Kisvállalkozóként fontos, hogy nyomon kövesse az összes pénzügyi tranzakciót a megfelelő könyvelés és számvitel biztosítása érdekében. Az egyik legfontosabb tranzakció, amelyet a Quickbooksban meg kell adnia, a vállalkozás által felvett hitelek. A hitelek pontos bevitele elengedhetetlen ahhoz, hogy pénzügyi nyilvántartása naprakész és pontos legyen. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan kell könyvelni egy kölcsönt a Quickbooksban.
1. lépés: Hitelszámla beállítása
Mielőtt kölcsönt rögzítene a Quickbooksban, létre kell hoznia egy hitelszámlát. Ehhez lépjen a Számlatükörbe, és kattintson az „Új számla” gombra. Válassza a „Kölcsön” számlatípust, és adjon meg egy nevet a kölcsönszámlának (pl. „Üzleti kölcsön”). Állítsa a számla egyenlegét nullára, majd kattintson a „Mentés és bezárás” gombra.
2. lépés: Hitelkötelezettség létrehozása
Ezután létre kell hoznia egy hitelkötelezettséget a hitelösszeg és a kamatok nyomon követéséhez. Menjen a „Listák” menübe, és válassza a „Számlatükör” menüpontot. Kattintson az „Új számla” gombra, és válassza az „Egyéb folyó kötelezettség” számlatípust. Adjon meg egy nevet a kötelezettségszámlának (pl. „Hitelfizetési kötelezettség”), majd kattintson a „Mentés és bezárás” gombra.
3. lépés: A kölcsön bevitele
Most itt az ideje, hogy a kölcsönt beírja a Quickbooksba. Menjen a „Banki ügyintézés” menübe, és válassza ki a „Kölcsön” menüpontot a legördülő menüből. Adja meg a kölcsön összegét, a kölcsön dátumát és a kölcsön futamidejét (ha van ilyen). Válassza ki az 1. lépésben létrehozott hitelszámlát „From Account”-ként, és a 2. lépésben létrehozott hitelkötelezettség-számlát „To Account”-ként. Kattintson a „Mentés és bezárás” gombra.
4. lépés: A hitelkifizetések rögzítése
A hitelkifizetések teljesítése során rögzítenie kell azokat a Quickbooksban. Menjen a „Banking” menübe, és válassza a „Loan Payment” (Hitelfizetés) menüpontot a legördülő menüből. Adja meg a fizetési összeget, a fizetési dátumot és a fizetési módot. Válassza ki a hitelkötelezettség számláját „Számláról”, és a bankszámláját „Számlára”. Kattintson a „Mentés és bezárás” gombra.
Ha követi ezeket a lépéseket, pontosan rögzítheti a hiteleket a Quickbooksban, és naprakészen tarthatja pénzügyi nyilvántartását. Ne feledje, hogy a pontosság és következetesség érdekében mindig kétszer ellenőrizze bejegyzéseit. Ha további segítségre van szüksége, bátran forduljon pénzügyi szakemberhez, vagy keresse fel a Quickbooks támogatási forrásait.
Ha kölcsönt vett fel egy tulajdonostól, és azt a QuickBooksban szeretné beírni, az alábbi lépéseket követheti:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és válassza ki azt a cégfájlt, amellyel dolgozni szeretne.
2. Kattintson a képernyő felső középső részén található plusz jel (+) ikonra.
3. A legördülő listából válassza ki a „Bankbetét” opciót az „Egyéb” részben.
4. Az ‘Új betét hozzáadása’ ablakban írja be a tulajdonos nevét a ‘Befogadó’ mezőbe.
5. Írja be a kölcsön összegét az ‘Amount’ mezőbe.
6. A ‘Számla’ mezőben válassza ki azt a számlát, amelyre a kölcsönt rögzíteni kívánja. Ha nincs konkrét számla, akkor az ‘Új hozzáadása’ gombra kattintva létrehozhat egyet.
7. A „Memo” mezőben hozzáadhat egy megjegyzést vagy leírást a kölcsönről.
8. A hitelbejegyzés mentéséhez kattintson a ‘Mentés és bezárás’ gombra.
Miután beírta a kölcsönt a QuickBooksba, létrehozhat egy kötelezettségszámlát a kölcsön egyenlegének és kifizetéseinek nyomon követésére. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában lévő Fogaskerék ikonra, és válassza a ‘Számlatükör’ lehetőséget.
2. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található ‘Új’ gombra.
3. Válassza ki az „Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek” opciót a „Számlatípus” legördülő listából.
4. A „Részletezés típusa” mezőben válassza a „Hitelfizetési kötelezettség” lehetőséget.
5. Adja meg a számla nevét a „Név” mezőben.
6. A számla létrehozásához kattintson a ‘Mentés és bezárás’ gombra.
Mostantól, valahányszor kifizetést teljesít a kölcsönre, azt a QuickBooksban rögzítheti egy új költségtranzakció létrehozásával és az imént létrehozott kötelezettségszámla kiválasztásával.
A kölcsön könyvelésben történő rögzítése több lépést igényel. Az első lépés az, hogy a mérlegben létrehoz egy kötelezettségszámlát, amelynek neve „Jegybanki kötelezettségek” vagy „Hitelkötelezettségek”. Ez a számla a kölcsön tőkeösszegének nyomon követésére szolgál.
A második lépés a kölcsön kezdeti folyósításának rögzítése. Ez magában foglalja a pénzforgalmi számla megterhelését a kölcsön összegével, és a váltófizetési számla jóváírását ugyanezen összeggel. Ez a bejegyzés azt tükrözi, hogy a vállalat készpénzt kapott, de egyúttal új kötelezettség is keletkezett a kölcsön visszafizetésére.
Ezután a kamatráfordítást időszakonként kell elszámolni. A kamatráfordítás a hitelfelvétel költsége, és a hitel tőkeösszegének és a kamatláb szorzataként kerül kiszámításra. A kamatráfordítás elszámolásához egy naplóbejegyzés készül, amely megterheli a kamatráfordítás számlát és jóváírja a váltófizetési kötelezettség számlát.
A hitel törlesztésekor a fizetés egy része a tőke visszafizetésére, egy része pedig a kamatok kifizetésére megy. A hitelkifizetések rögzítéséhez naplóbejegyzés készül, amely a fizetett tőke összegével megterheli a váltófizetési számlát, a fizetett kamat összegével megterheli a kamatráfordítás számlát, és a teljes kifizetési összeggel jóváírja a pénzforgalmi számlát.
Végül, amikor a kölcsön teljes visszafizetése megtörténik, a váltófizetési számla jóváírásra kerül a fennmaradó tőkeegyenleggel, és a kamatköltség számla nullázásra kerül. Az eredeti kölcsönösszeg és a visszafizetett összeg közötti bármely különbség nyereségként vagy veszteségként jelenik meg az eredménykimutatásban.