A mai rohanó világban nem mindig lehetséges, hogy minden üzenetre vagy e-mailre azonnal válaszoljunk. Itt jön jól a Gtalk automatikus válasz funkciója. Lehetővé teszi, hogy automatikus üzenetet állítson be bárkinek, aki üzenetet küld Önnek, amikor Ön távol van vagy nem elérhető. Ez a funkció biztosítja, hogy kapcsolatai értesüljenek elérhetetlenségéről, és arról, hogy mikor számíthatnak arra, hogy visszahívja Önt.
1. lépés: Nyissa meg a Gtalk alkalmazást a készülékén, és kattintson a képernyő bal felső sarkában található menü ikonra.
3. lépés: Görgessen lefelé, amíg meg nem látja az ‘Automatikus válasz’ opciót, és kattintson rá.
5. lépés: Írja be az automatikus válaszüzenetet a megadott szövegmezőbe. Az üzenetet tetszés szerint testre szabhatja, és tájékoztathatja kapcsolattartóit, hogy mikor lesz újra elérhető.
7. lépés: Beállíthat egy időkeretet is az automatikus válaszüzenethez. Ez azt jelenti, hogy kapcsolatai csak a megadott időkeretben kapják meg automatikus válaszüzenetét.
Következtetés
Az automatikus válaszadás beállítása a Gtalkban egyszerű folyamat, amely mindössze néhány percet vesz igénybe. Segítségével hatékonyabban kezelheti kommunikációját, és biztosíthatja, hogy kapcsolatai értesüljenek arról, ha Ön nem elérhető. Az automatikus válaszüzenetet is testre szabhatja, hogy megfeleljen a preferenciáinak, és tudassa a kapcsolattartókkal, hogy mikor lesz újra elérhető. Ezzel a funkcióval akkor is kapcsolatban maradhat a kapcsolattartókkal, amikor Ön nincs a közelben.
Az automatikus válasz beállítása a Google Chatben egy egyszerű folyamat, amely segíthet abban, hogy hatékonyabban irányíthassa munkatársait. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg a Google Chat alkalmazást, és kattintson a képernyő jobb felső sarkában található „Beállítások” ikonra.
2. A megjelenő legördülő menüben kattintson a ‘Beállítások’ gombra.
3. A ‘Beállítások’ menüben görgessen le az ‘Általános’ részhez, és kattintson a ‘Vakációválaszoló’ menüpontra.
4. Kapcsolja a „Vacation responder” kapcsolót „On” (Be) állásba, hogy engedélyezze az automatikus válasz funkciót.
5. Írja be az „Első nap” és az „Utolsó nap” mezőkbe azokat az időpontokat, amikor Ön távol lesz.
6. Ezután adja meg az automatikus válaszként elküldeni kívánt üzenetet a ‘Tárgy’ és ‘Üzenet’ mezőkbe.
7. A megfelelő opció kiválasztásával eldöntheti, hogy az automatikus választ az összes bejövő üzenetre vagy csak a névjegyzékében szereplő személyeknek küldje el.
8. Végül kattintson a „Változások mentése” gombra a beállítások alkalmazásához.
Miután elvégezte ezeket a lépéseket, az automatikus válasz elküldésre kerül mindenkinek, aki az Ön által megadott időpontokban üzenetet küld Önnek a Google Chat-en. Ez segíthet munkatársai hatékonyabb irányításában, mivel tudatja velük, hogy Ön távol van, és előfordulhat, hogy nem tud azonnal válaszolni az üzeneteikre.
Az intelligens válaszolás használatához a Google Chatben kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a Google Chatet, és válassza ki azt a beszélgetést, amelyre válaszolni szeretne.
2. Írja be az üzenetét a szokásos módon.
3. Miután befejezte a gépelést, a csevegőablak alján három javasolt válasz jelenik meg.
4. Kattintson a javasolt válaszok egyikére az elküldéshez, vagy hagyja figyelmen kívül őket, és küldje el saját üzenetét.
