Vállalkozás tulajdonosaként az egyik legfontosabb prioritása, hogy a pénzügyi nyilvántartása pontos és naprakész legyen. Ennek egyik módja a QuickBooks, egy hatékony könyvelési szoftver használata, amely egyszerűsíti a számlázási folyamatot. A QuickBooks segítségével könnyedén készíthet, küldhet és követhet számlákat, beleértve a havi számlázási kimutatásokat is. Ebben a cikkben végigvezetjük a havi számlák nyomtatásának lépésein a QuickBooksban.
1. lépés: Havi számlasablon létrehozása
Mielőtt elkezdené a havi számlák létrehozását, először létre kell hoznia egy számlasablont. Ez a sablon hosszú távon időt takarít meg Önnek, mivel az összes havi számlája alapjául szolgálhat. Számlasablon létrehozásához lépjen az „Ügyfelek” fülre, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Innen testre szabhatja a számlasablonját, hozzáadva vállalkozásának logóját, elérhetőségi adatait, fizetési feltételeit és egyéb fontos részleteket.
2. lépés: Ismétlődő számlák beállítása
Miután elkészítette a számlasablonját, beállíthatja a havi számlázáshoz szükséges ismétlődő számlákat. Ez a funkció lehetővé teszi a számlázási folyamat automatizálását, így időt takaríthat meg és csökkentheti a hibák kockázatát. Az ismétlődő számlák beállításához lépjen az „Ügyfelek” fülre, válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget, majd kattintson az „Ütemezett” gombra. Innen beállíthatja az ismétlődő számlák gyakoriságát, kezdő és befejező dátumát.
3. lépés: A havi számlák felülvizsgálata és szerkesztése
Miután a QuickBooks elkészítette a havi számlákat, át kell néznie azokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az információk pontosak és naprakészek. Számláit a „Vevők” fülre lépve és a „Számlák létrehozása” menüpontot kiválasztva szerkesztheti. Innen elvégezheti a számlán a szükséges módosításokat, például frissítheti a tételek/szolgáltatások mennyiségét, árát vagy leírását.
4. lépés: Havi számlák nyomtatása
Miután áttekintette és szerkesztette számláit, kinyomtathatja azokat saját nyilvántartása számára vagy elküldheti ügyfeleinek. A havi számlák kinyomtatásához lépjen az „Ügyfelek” fülre, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Innen kiválaszthatja a kinyomtatni kívánt számlákat, majd kattintson a „Nyomtatás” gombra. A számlákat PDF-fájlként is elmentheti a „Mentés PDF-ként” menüpont kiválasztásával.
Összefoglalva, a QuickBooks kiváló eszköz a számlázási folyamat ésszerűsítésére, beleértve a havi számlázást is. Ha ezeket a lépéseket követi, hatékonyan és pontosan készíthet és nyomtathat havi számlákat, amivel időt takaríthat meg, és javíthatja pénzügyi nyilvántartását. A QuickBooks segítségével vállalkozásának növekedésére összpontosíthat, a könyvelést pedig a szakértőkre bízhatja.
A havi számlázás beállításához a QuickBooksban az alábbi lépéseket követheti:
1. Hozzon létre egy új ügyfelet, vagy válasszon ki egy meglévőt.
2. Menjen az ügyfél profiljához, és kattintson a „Számla létrehozása” gombra.
3. Adja meg a számlázandó termékeket vagy szolgáltatásokat és a kiszámlázandó összeget.
4. Válassza ki a számlázás gyakoriságának „Havi” értékét, és válassza ki a számla létrehozásának dátumát.
5. Mentse és küldje el a számlát az ügyfélnek.
Automatikus havi számlázást is beállíthat egy ismétlődő számla beállításával. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Hozzon létre egy új számlát, és adja hozzá a számlázni kívánt termékeket vagy szolgáltatásokat.
2. Kattintson a képernyő alján található „Ismétlődő számlázás” gombra.
3. Állítsa be a számlázási gyakoriságot „Havi” értékre, és válassza ki a számla létrehozásának dátumát.
