A pénzforgalom kezelése minden üzleti tevékenység kritikus szempontja. A pénzügyi tranzakciók nyomon követése és a készpénz be- és kiáramlás pontos nyilvántartása alapvető fontosságú bármely vállalkozás stabilitásának és növekedésének biztosításához. A készpénzkezelésben két általános fogalom van: a kiskészpénz és a készpénzkészlet. Bár ezek a fogalmak hasonlónak tűnhetnek, nem ugyanazok. A kiskészpénz és a készpénz közötti különbség megértése segít a vállalkozásoknak jobban kezelni pénzügyeiket.
Készpénz: Az aprópénz egy kis összegű készpénz, amelyet egy vállalat kisebb kiadások, például postaköltségek, írószerek vagy taxiköltségek fedezésére tart kéznél. Ezt általában egy kiskészpénzkezelő kezeli, aki felelős a készpénz nyilvántartásáért és annak biztosításáért, hogy azt csak engedélyezett vásárlásokra használják fel. Az aprópénzt általában egy zárható dobozban vagy fiókban tartják, és a pénzügyi osztály rendszeresen feltölti. Fontos megjegyezni, hogy az aprópénztár nem nagy összegű vásárlásokra vagy jelentős kiadásokra szolgál.
Készpénzkészlet: A készpénzkészlet az a készpénzmennyiség, amellyel a vállalat egy adott időpontban rendelkezik. Ez magában foglalja a pénztárban lévő készpénzt, a bankszámlákon lévő készpénzt és minden egyéb, a vállalat birtokában lévő készpénzt. A készpénzzel ellentétben a készpénzkészletet nem különítik el konkrét kiadásokra. Bármilyen, az üzleti tevékenység során felmerülő pénzügyi kötelezettség fedezésére használják.
A legfontosabb különbség az aprópénz és a készpénz között az, hogy milyen célt szolgálnak. Az aprópénz kisebb kiadásokra korlátozódik, és azt az aprópénzkezelő kezeli, míg a készpénzkészletet az üzleti tevékenység során felmerülő bármely pénzügyi kötelezettség fedezésére használják. Az aprópénzt kisebb kiadások fedezésére használják, míg a készpénzt olyan jelentős kiadásokra, mint a bérszámfejtés, a leltárköltségek és egyéb működési kiadások.
Összefoglalva, a készpénzzel való gazdálkodás az üzleti műveletek során kritikus fontosságú bármely vállalkozás sikere szempontjából. Az aprópénz és a készpénz közötti különbség megértése segít a vállalkozásoknak nyomon követni pénzügyeiket, és biztosítani, hogy elegendő készpénz álljon rendelkezésre az üzleti tevékenység során felmerülő pénzügyi kötelezettségek fedezésére. A hatékony készpénzkezeléshez egyensúlyra van szükség a megfelelő készpénztartalékok és a csalás vagy lopás kockázatának minimalizálása között. A megfelelő készpénzkezelési gyakorlatok bevezetésével a vállalkozások biztosíthatják pénzügyi stabilitásukat és növekedésüket.
A készpénz az a fizikai fizetőeszköz és érme, amely egy személy vagy vállalkozás számára azonnal rendelkezésre áll, és azonnal felhasználható. Ez magában foglalhatja a pénztárgépben, a kiskassza fiókban vagy a széfben tárolt pénzt. A készpénz magában foglalhatja a bankszámlán vagy hitelkereten keresztül könnyen hozzáférhető pénzt is, például a bankkártyán keresztül rendelkezésre álló pénzeszközöket vagy a még be nem váltott csekkeket.
A készpénz azonban nem tartalmazza a likvid eszközök más formáit, mint például a részvényeket, kötvényeket vagy befektetési alapokat, mivel ezeket a befektetéseket el kell adni ahhoz, hogy hozzáférjenek a készpénz értékéhez. Továbbá a készpénzállomány nem tartalmazza a személy vagy vállalkozás felé fennálló tartozást, mint például a kifizetetlen számlákat vagy a kifizetetlen kölcsönöket.
