Amikor készpénzt helyeznek el egy korlátozott alapba, fontos, hogy a tranzakciót megfelelően rögzítsék a szervezet számviteli rendszerében. A korlátozott felhasználású alap egy olyan elkülönített számla, amelyet olyan pénzek elszámolására hoztak létre, amelyekre meghatározott célt vagy korlátozást helyeztek el. Ide tartozhatnak adományok, támogatások vagy más típusú pénzeszközök, amelyeket egy adott projektre vagy programra különítettek el.
A korlátozott alapba helyezett pénzeszközökre vonatkozó naplóbejegyzés rögzítéséhez az első lépés a pénzeszközök forrásának azonosítása. Ez lehet egy magánszemély vagy szervezet adománya, egy kormányhivataltól vagy alapítványtól kapott támogatás vagy más típusú finanszírozás. A pénzeszközök forrásának azonosítása után a következő lépés a pénzeszközök céljának vagy korlátozásának meghatározása.
Ha például egy nonprofit szervezet egy alapítványtól kap támogatást egy meghatározott program támogatására, a pénzeszközöket csak erre a programra szabad felhasználni. A szervezetnek külön számlát kell létrehoznia a számviteli rendszerében a pénzeszközök nyomon követésére és a megfelelő felhasználás biztosítására. A naplóbejegyzés rögzítéséhez a szervezet megterheli a korlátozott alap számláját, és jóváírja a pénzforgalmi számlán.
Fontos megjegyezni, hogy amikor a pénzeszközöket egy korlátozott alapba helyezik, azokat előzetes jóváhagyás nélkül semmilyen más célra nem lehet felhasználni. Ez azt jelenti, hogy ha a szervezetnek más célra kell felhasználnia a pénzeszközöket, engedélyt kell kérnie az adományozótól, támogatótól vagy más finanszírozási forrástól.
A korlátozottan felhasználható pénzeszközökkel kapcsolatos tranzakciók megfelelő nyilvántartása kulcsfontosságú a pénzügyi beszámolás és a megfelelőség szempontjából. Ha egy szervezet nem rögzíti pontosan ezeket a tranzakciókat, megsértheti a számviteli standardokat vagy előírásokat. Emellett a pontos nyilvántartás biztosítja, hogy a szervezet pontos elszámolást tudjon adni az adományozóknak, támogatóknak és más érdekelt feleknek arról, hogyan használták fel a pénzeszközeiket.
Összefoglalva, amikor készpénzt helyeznek el egy korlátozott alapba, fontos, hogy a tranzakciót megfelelően rögzítsék a szervezet számviteli rendszerében. Ez magában foglalja a pénzeszközök forrásának azonosítását, a pénzeszközökre vonatkozó cél vagy korlátozás meghatározását, valamint egy külön számla létrehozását a pénzeszközök nyomon követésére. A megfelelő nyilvántartás alapvető fontosságú a pénzügyi beszámolás, a megfelelés és az átláthatóság szempontjából, és biztosítja, hogy a szervezet pontos elszámolást tudjon készíteni a korlátozottan felhasználható pénzeszközök felhasználásáról.
A korlátozott készpénz olyan készpénzre utal, amelyet egy vállalat meghatározott célra vagy felhasználásra tart, és nem áll rendelkezésre általános felhasználásra vagy műveletekre. A korlátozottan felhasználható pénzeszközök közé tartoznak például az adósságfizetésre, jogi rendezésre vagy letéti számlákra elkülönített pénzeszközök.
A korlátozottan rendelkezésre álló pénzeszközök nyilvántartására a vállalatok általában egy külön számlát hoznak létre a pénzforgalmi mérlegükben „korlátozottan rendelkezésre álló pénzeszközök” néven. Ez a számla elkülönül az általános pénzforgalmi számlától, amely az általános felhasználásra rendelkezésre álló pénzeszközöket tartalmazza.