5. Ha ki szeretné kapcsolni az intelligens válaszadást, kattintson a csevegőablak jobb felső sarkában lévő három pontra, válassza a „Beállítások” lehetőséget, majd kapcsolja ki az „Intelligens válaszadás” opciót.
Az Intelligens válasz egy olyan kényelmes funkció, amely a gépi tanulás segítségével a beszélgetés kontextusa alapján válaszokat javasol. Ezzel időt takaríthat meg és hatékonyabbá teheti a kommunikációt, különösen akkor, ha éppen úton van, vagy ha sok üzenetre kell válaszolnia.
A Google Chat beállításainak módosításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a Google Chatet a chat.google.com webhelyre navigálva vagy a Gmail postaládájában a Chat ikonra kattintva.
2. Kattintson a profilképére a képernyő bal felső sarkában.
3. Válassza ki a „Beállítások” menüpontot a legördülő menüből.
4. Innen különböző beállításokat állíthat be, például az értesítéseket, a megjelenést és a nyelvet.
5. Az értesítési beállítások módosításához kattintson az „Értesítések” fülre. Kiválaszthatja, hogy szeretne-e értesítéseket kapni az új üzenetekről, említésekről, reakciókról és egyebekről. Kiválaszthatja az értesítések hangját is, valamint azt, hogy az értesítések e-mailben vagy mobil push-értesítéseken keresztül kerüljenek-e elküldésre.
6. A megjelenési beállítások módosításához kattintson a „Megjelenés” fülre. Itt kiválaszthatja a témát, a betűméretet, valamint azt, hogy az avatárokat és a csevegőbuborékokat megjelenítse vagy elrejtse.
7. A nyelvi beállítások módosításához kattintson a „Nyelv” fülre. Választhat a rendelkezésre álló nyelvek listájából, vagy kereshet egy adott nyelvet.
8. Miután elvégezte a kívánt módosításokat, kattintson a képernyő alján a „Változások mentése” gombra.
Az alábbi lépéseket követve könnyedén testre szabhatja a Google Chat beállításait, hogy azok a lehető legjobban megfeleljenek az igényeinek.
Az automatikus szöveges üzenetek beállítása nagyszerű módja lehet a munkavállalói kommunikáció kezelésének és az időmegtakarításnak. Az automatikus szöveges üzenetek beállításához az alábbi lépéseket követheti:
1. Válasszon egy szövegküldő szoftvert: Számos olyan szövegküldő szoftver áll rendelkezésre, amely automatikus szövegek küldésére használható. Néhány népszerű lehetőség az EZ Texting, a TextMagic és a SimpleTexting.
2. Hozzon létre egy névjegyzéket: Miután kiválasztott egy szövegküldő szoftvert, létre kell hoznia egy névjegyzéket azokról az alkalmazottakról, akik az automatikus szöveges üzeneteket kapni fogják. A kapcsolattartási adatokat importálhatja egy táblázatból, vagy manuálisan hozzáadhatja a névjegyeket a listához.
3. Írja meg az üzenetet: Ezután meg kell írnia az üzenetet, amelyet el szeretne küldeni az alkalmazottainak. Ügyeljen arra, hogy minden szükséges információt tartalmazzon, például az esemény vagy határidő dátumát és időpontját.
4. Ütemezze be az üzenetét: Miután megírta az üzenetet, ütemezheti, hogy egy adott napon és időpontban küldje el. Ez biztosítja, hogy alkalmazottai a megfelelő időben megkapják az üzenetet.
5. Tesztelje az üzenetét: Mielőtt elküldi üzenetét az összes alkalmazottjának, érdemes azt egy kis csoporton tesztelni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden megfelelően működik.
6. Figyelje a válaszokat: Miután elküldte az automatikus szöveges üzenetet, kövesse nyomon alkalmazottai válaszait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megkapták az üzenetet, és megértették, mit várnak el tőlük.
Ha ezeket a lépéseket követi, automatikus szöveges üzeneteket állíthat be az alkalmazotti kommunikáció kezelése és az időmegtakarítás érdekében.