A magánszemélyek és a vállalkozások számára fontos, hogy pontos nyilvántartást vezessenek a készpénzállományukról, mivel ez az általános pénzügyi egészségük és stabilitásuk kritikus eleme.
Az aprópénz két típusa az előlegfizetési rendszer és a nem előlegfizetési rendszer.
Az előlegrendszer az aprópénztári rendszer olyan típusa, amelyben egy meghatározott időre, általában egy hónapra, egy meghatározott személy vagy osztály számára meghatározott pénzösszeget biztosítanak. Az időszak végén a személynek vagy az osztálynak be kell számolnia arról, hogy a pénzt hogyan használták fel, és a felmerült kiadásokról bizonylatokat kell bemutatnia. Ha a kiadások megegyeznek a rendelkezésre bocsátott összeggel, az aprópénzt visszatöltik az eredeti összegre. Ez a rendszer biztosítja, hogy az aprópénz pontos maradjon, és elkerülhetőek az eltérések.
A nem letéti rendszer ezzel szemben az aprópénztári rendszer egy olyan típusa, ahol nincs meghatározott időre biztosított fix összeg. Ehelyett a kijelölt személy vagy osztály egy átalányösszeget kap, amelyet a felmerülő kiadásokra használhat fel. Ez a rendszer nem követeli meg a kiadások és az aprópénz egyeztetését, ami megnehezítheti a kiadások nyomon követését, és ellentmondásokhoz vezethet a számviteli nyilvántartásokban.
Összességében az előlegelszámolási rendszer az általánosan használt és előnyben részesített módszer az aprópénz kezelésére, mivel egyértelmű és pontos nyilvántartást biztosít a felmerült kiadásokról.
Az aprópénz másik elnevezése az „előlegkészlet”. Az előlegkészpénz olyan kis összegű készpénzt jelent, amelyet kisebb vásárlások vagy kisebb kiadások kifizetésére tesznek félre. Az előlegkasszát általában egy kijelölt személy kezeli, aki felelős a készpénzbevételek nyomon követéséért, annak biztosításáért, hogy a pénzeszközöket jogszerű üzleti kiadásokra használják fel, és minden tranzakcióról pontos nyilvántartást vezet. Az előlegkassza rendszerét általában olyan vállalkozásoknál vagy szervezeteknél használják, ahol gyakori kisebb készpénzkifizetésekre van szükség, például irodaszerekre, utazási költségekre vagy egyéb vegyes kiadásokra. Ez egy egyszerű és hatékony módja a kisebb készpénzkifizetések kezelésének a megfelelő pénzügyi ellenőrzés és elszámoltathatóság fenntartása mellett.
Az aprópénz olyan kis összegű készpénz, amelyet a vállalkozások vagy szervezetek tartanak kéznél kisebb kiadások, például irodaszerek, postaköltségek és kisebb vásárlások fedezésére. A „petty” kifejezés a petty cash-ben arra utal, hogy a kézben tartott készpénz összege viszonylag kicsi, és az ebből fedezett kiadások kisebbek vagy jelentéktelenek az olyan nagyobb kiadásokhoz képest, mint a bérek, a bérleti díj vagy a berendezések.
A „petty” kifejezés ebben az összefüggésben nem hordoz negatív jelentést, hanem inkább arra utal, hogy a készpénz összege viszonylag kicsi, és kisebb kiadásokra használják fel. Az aprópénzt gyakran egy kijelölt alkalmazott vagy részleg kezeli, és általában rendszeresen feltöltik, hogy mindig legyen elegendő készpénz a kisebb kiadások fedezésére.
Általánosságban az „aprópénz” kifejezést olyan kis összegű pénzösszeg leírására használják, amelyet kisebb kiadások fedezésére tartanak kéznél, és az „aprópénz” kifejezés az összeg kis méretére utal, nem pedig az általa fedezett kiadások fontosságára vagy jelentőségére.