A hatékony készletgazdálkodás minden méretű vállalkozás számára elengedhetetlen. Ez magában foglalja a készletszintek nyomon követését, a tételek szükség szerinti újrarendelését és a készletkimaradások kockázatának minimalizálását. Az egyik módja annak, hogy soha ne fogyjon ki a készlet, az alacsony készletszintű riasztás beállítása az Excelben. Ez az egyszerű folyamat segít abban, hogy mindig szem előtt tartsa a készletszinteket, és biztosítsa, hogy mindig rendelkezzen a vállalkozás zavartalan működéséhez szükséges tételekkel.
Az alacsony készletre vonatkozó riasztás Excelben történő beállításának első lépése a riasztási küszöbérték meghatározása. Ez az a minimális darabszám, amelyet a riasztás kiváltása előtt készleten szeretne tartani. A küszöbérték meghatározásához vegye figyelembe az olyan tényezőket, mint az értékesítési volumen, az újrarendelés átfutási ideje és a készlet tartásának költsége. A jó ökölszabály az, hogy a küszöbértéket az átlagos értékesítési volumen 20%-a körül határozza meg.
Ezután egy képletet kell létrehoznia az Excelben az aktuális készletszintek kiszámításához. Kezdje azzal, hogy létrehoz egy oszlopot az aktuális készletszintekhez, és egy másik oszlopot a riasztási küszöbértékhez. Az aktuális készletszintek oszlopban egy képlet segítségével vonja ki az eladott tételek számát a kiindulási készletszintből. Így valós idejű pillanatfelvételt kap az aktuális készletszintekről.
Most, hogy a képletek már a helyükön vannak, ideje beállítani a feltételes formázást. Ez a funkció lehetővé teszi a cellák automatikus kiemelését bizonyos kritériumok alapján. Ebben az esetben azokat a készletszinteket szeretné kiemelni, amelyek a riasztási küszöbérték alá esnek. Ehhez jelölje ki az aktuális készletszintek oszlopot, és kattintson a „Főoldal” lapon a „Feltételes formázás” gombra. Ezután válassza ki a legördülő menüből a „Kiemelés cellák szabályai” és a „Kevesebb, mint” lehetőséget. Végül írja be a riasztási küszöbértéket az „Érték” mezőbe, és válasszon egy olyan formázási stílust, amely kiemeli a cellát.
Az utolsó lépés a riasztások beállítása, amelyek értesítik Önt, ha a készletszint a riasztási küszöbérték alá csökken. Ezt egy olyan feltételes formázási szabály beállításával teheti meg, amely e-mailt vagy szöveges üzenetet indít, ha egy cella a küszöbérték alá esik. Ehhez jelölje ki a kiemelt cellát, és kattintson ismét a „Feltételes formázás” gombra. Ezúttal válassza a „Szabályok kezelése”, majd az „Új szabály” lehetőséget. Válassza a „Formula használata a formázandó cellák meghatározásához” lehetőséget, majd adjon meg egy képletet, amely riasztást indít, ha a készletszintek a küszöbérték alá csökkennek. Végül válassza ki a kívánt riasztás típusát, és mentse el a szabályt.
Összefoglalva, az alacsony készletszintre vonatkozó riasztás beállítása az Excelben egyszerű és hatékony módja annak, hogy a készletszintek felett maradjon. Ha követi ezt a négy lépést, biztosíthatja, hogy mindig rendelkezzen a vállalkozás zavartalan működéséhez szükséges tételekkel. Egy kis tervezéssel és szervezéssel maximalizálhatja a készletgazdálkodás hatékonyságát, és vállalkozásának növekedésére összpontosíthat.