Vállalkozás tulajdonosaként fontos, hogy nyomon kövesse a szervezeten belüli pénzügyi tranzakciókat. Ennek egyik legfontosabb szempontja a készpénzes tranzakciók megfelelő naplózása. A készpénzes tranzakciókat nehéz lehet nyomon követni, de a megfelelő dokumentációval és nyilvántartással ennek nem kell így lennie.
Amikor egy ügyfél fizet egy elvégzett munkáért, a tranzakció rögzítésének első lépése a bizonylat elkészítése. Ennek a bizonylatnak tartalmaznia kell a tranzakció dátumát, a kapott összeget és a kifizetés célját (pl. a munka elvégzéséért). Ezt a bizonylatot egy biztonságos helyen kell tárolni a későbbi hivatkozás céljából.
Ezután a kapott készpénzt be kell jegyezni a vállalat készpénzbevételi naplójába. Ennek a naplónak tartalmaznia kell a tranzakció dátumát, az ügyfél nevét és a kapott készpénz összegét. Fontos megjegyezni, hogy ha a vállalkozás elektronikus fizetési rendszert használ (például PayPal vagy Square), a tranzakciót akkor is a készpénzbevételi naplóban kell rögzíteni.
A készpénzbevételi napló frissítése után a könyvelést a főkönyvbe kell könyvelni. A főkönyv a vállalkozás fő számviteli nyilvántartása, amely az összes pénzügyi tranzakciót tartalmazza. A könyveléskor fontos kétszeresen ellenőrizni, hogy az elszámolt összeg megegyezik-e a kapott összeggel.
Végül fontos, hogy a készpénzbevételi naplót egyeztessük a vállalat bankszámlájával. Ez biztosítja, hogy minden tranzakciót helyesen rögzítettek, és hogy a vállalat banki egyenlege megegyezik a könyv szerinti egyenleggel.
A készpénztranzakciók nyilvántartása túlterhelőnek tűnhet, de ez egy sikeres vállalkozás működtetésének fontos eleme. A pontos nyilvántartások vezetésével az üzlettulajdonosok megalapozott pénzügyi döntéseket hozhatnak, és biztosíthatják vállalkozásuk hatékony működését. Az ügyféltől az elvégzett munkáért kapott készpénz megfelelő naplózása csak egy példa arra, hogyan biztosítható a pénzügyi tranzakciók pontos rögzítése.
A készpénzes szolgáltatások teljesítése esetén alkalmazandó helyes naplóbejegyzés az elvégzett konkrét tranzakciótól függ. Általánosságban azonban a naplóbejegyzés a Pénztárszámla megterhelése és a Szolgáltatásbevétel számla jóváírása lenne.
Tegyük fel például, hogy egy vállalat tanácsadási szolgáltatást nyújt egy ügyfélnek, és 5000 dollár készpénzben kap fizetést. A naplóbejegyzés a következő lenne:
Ez a bejegyzés a pénzeszköz számla növekedését és az ügyfélnek nyújtott szolgáltatásból származó bevétel elszámolását tükrözi. A vállalatok számára fontos, hogy minden tranzakciót pontosan rögzítsenek a számviteli rendszerükben, hogy megfelelő pénzügyi nyilvántartást vezessenek, és biztosítsák a számviteli alapelveknek és előírásoknak való megfelelést.
A korábban kiszámlázott ügyféltől származó készpénz átvételét rögzítő könyvelési tétel jellemzően két számlát foglal magában: Követelések és pénzeszközök.
1. Először is a készpénz beérkezését a Pénztár számlán kell rögzítenie. Ez úgy történik, hogy megterheli a Pénztárszámlát a kapott készpénz összegével.
2. Ezután csökkentenie kell a Követelések számla egyenlegét, hogy tükrözze azt a tényt, hogy az ügyfél kifizette a számláját. Ez úgy történik, hogy a Követelések számlán jóváírja a kapott készpénz összegével megegyező összeget.
A tranzakció teljes könyvelési tétele tehát a következő lenne:
Pénztárszámla megterhelése: [Az ügyféltől kapott összeg]
Követelésszámla jóváírása: [
Ez a bejegyzés növeli a Készpénz számla egyenlegét és csökkenti a Követelések számla egyenlegét, tükrözve azt a tényt, hogy az ügyfél kifizette a számláját.
Az ügyféltől kapott készpénz számla ellenében azt jelenti, hogy egy ügyfél fizetett egy vállalatnak olyan árukért vagy szolgáltatásokért, amelyeket korábban hitelre vásárolt. Amikor egy ügyfél hitelre vásárol, azonnal megkapja az árut vagy szolgáltatást, de várhatóan egy későbbi időpontban fizetnie kell. Ez a vállalat könyveiben egy követelésegyenleget hoz létre, amely azt a pénzösszeget jelenti, amellyel az ügyfelek tartoznak a vállalatnak. Amikor a vevő fizetést teljesít, hogy csökkentse a követelésegyenlegét, a vállalat a tranzakciót „vevőtől kapott készpénz előlegként” számolja el. Ez a tranzakció csökkenti a követelések egyenlegét, és növeli a vállalat készpénzegyenlegét. A követelésekért és készpénzbevételekért felelős vezető munkatársaknak biztosítaniuk kell, hogy minden beérkezett kifizetést megfelelően rögzítsenek és egyeztessenek az ügyfélszámlákkal a pontos pénzügyi nyilvántartás fenntartása érdekében.
Az ügyfelektől kapott készpénz nyilvántartása minden vállalkozás vagy szervezet számára fontos feladat. Segít nyomon követni a készpénz beáramlását, nyomon követni a kintlévőségeket, és pontos pénzügyi nyilvántartást vezetni. Íme az ügyfelektől kapott készpénz rögzítésének lépései:
1. Készítsen nyugtát: Kezdje azzal, hogy nyugtát készít az ügyféltől kapott készpénzről. A nyugtának tartalmaznia kell a dátumot, a kapott összeget, a kifizetés célját, az ügyfél nevét és minden egyéb lényeges adatot. Ez a kifizetés bizonyítékául szolgál mind a vállalkozás, mind az ügyfél számára.
2. Frissítse a pénztárkönyvet: Rögzítse a beérkezett készpénzt a pénztárkönyvben vagy főkönyvben. Ennek tartalmaznia kell a dátumot, a kapott összeget és az ügyfél nevét. Ügyeljen arra, hogy a pénztárkönyv egyenlegét frissítse az új összegnek megfelelően.
3. Frissítse a követelések főkönyvét: Ha az ügyfélnek kintlévősége volt, frissítse a követelések főkönyvét, hogy az tükrözze a kapott kifizetést. Ez segít nyomon követni, hogy mely ügyfelek fizettek, és melyeknek van még kintlévősége.
4. Fizesse be a készpénzt: Vigye el a készpénzt a bankba, és fizesse be a vállalkozás számlájára. Ügyeljen arra, hogy a befizetési bizonylatról nyilvántartást vezessen.
5. Egyeztesse a számlákat: A hónap vagy a számviteli időszak végén egyeztesse a pénztárkönyvet, a követelések főkönyvét és a bankszámlakivonatot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden tranzakció egyezik.
E lépések betartásával a vállalkozások biztosíthatják, hogy pontos nyilvántartást vezetnek az ügyfelektől kapott készpénzről. Ez segít a kintlévőségek nyomon követésében, a pénzforgalom nyomon követésében és a pénzügyi integritás fenntartásában.