A kilométer-költségtérítés az egyik leggyakoribb költség, amelyet a munkáltatók megtérítenek alkalmazottaiknak. Az IRS azonban meghatározott iránymutatásokat állapított meg a kilométer-költségtérítés jelentésére vonatkozóan. A munkáltatóknak be kell tartaniuk ezeket az iránymutatásokat, hogy biztosítsák az IRS előírásainak való megfelelést.
Az IRS 2021-re a mérföldenkénti normál mérfölddíjat üzleti célokra 56 centben, egészségügyi vagy költözési célokra pedig 16 centben határozta meg. A munkáltatók azonban nem kötelesek ezt az arányt alkalmazni, és magasabb vagy alacsonyabb arányban is megtéríthetik a munkavállalóknak, amennyiben az ésszerű. A munkáltatóknak pontos nyilvántartást kell vezetniük a kilométerköltségekről, beleértve az egyes utazások dátumát, célját, célját és távolságát.
Azoknak a munkavállalóknak, akik személyes járművüket használják üzleti célokra, a munkáltatónak rendelkeznie kell kilométer-visszatérítési szabályzattal. A szabályzatnak meg kell határoznia a költségtérítés mértékét, a költségtérítés módját és a költségtérítéshez szükséges dokumentációt. A munkavállalóknak pontos nyilvántartást kell vezetniük a kilométer-költségekről, és azt a munkáltatóhoz kell benyújtaniuk visszatérítésre.
A munkáltatóknak a W-2 nyomtatványon (Wage and Tax Statement, Wage and Tax Statement) kell jelenteniük a munkavállalóknak kifizetett kilométer-költségtérítést. A költségtérítés összegét az 1. rovatban (bérek, borravalók és egyéb juttatások), valamint a 12. rovatban (L kóddal) kell feltüntetni.
A munkáltatóknak tisztában kell lenniük a kilométerköltségek adóbevallásukban történő levonására vonatkozó szabályokkal is. Ha a munkáltató megtéríti a munkavállalónak a kilométerköltségeket, a munkáltató nem vonhatja le ezeket a költségeket az adóbevallásában. Ha azonban a munkáltató nem téríti meg a munkavállalónak a kilométerköltségeket, a munkáltató ezeket a költségeket üzleti költségként levonhatja az adóbevallásában.
Összefoglalva, az IRS kilométer-költségtérítésre vonatkozó iránymutatásainak megértése alapvető fontosságú a munkáltatók számára a szabályoknak való megfelelés biztosítása érdekében. A munkáltatóknak pontos nyilvántartást kell vezetniük a kilométerköltségekről, rendelkezniük kell költségtérítési szabályzattal, a W-2 nyomtatványon jelenteniük kell a költségtérítés kifizetését a munkavállalóknak, és tisztában kell lenniük a kilométerköltségek adóbevallásukban történő levonására vonatkozó szabályokkal. Ezen irányelvek betartásával a munkáltatók elkerülhetik a büntetéseket, és biztosíthatják, hogy alkalmazottaik költségtérítése helyes legyen.