Munkáltatóként Önnek kötelessége, hogy minden év végén W-2 nyomtatványt adjon át alkalmazottainak, amely tartalmazza a béreket, borravalókat és egyéb juttatásokat, valamint a visszatartott adókat. Mit tegyen azonban, ha egy munkavállaló címe ismeretlen? Ez kihívást jelentő helyzet lehet, de fontos, hogy megfelelően kezelje, hogy elkerülje a jogi problémákat.
Először is mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy kiderítse a munkavállaló jelenlegi címét. Ez magában foglalhatja a személyi akták ellenőrzését, a vészhelyzeti kapcsolattartóval vagy a legközelebbi hozzátartozóval való kapcsolatfelvételt, vagy akár a korábbi munkatársak megkeresését is. Olyan forrásokat is igénybe vehet, mint a társadalombiztosítási hivatal vagy az adóhivatal, hogy megpróbálja felkutatni a munkavállalót.
Ha még mindig nem találja meg a munkavállaló címét, küldje el a W-2-t az utolsó ismert címére. Feltétlenül jelölje meg a borítékon a „Return Service Requested” feliratot, hogy a posta visszaküldje Önnek a borítékot, ha az nem kézbesíthető. A W-2 postára adásának időpontját, valamint a visszaküldött postai küldeményeket is fel kell jegyeznie.
Ha a W-2-t kézbesíthetetlenül visszaküldik Önnek, akkor azt legalább négy évig meg kell őriznie. Négy év elteltével megfelelően megszabadulhat tőle. Fontos megjegyezni, hogy a négyéves időszak lejárta előtt soha nem szabad megsemmisítenie vagy megsemmisítenie a munkavállaló W-2 dokumentumát, még akkor sem, ha nem tudja megtalálni a munkavállalót.
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a W-3c nyomtatványt is be kell nyújtania a munkavállaló jövedelemigazolásának helyesbítéséhez. Erre akkor van szükség, ha a W-2-t kézbesíthetetlennek küldték vissza, vagy ha a munkavállaló új címmel jelentkezik. A W-3c nyomtatványt be kell nyújtani a Társadalombiztosítási Igazgatósághoz, és a munkavállalónak át kell adni a javított W-2 nyomtatványt.
Összefoglalva, a korábbi alkalmazottak W-2 adatainak kezelése kihívást jelentő feladat lehet, különösen akkor, ha a címük ismeretlen. Fontos azonban, hogy mindent megtegyünk a munkavállaló felkutatására és a helyzet megfelelő kezelésére, hogy elkerüljük a jogi problémákat. A fent vázolt lépések követésével biztosíthatja, hogy munkáltatóként eleget tegyen kötelezettségeinek, és elkerülje az esetleges problémákat.