A beszerzés minden vállalkozás kritikus funkciója, mivel közvetlenül befolyásolja az eredményt. A beszerzési folyamat magában foglalja az üzleti tevékenységhez szükséges áruk és szolgáltatások beszerzését, beszerzését és végső soron beszerzését. Ezért a jól meghatározott beszerzési politika alapvető fontosságú annak biztosításához, hogy a vállalkozás a legjobb ár-érték arányt kapja a pénzéért.
A beszerzési politika egyik legfontosabb szempontja a beszállítók kiválasztására vonatkozó egyértelmű iránymutatások meghatározása. Alapvető fontosságú a megbízható és megbízható szállítók azonosítása, akik folyamatosan minőségi árukat és szolgáltatásokat tudnak nyújtani. Ezt úgy lehet elérni, ha alapos kutatást végeznek a potenciális szállítókról, és értékelik teljesítményüket. Ezen túlmenően az eladók teljesítményére vonatkozó mérőszámok meghatározása és rendszeres értékelések elvégzése segíthet annak biztosításában, hogy a kiválasztott eladók megfeleljenek a vállalkozás igényeinek.
A beszerzési politika másik kritikus szempontja a beszerzési folyamatok racionalizálása a költségek minimalizálása és a hatékonyság maximalizálása érdekében. Ez olyan digitális beszerzési eszközök, például e-közbeszerzési rendszerek bevezetésével érhető el, amelyek automatizálják és ésszerűsítik a beszerzési folyamatot. A beszerzési folyamat automatizálásával a vállalkozások csökkenthetik a manuális beszerzési tevékenységekre fordított időt és erőforrásokat, miközben javítják a pontosságot és csökkentik a hibákat.
A beszerzési politikáknak tartalmazniuk kell egy költségvetési stratégiát is, amely meghatározza, hogy mennyi pénzt különítenek el az áruk és szolgáltatások beszerzésére. Ezt a költségvetést rendszeresen felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy összhangban legyen a vállalkozás általános pénzügyi céljaival. A jól meghatározott költségvetéssel a vállalkozások elkerülhetik a túlköltekezést, és ellenőrzés alatt tarthatják a költségeket.
Végül a beszerzési politikának hangsúlyoznia kell az etikus és fenntartható beszerzési gyakorlatok fontosságát. Ez azt jelenti, hogy olyan beszállítókat kell kiválasztani, akik etikus üzleti gyakorlatot követnek, és működésükben a fenntarthatóságot helyezik előtérbe. Az etikus és fenntartható beszerzési gyakorlatok előtérbe helyezésével a vállalkozások nemcsak a hírnevüket javíthatják, hanem egy jobb világhoz is hozzájárulhatnak.
Összefoglalva, egy jól meghatározott beszerzési politika elengedhetetlen minden olyan vállalkozás számára, amely a hatékonyság maximalizálására és a költségek minimalizálására törekszik. A szállítók kiválasztására, a beszerzési folyamatok ésszerűsítésére, a költségvetés összeállítására, valamint az etikus és fenntartható beszerzési gyakorlatok előtérbe helyezésére vonatkozó világos irányelvek meghatározásával a vállalkozások biztosíthatják, hogy pénzükért a legjobb ár-érték arányt kapják, miközben hozzájárulnak egy jobb világhoz is.
A beszerzés létfontosságú funkció minden szervezetben, és elengedhetetlen bizonyos elvek követése annak érdekében, hogy hatékonyan és eredményesen végezzük. A beszerzés hét alapelve a következő:
1. Ár-érték arány: Ez az elv azt hangsúlyozza, hogy a beszerzést úgy kell végrehajtani, hogy az a lehető legjobb ár-érték arányt biztosítsa. Ez azt jelenti, hogy a beszerzési folyamatnak arra kell összpontosítania, hogy a legjobb minőségű árukat vagy szolgáltatásokat a legversenyképesebb áron szerezze be.
2. Tisztesség, feddhetetlenség és átláthatóság: A beszerzéseket tisztességesen, integritással és átláthatósággal kell lebonyolítani. Ez azt jelenti, hogy a közbeszerzési eljárásnak nyíltnak és átláthatónak kell lennie, kivételezés és megkülönböztetés nélkül.
3. Verseny: A verseny a közbeszerzés alapvető elve. Ez az elv biztosítja, hogy minden szállító számára egyenlő versenyfeltételek legyenek, és a legjobb szállítót érdemek alapján válasszák ki.
4. Elszámoltathatóság: A beszerzésnek elszámoltathatónak kell lennie az érdekeltek felé. Ez azt jelenti, hogy a beszerzési folyamatnak átláthatónak kell lennie, és minden döntést dokumentálni és ellenőrizhetővé kell tenni.
5. Etika: Az etika a közbeszerzés alapvető elve. Ez az elv biztosítja, hogy a beszerzés etikus módon, a jogi és szabályozási követelményeknek megfelelően történjen.
6. Folyamatos fejlesztés: A beszerzést folyamatosan fejleszteni kell. Ez azt jelenti, hogy a beszerzési folyamatot rendszeresen felül kell vizsgálni és értékelni kell a fejlesztendő területek azonosítása érdekében.
7. Fenntarthatóság: A fenntarthatóság a beszerzés egyik alapvető elve. Ez az elv biztosítja, hogy a beszerzés környezetvédelmi és társadalmi szempontból felelős módon történjen. Ez magában foglalja a beszerzési döntéseknek a környezetre és a társadalomra gyakorolt hosszú távú hatásának mérlegelését.
A beszerzés az áruk, munkák vagy szolgáltatások külső forrásból történő beszerzésének folyamata. A beszerzési folyamat öt része a következő:
1. Tervezés: Ebben a szakaszban a beszerzési csoport azonosítja a szervezet igényeit, és elkészíti a beszerzési tervet. Ez magában foglalja a költségvetés meghatározását, a potenciális beszállítók azonosítását és a beszerzési ütemterv meghatározását.
2. Beszerzés: Miután a beszerzési terv elkészült, a beszerzési csapat ajánlatkérést (RFP) vagy ajánlatkérést (RFQ) küld a potenciális beszállítóknak. Ez lehetővé teszi a beszerzési csoport számára, hogy értékelje és összehasonlítsa a különböző beszállítóktól érkező ajánlatokat, hogy megtalálja a szervezet igényeinek leginkább megfelelőt.
3. Tárgyalás: A beszállítói ajánlatok beérkezése után a beszerzési csapat tárgyal a szerződés feltételeiről. Ez magában foglalja az ár, a szállítási ütemterv, a fizetési feltételek és minden egyéb lényeges részlet megtárgyalását.
4. Szerződéskötés: Miután a feltételekről megállapodtak, a beszerzési csoport szerződést köt a kiválasztott szállítóval. A szerződés felvázolja a megállapodás részleteit, és mindkét fél érdekeit védi.
5. Szállítás és teljesítménymenedzsment: A szerződés aláírását követően a szállító megkezdi az áruk, munkák vagy szolgáltatások nyújtását. A beszerzési csoport figyelemmel kíséri a szállító teljesítményét annak biztosítása érdekében, hogy az megfeleljen a szerződés feltételeinek. Ez magában foglalja a szállítási ütemtervek, a minőség és minden más releváns mérőszám nyomon követését.