A kiadási ciklus olyan eseménysorozat, amely akkor következik be, amikor a vállalkozások pénzt költenek árukra és szolgáltatásokra. Magában foglalja a kiadások beszerzésének, kifizetésének és nyilvántartásának teljes folyamatát. Ez a ciklus elengedhetetlen a vállalatok számára a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez és annak biztosításához, hogy a kiadásokat időben rögzítsék és kifizessék. Ebben a cikkben a kiadási ciklus különböző szakaszait és azok jelentőségét tárgyaljuk.
A kiadási ciklus első szakasza a szükségletek azonosítása. Ez a szakasz magában foglalja a vállalat által igényelt áruk vagy szolgáltatások iránti igény azonosítását. Ez lehet bármi az irodaszerektől kezdve a gyártáshoz szükséges nyersanyagokig. Amint az igényt azonosították, a vállalat a következő szakaszba lép, amely a beszerzési folyamat. Ebben a szakaszban a vállalat felkutatja a beszállítókat, árajánlatokat szerez be, és tárgyalásokat folytat az árakról.
A kiadási ciklus következő szakasza a beszerzési folyamat. Ez magában foglalja a vállalat által megvásárolt áruk vagy szolgáltatások fizikai átvételét. Ebben a szakaszban a vállalat ellenőrzi az átvett tételeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok megfelelnek-e a megrendelésben meghatározott minőségi előírásoknak és specifikációknak. Amint a tételek elfogadásra kerültek, a vállalat a következő szakaszba lép, amely a fizetési folyamat.
A fizetési folyamat a kiadási ciklus kritikus szakasza. Ez magában foglalja a tényleges kifizetést a szállítónak a kapott árukért vagy szolgáltatásokért. A fizetési folyamatot gondosan kell irányítani annak biztosítása érdekében, hogy a kifizetések időben történjenek és pontosan kerüljenek rögzítésre. Ennek elmulasztása késedelmi díjakat vagy elmaradt kifizetéseket eredményezhet, ami károsíthatja a vállalat hírnevét és pénzügyi stabilitását.
A kiadási ciklus utolsó szakasza a nyilvántartási folyamat. Ez magában foglalja a vállalatnál felmerült összes kiadás rögzítését. Ez magában foglalja az áruk vagy szolgáltatások vételárát, a vásárláshoz kapcsolódó adókat vagy díjakat, valamint minden további költséget, mint például a szállítási vagy kezelési díjakat. A kiadások pontos nyilvántartása elengedhetetlen a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez és a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez.
Összefoglalva, a kiadási ciklus minden vállalkozás működésének lényeges része. Magában foglalja a kiadások beszerzésének, kifizetésének és nyilvántartásának teljes folyamatát. A kiadási ciklus különböző szakaszainak megértésével a vállalkozások biztosíthatják, hogy pontos pénzügyi nyilvántartást vezessenek és hatékonyan kezeljék kiadásaikat.
A kiadási ciklus, más néven a beszerzési ciklus négy fő tevékenységből áll, amelyek elengedhetetlenek egy vállalkozás kiadásainak kezelésében. Ezek a tevékenységek a következők:
1. Rendelés: Ez a tevékenység magában foglalja a vállalkozás által igényelt árukra vagy szolgáltatásokra vonatkozó beszerzési kérelmek vagy megrendelések létrehozását. A megrendelési folyamat magában foglalja a szállítók azonosítását, a megvásárolni kívánt tételek vagy szolgáltatások kiválasztását, valamint az árképzés és a feltételek megtárgyalását.
2. Átvétel: A megrendelés leadását követően megkezdődik az átvételi folyamat, amely magában foglalja a megrendelt áruk vagy szolgáltatások átvételének és megfelelő állapotának ellenőrzését. Ez a tevékenység magában foglalhatja a kapott tételek minőségének és pontosságának ellenőrzését is.
3. Jóváhagyás: A jóváhagyási tevékenység magában foglalja annak ellenőrzését, hogy a megrendelt árukat vagy szolgáltatásokat leszállították-e, és azok megfelelnek-e az elvárt minőségnek. Ez a folyamat magában foglalja annak ellenőrzését, hogy a kapott tételek megfelelnek-e a megrendelésnek, és hogy a szállító számlája megfelel-e a megállapodás szerinti árnak.
4. Nyilvántartás: A kiadási ciklus utolsó tevékenysége a tranzakció rögzítése a vállalkozás pénzügyi nyilvántartásában. Ez a tevékenység magában foglalja a leltári nyilvántartások frissítését, a szállítói számlák egyeztetését a megrendelésekkel és a bizonylatokkal, valamint a szállítónak történt kifizetés rögzítését.
Összességében ez a négy tevékenység kritikus fontosságú annak biztosításához, hogy a vállalkozás kiadásait hatékonyan és eredményesen kezelje. A tranzakciók megrendelésére, átvételére, jóváhagyására és rögzítésére vonatkozó egyértelmű folyamatok kialakításával a vállalkozás pontos pénzügyi nyilvántartást vezethet, minimalizálhatja a csalás kockázatát, és optimalizálhatja beszerzési tevékenységét.
A bevételi ciklus és a kiadási ciklus két fontos ciklus egy vállalkozás számviteli rendszerében. A bevételi ciklus a termékek vagy szolgáltatások eladásából származó bevételek keletkezésének folyamatára utal, míg a kiadási ciklus a vállalkozásnál felmerülő különböző kiadásokra történő pénzköltés folyamatára.
A bevételi ciklus jellemzően az értékesítési megrendeléssel kezdődik, amikor az ügyfél megrendeli a terméket vagy szolgáltatást. A vállalkozás ezután elkészíti a számlát, amelyet elküld a vevőnek kifizetésre. Amint a fizetés beérkezik, a bevételt a számviteli rendszerben elszámolják.
Ezzel szemben a kiadási ciklus azzal kezdődik, hogy a vállalkozás megvásárolja az árukat vagy szolgáltatásokat. Ez a folyamat magában foglalja a termék vagy szolgáltatás iránti igény azonosítását, a szállító kiválasztását, a megrendelés leadását, az áruk vagy szolgáltatások átvételét és a szállító kifizetését. A kifizetést rögzítik a számviteli rendszerben, és a kiadást elszámolják.
A bevételi és kiadási ciklusok közötti fő különbség a pénzáramlás iránya. A bevételi ciklusban a készpénz a vállalkozásba áramlik, míg a kiadási ciklusban a készpénz a vállalkozásból áramlik ki. Ezenkívül a bevételi ciklus a bevételtermelésre, míg a kiadási ciklus a kiadások kezelésére összpontosít.
Mindkét ciklus alapvető fontosságú a vállalkozás pénzügyi egészségéhez, és fontos, hogy a vállalkozások tulajdonosai és vezetői megértsék mindkét ciklus bonyolultságát annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás hatékonyan és eredményesen működjön.