A mai rohanó világban az idő az egyik legértékesebb erőforrásunk. Amikor az e-mailjeink kezeléséről van szó, mindannyian szeretnénk a lehető leghatékonyabbak lenni. Szerencsére a Microsoft Outlook számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segíthetnek a postaládánk kezelésének racionalizálásában. Az egyik ilyen funkció a fontos üzenetek megjelölésének lehetősége. Néha azonban előfordulhat, hogy a beérkező e-mailek tengerében nem vesszük észre ezeket a megjelölt üzeneteket. Íme, hogyan jelölhetjük ki őket gyorsan és hatékonyan.
1. lépés: Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és navigáljon a beérkezett üzenetek közé. Keresse meg a „Nézet” fület az ablak bal felső sarkában.
3. lépés: A „Speciális nézetbeállítások” ablakban válassza a „Feltételes formázás” lehetőséget.
5. lépés: A „Feltételes formázás hozzáadása” ablakban adjon nevet az új szabályának (például „Megjelölt e-mailek”), és válassza ki a megjelölt üzenetek kiemeléséhez használni kívánt betűszínt és háttérszínt.
7. lépés: Kattintson az „OK” gombra az új szabály mentéséhez, és térjen vissza a „Feltételes formázás” ablakba.
Mostantól minden alkalommal, amikor megjelölt üzenetet kap, az az Ön által kiválasztott színekkel lesz kiemelve. Ez nagyban javíthatja a fontos e-mailek gyors azonosítását és a feladatok megfelelő rangsorolását.
A megjelölt üzenetek kiemelése mellett a feltételes formázás segítségével más típusú e-maileket is kiemelhet, például azokat, amelyek bizonyos feladóktól származnak vagy bizonyos kulcsszavakat tartalmaznak a tárgysorban. Ez segíthet abban, hogy rendszerezett maradjon, és a legfontosabb e-mailekre összpontosíthasson a bejövő üzenetek között.
Összefoglalva, a Microsoft Outlook számos funkciójának kihasználásával hatékonyabban kezelheti postafiókját. A feltételes formázás használatával a megjelölt üzenetek kiemelésével könnyedén azonosíthatja a fontos e-maileket, és a feladatai élén maradhat. Néhány egyszerű lépéssel időt takaríthat meg és növelheti termelékenységét.
Ha problémái vannak a szöveg kiemelésével az Outlookban, annak több oka is lehet. Íme néhány lépés, amellyel orvosolhatja a problémát:
1. Ellenőrizze, hogy a szöveg zárolva van-e: Ha a szöveg zárolt, akkor nem tudja kiemelni. A szöveg zárolásának feloldásához lépjen az Áttekintés fülre, és kattintson a Szerkesztés korlátozása gombra. Ezután kattintson a Védelem megszüntetése gombra a szöveg feloldásához.
2. Ellenőrizze, hogy a dokumentum védett-e: Ha a dokumentum védett, előfordulhat, hogy nem tudja kiemelni a szöveget. A dokumentum védelmének feloldásához lépjen az Áttekintés fülre, és kattintson a Szerkesztés korlátozása gombra. Ezután kattintson a Védelem megszüntetése gombra a dokumentum védelmének feloldásához.
3. Ellenőrizze, hogy a szöveg csak olvasható dokumentumban van-e: Ha a dokumentum csak olvasható, akkor nem tud szöveget kiemelni. A dokumentum szerkesztéséhez mentse el a dokumentum egy másolatát, végezze el a szükséges módosításokat, majd mentse el az új változatot.
4. Ellenőrizze, hogy az egér vagy a billentyűzet nem működik-e rosszul: Ha az egér vagy a billentyűzet hibásan működik, előfordulhat, hogy nem tud szöveget kiemelni. Próbáljon meg másik egeret vagy billentyűzetet használni, hátha ez megoldja a problémát.
5. Ellenőrizze, hogy az Outlook verziója naprakész-e: Ha az Outlook elavult verzióját használja, előfordulhat, hogy az nem kompatibilis az operációs rendszerrel vagy a számítógépen lévő egyéb szoftverekkel. Ellenőrizze az elérhető frissítéseket, és telepítse azokat.
Ha a fenti megoldások egyike sem működik, további segítségért forduljon a Microsoft ügyfélszolgálatához.
Egy e-mail feladó szerinti színkódolásához az Outlookban a következő lépéseket követheti:
1. Nyissa meg az Outlookot, és lépjen a Beérkezett üzenetek menüpontra.
2. Keressen egy e-mailt attól a feladótól, akinek az e-mailjeit színkódolni szeretné.
3. Kattintson a jobb gombbal az e-mailre, és válassza a legördülő menüből a „Szabályok” lehetőséget.
4. A „Szabályok” menüben válassza a „Szabály létrehozása” lehetőséget.
5. A „Szabály létrehozása” ablakban válassza a „Speciális beállítások” lehetőséget.
6. A „Speciális beállítások” ablakban az „1. lépés” szakaszban válassza a „Címzett” lehetőséget.
7. A „2. lépés” szakaszban válassza a „Meghatározott” lehetőséget, majd kattintson a „Címzett”-re, és válassza ki azt a feladót, akinek az e-mailjeit színkódolni szeretné.
8. Kattintson a „Tovább” gombra.
9. A következő ablak „1. lépés” szakaszában válassza a „hozzárendelés a kategória kategóriához” lehetőséget.
10. A „2. lépés” szakaszban válassza ki a feladó e-mailekhez használni kívánt kategória színét.
11. Kattintson a „Befejezés”, majd az „OK” gombra.
Mostantól kezdve a kiválasztott feladótól kapott e-mailek a kiválasztott kategória színével lesznek színkódolva.
Ahhoz, hogy a megjelölt e-maileket pirosra változtassa az Outlookban, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a Microsoft Outlookot
2. Menjen a szalag „Kezdőlap” fülére
3. Kattintson a „Stílusok” csoportban a „Feltételes formázás” gombra
4. Válassza ki a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” menüpontot a legördülő menüből
5. Válassza ki a „Szabályok és figyelmeztetések kezelése” menüpontot. Kattintson az „Új szabály” gombra a „Szabályok és figyelmeztetések” párbeszédpanelen
6. Az „Új formázási szabály” párbeszédpanelen válassza ki a „Szín alkalmazása az üzenetekre” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra
7. Válassza ki a „Szín alkalmazása az üzenetekre” lehetőséget. Válassza ki a „Megjelölt üzenetek” opciót a feltételek listájából, majd kattintson a „Tovább” gombra
8. Jelölje be a „2. lépés: A szabály leírásának szerkesztése (kattintson egy aláhúzott értékre)” alatti „Piros” négyzetet.
9. Kattintson a „Befejezés” gombra a szabály mentéséhez
10. Kattintson az „OK” gombra a „Szabályok és figyelmeztetések” párbeszédpanel bezárásához
Mostantól az Outlookban megjelölt e-mailek automatikusan piros színnel lesznek kiemelve, ami megkönnyíti a fontos üzenetek felismerését és kezelését.