4. Válassza ki a fizetési feltételeket, és válassza ki az ügyfél által preferált fizetési módot.
5. Mentse az ismétlődő számlát, és a QuickBooks automatikusan létrehozza és elküldi a számlát a tervezett időpontban.
A havi számlázás beállításával a QuickBooksban időt takaríthat meg, és biztosíthatja, hogy ügyfelei pontosan és időben kapják meg a számlákat.
A havi számlázási jelentés futtatásához a QuickBooksban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és jelentkezzen be a cégfájljába.
2. Kattintson a Jelentések menüre, és válassza a Vevők és követelések menüpontot.
3. Válassza ki a Számlák listája jelentést.
4. A jelentés ablakban kattintson a Jelentés testreszabása gombra.
5. A Jelentés testreszabása ablakban válassza a Dátumok legördülő menüpontot, és válassza ki a havi jelentés dátumtartományát.
6. Kattintson a Szűrők fülre, és válassza a Tranzakció típusa lehetőséget.
7. A Tranzakció típusa legördülő menüből válassza a Számla lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.
8. Kattintson a Megjelenítés fülre, és válassza ki a jelentésben szerepeltetni kívánt oszlopokat.
9. Kattintson a Fejléc/Lábléc fülre, és adjon hozzá minden szükséges információt.
10. Kattintson a Memorize gombra a jelentés későbbi használatra történő elmentéséhez.
11. Kattintson az OK gombra a jelentés létrehozásához.
Miután a jelentés elkészült, megtekintheti és letöltheti PDF- vagy Excel-fájlként. Ez a jelentés részletes képet ad a kiválasztott hónapban keletkezett összes számláról, beleértve a számla számát, dátumát, az ügyfél nevét, az esedékes összeget és a beérkezett kifizetéseket. Ezt a jelentést felhasználhatja a kintlévőségek egyeztetésére és az ügyfelek fizetési előzményeinek nyomon követésére.
A havi kimutatás létrehozása a QuickBooks Desktopban egyszerű folyamat. Kövesse az alábbi lépéseket egy havi kimutatás létrehozásához a QuickBooks Desktopban:
1. lépés: Nyissa meg a QuickBooks Desktop programot, és válassza ki azt az ügyfelet, akire vonatkozóan nyilatkozatot szeretne készíteni.
2. lépés: Kattintson az „Ügyfelek” menüre, és válassza a „Kimutatások létrehozása” lehetőséget.
3. lépés: A „Kimutatások létrehozása” ablakban válassza ki a „Kimutatás típusának” az „Egyenleg továbbítása” opciót.
4. lépés: Válassza ki a „Kimutatás dátumát” ahhoz a hónaphoz, amelyre vonatkozóan nyilatkozatot szeretne készíteni. Kiválaszthatja azt is, hogy a tranzakciókat a hónapon belül egy adott időpontig tartalmazza.
5. lépés: Válassza ki azokat az „Ügyfeleket”, akikre vonatkozóan a kimutatást el kívánja készíteni. Kiválaszthatja az összes ügyfelet, vagy a nevük melletti jelölőnégyzetek bejelölésével konkrét ügyfeleket választhat ki.
6. lépés: Kattintson a „További testreszabás” gombra a kimutatás igényeinek megfelelő testreszabásához. Hozzáadhat vagy eltávolíthat oszlopokat, testre szabhatja a fejlécet és a láblécet, és kiválaszthatja a kimutatás időszakát.
7. lépés: Miután testreszabta a nyilatkozatot, kattintson az „Előnézet” gombra, hogy a nyomtatás vagy az e-mail elküldése előtt megtekinthesse a nyilatkozatot.
8. lépés: Ha elégedett a kimutatással, kattintson a „Nyomtatás” vagy az „Email” gombra, hogy elküldje az ügyfélnek.
Ennyi! Sikeresen létrehozott egy havi kivonatot a QuickBooks Desktop programban.