A költségvetési lazaságra példa lehet az egészségügyi ágazatban, ahol a kórházak túlbecsülhetik az ellátandó betegek számát vagy a szükséges orvosi felszerelések mennyiségét. Ez felduzzasztott költségvetéshez és felesleges kiadásokhoz vezethet, amelyeket el lehetett volna kerülni. Ha például egy kórház úgy becsüli, hogy 100 doboz műtéti kesztyűre lesz szüksége az év során, de csak 50-et használ fel, akkor a kórház 50 doboz fel nem használt kesztyűre pazarolt pénzt. Ezek a kiadások gyorsan összeadódhatnak, és jelentős erőforrás-pazarláshoz vezethetnek.
A költségvetési lazaság másik példája a kormányzati költségvetésekben látható, ahol a minisztériumok túlbecsülhetik kiadásaikat, hogy minden évben ugyanannyi támogatást kapjanak. Ez ahhoz vezethet, hogy a minisztériumok felesleges kiadásokra költenek, ahelyett, hogy a kritikusabb területekre fektetnének be. Ha például egy minisztérium túlbecsüli az irodaszerekkel kapcsolatos kiadásait, előfordulhat, hogy végül felesleges kellékekre költi a pénzt, ahelyett, hogy új technológiába vagy képzési programokba fektetne be.
A költségvetési lazaságnak nem szándékolt következményei is lehetnek az alkalmazottak viselkedésére. Ha az alkalmazottak tisztában vannak azzal, hogy az osztályuknak költségvetési mozgástere van, kevésbé motiváltak lehetnek a kiadások ellenőrzésére vagy a takarékossági lehetőségek keresésére. Ez a pazarlás kultúrájához vezethet, ahol a dolgozókat nem vonják felelősségre a kiadásaikért, és még a túlköltekezésre is ösztönözhetik őket.
Összefoglalva, bár a költségvetési lazaság okos stratégiának tűnhet a váratlan kiadások elleni védelem érdekében, jelentős negatív következményekkel járhat a szervezetre nézve. A kiadások túlbecslésével a szervezetek erőforrásokat pazarolhatnak el, forrásokat vonhatnak el kritikus területektől, és a pazarlás kultúráját hozhatják létre. A vezetők számára alapvető fontosságú, hogy tisztában legyenek a költségvetési lazaság lehetséges buktatóival, és törekedjenek a szervezet tényleges igényeit tükröző, pontos költségvetésre.
A költségvetési lazaság olyan helyzet, amikor a vezetők szándékosan alulbecsülik a bevételi előrejelzéseket és túlbecsülik a kiadásokat a költségvetési terveikben annak érdekében, hogy egy olyan párnát vagy puffert hozzanak létre, amely mozgásteret biztosít számukra a manőverezéshez. Ezt a párnát lazaságnak nevezik, és lehetővé teszi a vezetők számára, hogy további puffer pénzeszközökkel rendelkezzenek, amelyeket váratlan kiadások fedezésére vagy további projektek finanszírozására használhatnak anélkül, hogy vissza kellene fordulniuk az érdekelt felekhez további finanszírozásért.
A költségvetési lazaság azonban káros lehet a szervezet általános teljesítményére, mert az elszámoltathatóság és az átláthatóság hiányához vezethet. Ha a vezetők szándékosan alulbecsülik a bevételi előrejelzéseket vagy túlbecsülik a kiadásokat, az olyan környezetet teremthet, amelyben nehéz nyomon követni a tényleges teljesítményt a költségvetési teljesítményhez képest. Ez az elszámoltathatóság és az átláthatóság hiányához vezethet a szervezetben, ami végső soron árthat a vállalat hírnevének és pénzügyi teljesítményének.
A költségvetési lazaság elkerülése érdekében fontos, hogy a vezetők átláthatóak és őszinték legyenek a költségvetési tervezési folyamatok során. Előrejelzéseiket reális feltételezésekre kell alapozniuk, és el kell kerülniük a számok manipulálását, hogy párnát teremtsenek. Ezzel biztosíthatják, hogy szervezetük átláthatóan és elszámoltathatóan működjön, ami végső soron a pénzügyi teljesítmény és az érdekelt felek elégedettségének javulásához vezethet.
A költségvetési ellenőrzés a tényleges teljesítmény és a költségvetésben szereplő teljesítmény összehasonlításának folyamata az eltérések azonosítása és a korrekciós intézkedések megtétele érdekében. A költségvetési ellenőrzés fő célja annak biztosítása, hogy az üzleti műveleteket a meghatározott pénzügyi kereteken belül végezzék, és az erőforrásokat hatékonyan használják fel.
A költségvetési ellenőrzésre példa a havi költségvetési felülvizsgálati értekezlet, ahol a vezetőség összehasonlítja a tényleges havi pénzügyi eredményeket a költségvetésben szereplő adatokkal. Az értekezletnek a következő napirendi pontjai lehetnek:
1. Az értékesítési bevételi adatok áttekintése: Az értékesítési bevételi számadatokat összehasonlítják a költségvetésben szereplő értékesítési bevételi számadatokkal, hogy megállapítsák az esetleges eltéréseket. Ha a tényleges értékesítési bevétel kevesebb, mint a költségvetésben szereplő számok, a vezetőség korrekciós intézkedéseket hozhat az értékesítés növelése érdekében, például új marketingkampányt indíthat, vagy kedvezményeket kínálhat az ügyfeleknek.
2. A kiadások felülvizsgálata: A tényleges kiadásokat összehasonlítják a költségvetésben szereplő kiadásokkal, hogy megállapítsák az esetleges eltéréseket. Ha a tényleges kiadások meghaladják a költségvetésben szereplő számokat, a vezetőség korrekciós intézkedéseket hozhat a kiadások csökkentése érdekében, például újratárgyalhatja a szerződéseket a beszállítókkal vagy csökkentheti a személyzeti költségeket.
3. Az eredménykimutatás felülvizsgálata: Az eredménykimutatást a vállalkozás általános pénzügyi teljesítményének megállapítása érdekében felülvizsgálják. Ha a vállalkozás nem éri el pénzügyi céljait, a vezetőség korrekciós intézkedéseket hozhat, például a kiadások csökkentése vagy az értékesítés növelése érdekében.
4. A pénzforgalmi kimutatás felülvizsgálata: A pénzforgalmi kimutatást a vállalkozás pénzbevételeinek és pénzkiáramlásainak azonosítása érdekében vizsgálják felül. Ha a vállalkozás pénzforgalmi problémákkal küzd, a vezetőség korrekciós intézkedéseket hozhat, például késleltetheti a beszállítóknak történő fizetést vagy növelheti a banki hitelkereteket.
Összefoglalva, a költségvetési ellenőrzés alapvető eszköz a vállalkozások számára a pénzügyeik hatékony kezeléséhez. A tényleges teljesítmény és a költségvetésben szereplő teljesítmény összehasonlításával a vállalkozások azonosíthatják az eltéréseket, és korrekciós intézkedéseket hozhatnak annak biztosítása érdekében, hogy az üzleti műveleteket a meghatározott pénzügyi kereteken belül végezzék, és az erőforrásokat hatékonyan használják fel.