A jól szervezett humánerőforrás-osztály elengedhetetlen minden vállalkozás sikeréhez. Ennek egyik leghatékonyabb módja a szervezeti felépítés. A szervezeti diagram a vállalat felépítésének és hierarchiájának vizuális ábrázolása. Körvonalazza az egyes alkalmazottak szerepét és feladatait, a vállalaton belüli pozíciójukat és a beszámolási viszonyukat. Ebben a cikkben lépésről lépésre ismertetjük, hogyan kell szervezeti ábrát készíteni a humánerőforrás-menedzsmentben.
1. lépés: Határozza meg a szervezeti diagram célját
A szervezeti diagram elkészítése előtt meg kell határoznia annak célját. Kérdezze meg magától, hogy mit szeretne elérni vele. A munkaerőhiányok azonosítása vagy a HR-folyamatok racionalizálása a cél? Miután meghatározta a célt, eldöntheti, hogy milyen típusú szervezeti diagram felel meg leginkább az Ön igényeinek.
2. lépés: A HR-osztály fő funkcióinak azonosítása
A következő lépés a HR-osztály fő funkcióinak azonosítása. Ezek közé tartozik a toborzás, a munkavállalói kapcsolatok, a képzés és fejlesztés, a kompenzáció és juttatások, valamint a HR-adminisztráció. Miután azonosította a funkciókat, feltérképezheti az egyes alkalmazottak szerepét és feladatait ezeken a funkciókon belül.
3. lépés: A jelentési kapcsolatok meghatározása
A szerepek és felelősségi körök feltérképezése után a következő lépés a jelentési kapcsolatok meghatározása. Ez magában foglalja annak meghatározását, hogy a HR-osztályon belül ki kinek jelent. A toborzásért felelős vezető például a HR-vezetőnek jelenthet, aki pedig a vezérigazgatónak.
4. lépés: A szervezeti ábra elkészítése
Miután azonosította a HR-osztály legfontosabb funkcióit, szerepeit és jelentési kapcsolatait, elkészítheti a szervezeti ábrát. Különböző eszközök és szoftverek állnak rendelkezésre, amelyek segíthetnek a szervezeti ábra elkészítésében. A Microsoft PowerPoint vagy Word programot is használhatja egy egyszerű szervezeti ábra elkészítéséhez.
Összefoglalva, a szervezeti diagram létrehozása a humánerőforrás-menedzsment alapvető része. Segít a folyamatok racionalizálásában, a hiányosságok azonosításában és az osztályon belüli kommunikáció javításában. Ha ezt a négy lépést követi, jól strukturált és hatékony HR-részleget hozhat létre, amely hozzájárul vállalkozása sikeréhez.
A szervezeti struktúra arra utal, ahogyan egy szervezetet a szerepek, a hatáskörök és a kommunikációs csatornák tekintetében kialakítottak és megszerveztek. A humánerőforrás-menedzsment összefüggésében a szervezeti struktúra arra utal, ahogyan a HR-funkciók egy vállalaton belül szerveződnek.
A szervezeti struktúráknak számos különböző típusa létezik, amelyeket a HR-menedzsmentben lehet használni. Az egyik gyakori struktúra a funkcionális struktúra, amelyben a HR-funkciókat a szakterületük alapján különböző részlegekre osztják. Lehetnek például külön részlegek a toborzás, a munkavállalói kapcsolatok, valamint a kompenzáció és juttatások számára.
A szervezeti struktúra másik típusa a mátrixstruktúra, amelyben a HR-funkciókat funkció és termék- vagy szolgáltatási vonal szerint is szervezik. Ezt a struktúrát gyakran alkalmazzák olyan nagyvállalatoknál, amelyek különböző termékvonalakkal vagy szolgáltatásokkal rendelkeznek.
E struktúrák mellett léteznek hibrid struktúrák is, amelyek ötvözik a funkcionális és a mátrix struktúrák elemeit. Ezeket a struktúrákat gyakran alkalmazzák olyan vállalatoknál, amelyek jelentős szervezeti változáson vagy növekedésen mennek keresztül.
Végső soron a HR-menedzsmentben alkalmazott szervezeti struktúra a vállalat konkrét igényeitől és céljaitól függ. Egy jól megtervezett szervezeti struktúra segíthet biztosítani a HR-funkciók hatékony és eredményes irányítását, és hozzájárulhat a szervezet általános sikeréhez.
A HR-tervekben leggyakrabban használt szervezeti ábra típus a hierarchikus ábra. Ez a fajta diagram a szervezet struktúráját felülről lefelé haladva jeleníti meg, a legfelső vezetési szint a tetején, az alsóbb vezetési szintek és az alkalmazottak pedig alatta helyezkednek el. A hierarchikus diagramok előnyösek a HR-tervezésben, mivel világos képet adnak a parancsnoki láncról és a szervezeten belüli jelentési struktúráról. Segítenek annak meghatározásában is, hogy mely osztályok vagy csapatok felelősek bizonyos feladatokért vagy funkciókért, és segíthetnek az átszervezésre vagy fejlesztésre szoruló potenciális területek azonosításában. Emellett a hierarchikus diagram segít a szerepek és felelősségi körök meghatározásában, ami elengedhetetlen a HR-tervezésben, mivel segíti a toborzási és kiválasztási folyamatot, a teljesítménymenedzsmentet és az alkalmazottak fejlesztését. Összességében a hierarchikus diagram a HR-tervekben a legszélesebb körben használt szervezeti diagram, mivel egyszerű, világos és képes világos képet adni a szervezet struktúrájáról.
A humánerőforrás (HR) jellemzően a szervezet méretétől és összetettségétől függően a szervezeti diagram közepén vagy alján helyezkedik el. A HR felelős a vállalat alkalmazottainak irányításáért és támogatásáért, beleértve a toborzást és megtartást, a képzést és fejlesztést, a kompenzációt és juttatásokat, valamint a munkavállalói kapcsolatokat.
Kisebb szervezetekben a HR lehet egyszemélyes osztály vagy funkció, amely közvetlenül a vezérigazgatónak vagy más magas szintű vezetőnek tartozik. Nagyobb szervezetekben a HR lehet önálló osztály vagy funkció, amely a humánerőforrás vezérigazgatónak (Chief Human Resources Officer, CHRO) vagy a humánerőforrás alelnöknek tartozik beszámolási kötelezettséggel.
A HR a vállalat struktúrájától és igényeitől függően más részlegekkel, például a pénzügyi vagy az operatív részleggel is lehet pontozott vonalú jelentési kapcsolatban. A HR elhelyezése a szervezeti ábrán a vállalat kultúrájától, értékeitől és prioritásaitól függően változhat. Általánosságban azonban a HR olyan alapvető funkció, amely támogatja a szervezet sikerét azáltal, hogy biztosítja, hogy a vállalat alkalmazottai jól támogatottak, elkötelezettek és produktívak legyenek.