják, hogy gyakorlataik naprakészek és megfelelőek legyenek, valamint elősegítsék a munkavállalók fejlődését és növekedését.
A HR-audit a szervezet HR-irányelveinek, -gyakorlatainak és -eljárásainak átfogó felülvizsgálata a jogi követelményeknek és a legjobb gyakorlatoknak való megfelelés biztosítása érdekében. A HR-audit során számos kérdést kell feltenni annak biztosítása érdekében, hogy a szervezet az összes vonatkozó jogszabálynak és előírásnak megfelelően működjön. Íme néhány a legfontosabb kérdések közül, amelyeket a HR-ellenőrzés során fel kell tenni:
1. Minden munkavállaló helyesen van-e besorolva a túlórapótlék alól mentesített vagy nem mentesített munkavállalók közé, a munkaköri feladataik és felelősségi körük alapján?
2. Minden munkavállalónak legalább a törvény által előírt minimálbért fizetik?
3. Minden munkavállaló számára biztosított-e az előírt minimális szünet és étkezési idő?
4. Minden alkalmazottat megfelelően minősítettek független vállalkozónak vagy alkalmazottnak?
5. Minden munkavállaló megkapja-e az előírt értesítéseket és tájékoztatókat, például a különböző törvények, irányelvek és eljárások szerinti jogaikról szóló értesítéseket?
6. Minden munkavállaló megkapja-e az előírt képzést, például a szexuális zaklatásról, a biztonságról és a megkülönböztetésről szóló képzést?
7. Minden munkavállaló megkapja-e az előírt juttatásokat, például az egészségbiztosítást, a nyugdíjbiztosítást, a szabadságot és a betegszabadságot?
8. Minden munkavállaló számára biztosítják-e a fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény által megkövetelt alkalmazásokat?
9. Minden alkalmazottat megfelelően dokumentálnak, teljes és pontos személyi aktákkal?
10. Valamennyi HR-irányelv és -eljárás naprakész, a jogszabályoknak megfelelő és következetesen végrehajtott?
Ezeknek a kérdéseknek a feltevésével és a szervezet HR-irányelveinek, gyakorlatának és eljárásainak alapos áttekintésével a HR-ellenőrzés segíthet azonosítani a meg nem felelés területeit és a lehetséges jogi kockázatokat, lehetővé téve a szervezet számára a korrekciós intézkedések megtételét és a lehetséges jogi felelősség elkerülését.
Az ISO (Nemzetközi Szabványügyi Szervezet) auditorai számos kérdést tesznek fel az auditálási folyamat során annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat megfeleljen a vonatkozó ISO-szabványoknak. Az általuk feltett konkrét kérdések az audit hatályától és az auditált ISO-szabványtól függően változhatnak. Néhány gyakori kérdés azonban, amelyet az ISO-auditorok feltehetnek, a következő:
1. Milyen folyamatokkal rendelkezik a vállalat az auditált ISO-szabványnak való megfelelés biztosítására?
2. Tudja-e bizonyítani, hogy ezeket a folyamatokat következetesen követik?
3. Milyen dokumentációval rendelkezik a vállalat a megfelelési törekvések alátámasztására?
4. Hogyan méri a vállalat a megfelelési erőfeszítések hatékonyságát?
5. Milyen korrekciós intézkedéseket hozott a vállalat a korábbi auditok során feltárt meg nem felelésekre válaszul?
6. Hogyan biztosítja a vállalat, hogy minden alkalmazott tisztában legyen az auditált ISO-szabvánnyal és annak betartásában betöltött szerepével?
7. Tud-e példákat hozni arra, hogy a vállalat hogyan bizonyította a folyamatos fejlődést a megfelelési erőfeszítései során?
Az ISO-auditorok az auditálandó ISO-szabvány követelményeihez kapcsolódó konkrét kérdéseket is feltehetnek, például a kockázatkezeléssel, a belső auditokkal vagy a vevői elégedettséggel kapcsolatos kérdéseket. Összességében az ISO-auditorok célja, hogy felmérjék, hogy a vállalat megfelel-e az auditált ISO-szabványnak, és azonosítsák a javításra szoruló területeket.