A vállalat beszerzési osztálya létfontosságú szerepet játszik a vállalat általános sikerében. Felelős a vállalkozás zavartalan működéséhez szükséges áruk és szolgáltatások beszerzéséért. A beszerzési osztály szervezeti felépítése jelentős hatással lehet a feladatai ellátásának hatékonyságára és eredményességére.
A jól megtervezett struktúrának világos hatásköröket és felelősségi köröket kell tartalmaznia, a csapat minden egyes tagjának meghatározott szerepekkel és felelősségekkel. A struktúrának elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy alkalmazkodni tudjon a változó üzleti igényekhez és piaci feltételekhez.
A beszerzési részleg egyik gyakori szervezeti felépítése a központosított modell. Ebben a modellben az összes beszerzési tevékenységet egy központi helyről koordinálják, és egyetlen csapat felelős az összes beszerzési döntésért. Ez a struktúra hatékony lehet a nagy volumenű beszerzési tevékenységgel rendelkező szervezetek számára, mivel ésszerűsített folyamatokat és a beszerzési tevékenységek jobb ellenőrzését teszi lehetővé.
Egy másik modell a decentralizált struktúra, ahol a beszerzési tevékenységek szétszóródnak a szervezeten belül. Ez a kisebb vagy kevésbé összetett beszerzési folyamattal rendelkező vállalatok esetében lehet hatékony. A decentralizált struktúrában az egyes részlegek vagy üzleti egységek felelősek saját beszerzési tevékenységeikért, a központi beszerzési csoport felügyelete mellett.
Magán a struktúrán kívül a beszerzési részlegnek világos irányelvekkel és eljárásokkal is rendelkeznie kell. Ez magában foglalja a szállítók kiválasztására és tárgyalására, a beszerzési igénylési és jóváhagyási folyamatokra, valamint a szerződéskezelésre vonatkozó irányelveket. Az egyértelmű folyamatok megléte segíthet a beszerzési folyamat következetességének és átláthatóságának biztosításában, miközben a csalás vagy más szabálytalanságok kockázatát is minimalizálja.
Összességében egy jól meghatározott és strukturált beszerzési osztály elengedhetetlen minden olyan vállalkozás számára, amely optimalizálni kívánja beszerzési tevékenységeit. Akár központosított, akár decentralizált, az osztályt világos hatáskörökkel és felelősségi körökkel, a változó üzleti igényekhez való alkalmazkodáshoz szükséges rugalmassággal, valamint jól meghatározott irányelvekkel és eljárásokkal kell kialakítani. Ezáltal a vállalkozások biztosíthatják, hogy a lehető legjobban kihasználják vásárlóerejüket, miközben minimalizálják a beszerzési tevékenységekkel kapcsolatos kockázatokat.
Általában háromféle beszerzési szervezeti struktúra létezik: centralizált, decentralizált és hibrid.
1. Központosított struktúra: A központosított beszerzési struktúrában minden beszerzési döntést egyetlen beszerzési osztály hoz, amely jellemzően a központi irodában található. Ez a megközelítés magas szintű ellenőrzést és következetességet biztosít a beszerzési folyamatban, mivel az összes beszerzési tevékenységet egyetlen egység irányítja. A központosított struktúra olyan szervezetek számára alkalmas, amelyek erősen szabályozott iparágban működnek, vagy ahol a központosított beszerzéssel méretgazdaságosság érhető el.
2. Decentralizált struktúra: A centralizált struktúrával ellentétben a decentralizált struktúra lehetővé teszi, hogy a beszerzési döntéseket az egyes részlegek vagy üzleti egységek hozzák meg. Ez a megközelítés nagyobb rugalmasságot és autonómiát biztosít az egyes részlegek számára, lehetővé téve számukra, hogy beszerzési döntéseiket saját egyedi igényeikhez igazítsák. A decentralizált struktúrák gyakoriak a több üzleti egységgel rendelkező nagy szervezeteknél, mivel lehetővé teszi az egyes egységek egyedi igényeihez való jobb igazodást.
3. Hibrid struktúra: Ahogy a neve is mutatja, a hibrid struktúra a centralizált és a decentralizált struktúra elemeit ötvözi. A hibrid struktúrában bizonyos beszerzési funkciók központosíthatók, míg mások decentralizálhatók. Például a stratégiai beszerzési döntéseket egy központi beszerzési csoport hozhatja meg, míg a taktikai beszerzési döntéseket az egyes üzleti egységek hozhatják meg. A hibrid struktúra olyan szervezetek számára hasznos, amelyek különböző igényű működési egységekkel rendelkeznek, de a méretgazdaságosság elérése érdekében mégis szükségük van egy bizonyos szintű központi ellenőrzésre.
Összefoglalva, a beszerzési szervezeti struktúra megválasztása a szervezet sajátos igényeitől és céljaitól függ. Mindegyik struktúrának megvannak a maga előnyei és hátrányai, és a szervezeteknek alaposan meg kell fontolniuk a lehetőségeiket, mielőtt döntést hoznak.
A beszerzési osztály minden olyan szervezet alapvető része, amely áruk és szolgáltatások beszerzésével foglalkozik. Az osztály felelős a szervezet által igényelt áruk és szolgáltatások beszerzéséért, tárgyalásáért és beszerzéséért. Egy beszerzési osztály megszervezéséhez a következő lépéseket lehet megtenni:
1. Határozza meg a szerepeket és felelősségi köröket: A beszerzési osztály megszervezésének első lépése az egyes csapattagok szerepének és felelősségi körének meghatározása. Ez magában foglalja a beszerzési vezető, a beszerzési ügynökök és más támogató személyzet azonosítását, akik a beszerzési folyamat különböző részeiért lesznek felelősek.
2. Állítsa fel a beszerzési irányelveket és eljárásokat: A következő lépés a beszerzési irányelvek és eljárások kialakítása, amelyek iránymutatást adnak a beszerzési folyamathoz. Ez magában foglalja az alkalmazandó beszerzési módszerek meghatározását, a beszerzések jóváhagyási folyamatát és a dokumentációs követelményeket.
3. Határozza meg a beszerzési költségvetést: A beszerzési részlegnek rendelkeznie kell egy költségvetéssel, amellyel dolgozhat. Ez magában foglalja az árukra és szolgáltatásokra fordítandó pénzösszeg meghatározását, valamint a beszerzések finanszírozási forrásainak azonosítását.
4. Beszállítói kapcsolatok kialakítása: A beszerzési osztálynak kapcsolatokat kell kialakítania a beszállítókkal annak érdekében, hogy a legjobb ajánlatokat kapja az árukra és szolgáltatásokra. Ez magában foglalja a potenciális beszállítók azonosítását, a szerződések megtárgyalását és a meglévő beszállítókkal való folyamatos kapcsolattartást.
5. Beszerzési szoftverek bevezetése: A beszerzési szoftverek segíthetnek a beszerzési folyamat racionalizálásában az olyan feladatok automatizálásával, mint a beszerzési megrendelések, számlák és kifizetések. Ez segíthet csökkenteni a beszerzési osztály munkaterhelését és javíthatja a hatékonyságot.
6. Figyelje és értékelje a teljesítményt: Végül a beszerzési osztály teljesítményét rendszeresen nyomon kell követni és értékelni kell. Ez magában foglalja az olyan kulcsfontosságú teljesítménymutatók nyomon követését, mint a beszerzések száma, az elért költségmegtakarítások és a beszállítói kapcsolatok hatékonysága. Az értékelés eredményei alapján kiigazításokat lehet tenni az osztály teljesítményének javítása érdekében.