A költségvetés készítése minden vállalkozás alapvető szempontja, és ez alól a vállalati vállalkozások sem jelentenek kivételt. Ez az erőforrások tervezésének, szervezésének és elosztásának folyamata oly módon, amely segít a szervezet céljainak és célkitűzéseinek elérésében. Segít a pénzeszközök megfelelő felhasználásában, csökkenti a pazarlást, és biztosítja az erőforrások hatékony felhasználását. A költségvetés-tervezés emellett keretet biztosít a döntéshozatalhoz, segít a kiadások nyomon követésében és ellenőrzésében, és lehetővé teszi a vállalkozások számára a jövőre vonatkozó tervezést.
Egy vállalati vállalkozásban a költségvetés kezelésének felelőssége általában a pénzügyi osztályra hárul. A pénzügyi osztály felelős a pénzügyi tervezésért, elemzésért és jelentéstételért. Ők felelősek a költségvetés elkészítéséért, a kiadások nyomon követéséért és annak biztosításáért, hogy a szervezet a kiosztott költségvetésen belül működjön. Szorosan együttműködnek más részlegekkel annak biztosítása érdekében, hogy a költségvetés összhangban legyen a szervezet céljaival és célkitűzéseivel.
A pénzügyi osztály más osztályokkal együttműködve olyan költségvetést készít, amely reális és megvalósítható. Figyelembe veszik az előző év bevételeit és kiadásait, a jelenlegi gazdasági környezetet és a jövőbeli előrejelzéseket. A költségvetést ezután különböző részlegekre bontják, és minden részlegnek külön költségvetést osztanak ki. A pénzügyi osztály figyelemmel kíséri az egyes osztályok kiadásait, és biztosítja, hogy azok a kiosztott költségvetésen belül maradjanak.
A pénzügyi osztályon kívül a vállalati vállalkozások vezetői csapata is döntő szerepet játszik a költségvetés kezelésében. Ők felelősek a szervezet céljainak és célkitűzéseinek meghatározásáért, a költségvetés pedig azért készül, hogy segítse e célok elérését. A vezetői csapat felelős a rendszeres költségvetésen kívüli beruházásokkal és kiadásokkal kapcsolatos döntések meghozataláért is.
Összefoglalva, a költségvetés készítése minden vállalati vállalkozás kritikus szempontja. Segít az erőforrások hatékony felhasználásában, keretet biztosít a döntéshozatalhoz, és lehetővé teszi a vállalkozások számára a jövőre vonatkozó tervezést. A pénzügyi osztály felelős a költségvetés elkészítéséért és nyomon követéséért, míg a vezetői csapat határozza meg a szervezet céljait és célkitűzéseit. Együttműködésükkel biztosítani tudják, hogy a szervezet az elkülönített költségvetésen belül működjön, és elérje céljait.
A költségvetési folyamatban jellemzően több személy vagy csoport vesz részt a szervezeten belül, többek között:
1. A vezetőség: A szervezet vezetői, például a vezérigazgató, a pénzügyi igazgató és más részlegvezetők jellemzően felelősek a költségvetési folyamat felügyeletéért.
2. Költségvetési osztály: Sok nagyobb szervezetnél külön osztály vagy csapat felel a költségvetés elkészítéséért és kezeléséért.
3. Könyvelők és pénzügyi szakemberek: Ezek a személyek felelősek a pénzügyi adatok elemzéséért és a költségvetési folyamatot megalapozó pénzügyi jelentések elkészítéséért.
4. Osztályvezetők: Az osztályvezetők jellemzően részt vesznek a költségvetési folyamatban, mivel ők felelősek az osztályuk céljainak és célkitűzéseinek meghatározásáért, valamint az e célok eléréséhez szükséges erőforrások meghatározásáért.
5. Alkalmazottak: Egyes szervezetekben a munkavállalókat felkérhetik, hogy járuljanak hozzá a költségvetési folyamathoz azáltal, hogy hozzájárulnak az osztályuk igényeihez, és meghatározzák azokat a területeket, ahol költségmegtakarítás érhető el.
6. Igazgatótanács: Egyes esetekben a szervezet igazgatótanácsa is részt vehet a költségvetési folyamatban azáltal, hogy a véglegesítés előtt felülvizsgálja és jóváhagyja a költségvetést.
A legtöbb szervezetben a költségvetési terv elkészítésének felelőssége a pénzügyi vagy számviteli csapatra hárul. Ez a csapat felelős az összes szükséges pénzügyi információ összegyűjtéséért, elemzéséért és egy átfogó költségvetési terv elkészítéséért, amely összhangban van a szervezet céljaival és célkitűzéseivel.
A pénzügyi vagy számviteli csapat szorosan együttműködhet más részlegekkel, például az értékesítéssel, a marketinggel, az üzemeltetéssel és a HR-rel, hogy összegyűjtse a várható bevételekre, kiadásokra és beruházásokra vonatkozó információkat. Emellett felülvizsgálhatják a múltbeli pénzügyi adatokat és az iparági trendeket is, hogy reális előrejelzéseket készítsenek a következő pénzügyi évre vonatkozóan.
Miután a költségvetési terv elkészült, a pénzügyi csoport jóváhagyásra benyújtja azt a felső vezetésnek. Felelősek lehetnek továbbá a tényleges pénzügyi teljesítménynek a költségvetési tervhez viszonyított nyomon követéséért, és az év során szükség esetén kiigazításokért.
Összességében a pénzügyi vagy számviteli csapat kritikus szerepet játszik a költségvetési folyamatban, biztosítva, hogy a szervezet pénzügyi erőforrásait hatékonyan és eredményesen osszák el a stratégiai célok elérése érdekében.
A költségvetés elkészítését általában a szervezet vezetősége, konkrétan a pénzügyi osztály felügyeli. A pénzügyi osztály felelős azért, hogy a költségvetés a szervezet stratégiai céljaival, pénzügyi forrásaival és működési terveivel összhangban készüljön.
A költségvetés készítésének folyamata jellemzően a pénzügyi osztály és a szervezeten belüli más osztályok, például az értékesítés, a marketing, az üzemeltetés és a humánerőforrás közötti együttműködést foglalja magában. Ez biztosítja, hogy a költségvetés pontosan tükrözze a szervezet céljainak és célkitűzéseinek eléréséhez szükséges erőforrásokat.
Nagyobb szervezetekben költségvetési bizottságot is létrehozhatnak a költségvetés felügyeletére és jóváhagyására. A költségvetési bizottság jellemzően felsővezetőkből áll, beleértve a vezérigazgatót, a pénzügyi igazgatót és más részlegvezetőket.
A költségvetésért végső soron a felső vezetés felelős, amelynek biztosítania kell, hogy a költségvetés összhangban legyen a szervezet általános stratégiájával és pénzügyi célkitűzéseivel.