Amikor a korlátozottan rendelkezésre álló pénzeszköz eredetileg beérkezik, azt a vállalat pénzforgalmi kimutatásában pénzbevételként tartják nyilván. A pénzeszközöket ezután átvezetik a mérlegben a korlátozott pénzeszköz számlára, ami csökkenti az általános pénzeszköz számlán rendelkezésre álló pénzeszköz összegét.
Ahogy a pénzeszközöket a meghatározott célra használják fel, a vállalat a tranzakciókat a korlátozott pénzeszköz számlán rögzíti, ami idővel csökkenti a számla egyenlegét. Például, ha a korlátozott készpénzt egy jogi rendezésre tették félre, a társaság a rendezéshez teljesített kifizetéseket a korlátozott készpénz számlán fogja nyilvántartani, ami a számla egyenlegét csökkenti, amíg az teljesen ki nem merül.
Fontos megjegyezni, hogy a korlátozott készpénz továbbra is eszköznek minősül a mérlegben, mivel a vállalat tulajdonában lévő pénzeszközöket képvisel. Mivel azonban a pénzeszközök nem állnak rendelkezésre általános felhasználásra, a vállalat általános készpénzegyenlegétől elkülönítve kerülnek besorolásra.
A korlátozott pénzeszközök QuickBooksban történő rögzítése fontos feladat minden olyan nonprofit szervezet számára, amely meghatározott célú adományokat vagy támogatásokat kap. Az alábbiakban ismertetjük a korlátozott pénzeszközök QuickBooksban történő rögzítésének lépéseit:
1. Hozzon létre egy új számlát: Kezdje azzal, hogy létrehoz egy új számlát „Korlátozott alapok” néven a számlakeretben. Válassza a Listák > Számlaterv > Új számla menüpontot. Válassza az „Egyéb forgóeszköz” számlatípust, és nevezze el „Korlátozott pénzeszközöknek”.
2. Rögzítse az adományt vagy támogatást: Hozzon létre egy új értékesítési bizonylatot vagy számlát az adomány vagy támogatás rögzítéséhez. Adja meg az ügyfél nevét adományozóként vagy támogatóként, és válassza a „Korlátozott pénzeszközök” számlát fizetési módként. Írja be az adomány vagy támogatás összegét az összeg mezőbe.
3. Ossza ki a pénzeszközöket: A pénzeszközök meghatározott célra vagy projekthez történő hozzárendeléséhez hozzon létre egy új alszámlát a „Korlátozott pénzeszközök” számlán belül. Válassza a Listák > Számlatükör menüpontot, válassza ki a „Korlátozott alapok” számlát, majd kattintson az Új számla gombra. Nevezze el az alszámlát a célnak vagy projektnek megfelelően, és válassza az „Egyéb forgóeszköz” számlatípust.
4. Kövesse nyomon a kiadásokat: Amikor a lekötött pénzeszközökkel kapcsolatos kiadások merülnek fel, rögzítse azokat a szokásos módon, de rendelje a megfelelő alszámlához a „Lekötött pénzeszközök” alatt. Ez segít nyomon követni a kiadásokat, és biztosítja, hogy a pénzeszközöket az adományozó vagy a támogató utasításainak megfelelően költi el.
5. Készítsen jelentéseket: Végezetül a QuickBooks segítségével készítsen jelentéseket, amelyek megmutatják a „Korlátozott alapok” alatti egyes alszámlák egyenlegét és a „Korlátozott alapok” számla teljes egyenlegét. Ezek a jelentések segítenek nyomon követni az alapokat, és biztosítani, hogy azokat megfelelően használják fel.
Összefoglalva, a korlátozott alapok QuickBooksban történő rögzítése magában foglalja egy új számla létrehozását, az adomány vagy támogatás rögzítését, a pénzeszközök meghatározott célhoz vagy projekthez való hozzárendelését, a kiadások nyomon követését és a pénzeszközök nyomon követését szolgáló jelentések készítését.