A közösségi média mindennapi életünk szerves részévé vált, és a nonprofit szervezetek sem maradtak le ennek a hatékony eszköznek a felhasználásában, hogy elérjék az adományozókat, önkénteseket és kedvezményezetteket. A közösségi média használata azonban kockázatokkal is jár, többek között a jó hírnév romlásával, a biztonság megsértésével és jogi kérdésekkel. E kockázatok mérséklése érdekében a nonprofit szervezeteknek közösségi médiapolitikával kell rendelkezniük, amely meghatározza a közösségi médiaplatformok használatára vonatkozó irányelveket. Íme néhány példa a nonprofit szervezetek közösségi médiapolitikájára.
A közösségi médiapolitika létrehozásának első lépése a közösségi média céljának meghatározása a nonprofit szervezet számára. A közösségi médiát pénzgyűjtésre, a tudatosság növelésére vagy az önkéntesekkel és a kedvezményezettekkel való kapcsolattartásra használja? Miután meghatározta a közösségi média célját, felvázolhatja a közösségi médiaplatformok használatának irányelveit.
A nonprofit szervezeteknek oda kell figyelniük arra, hogy milyen tartalmakat tesznek közzé a közösségi médiaplatformokon. A tartalomnak összhangban kell lennie a szervezet küldetésével és értékeivel, és nem tartalmazhat sértő vagy diszkriminatív nyelvezetet. A szabályzatnak azt is meg kell határoznia, hogy ki a felelős a tartalom létrehozásáért és jóváhagyásáért, valamint a posztok gyakoriságáért és időzítéséért.
A nonprofit szervezetek érzékeny információkkal, többek között adományozói és kedvezményezetti adatokkal foglalkoznak. Ezen információk védelme érdekében a közösségi médiapolitikának iránymutatásokat kell tartalmaznia a bizalmas információk kezelésére vonatkozóan. A szabályzatnak a titoktartás megsértésének következményeit is fel kell vázolnia.
A nonprofit szervezeteknek figyelemmel kell kísérniük a közösségi média tevékenységüket annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek a közösségi média szabályzatukban felvázolt iránymutatásoknak. A szabályzatnak meg kell határoznia, hogy ki a felelős a közösségi média tevékenység figyelemmel kíséréséért, és milyen eszközöket és forrásokat használnak a közösségi média figyelemmel kísérésére.
Összefoglalva, a nonprofit szervezeteknek olyan közösségi médiapolitikára van szükségük, amely felvázolja a közösségi médiaplatformok használatára vonatkozó irányelveket. A szabályzatnak meg kell határoznia a közösségi média célját, meg kell határoznia a tartalom közzétételére vonatkozó irányelveket, meg kell védenie a bizalmas információkat, és figyelemmel kell kísérnie a közösségi média tevékenységét. A közösségi médiapolitika meglétével a nonprofit szervezetek csökkenthetik a közösségi médiával kapcsolatos kockázatokat, és felhasználhatják azt küldetésük és céljaik elérésére.
A közösségi médiapolitika olyan irányelvek és szabályok összessége, amelyeket egy szervezet állít fel, hogy szabályozza a közösségi média használatát az alkalmazottai által. Egy jól kidolgozott szabályzat segíthet egy szervezetnek megvédeni a hírnevét, megóvni a bizalmas információkat, és kezelni az esetleges jogi kötelezettségeket. Íme az a három dolog, amit egy közösségi médiapolitikának tartalmaznia kell:
1. Az elfogadható használatra vonatkozó iránymutatások: A szabályzatnak világosan meg kell határoznia, hogy milyen közösségi médiás tevékenységek engedélyezettek, és melyek nem. Például meg kell határozni, hogy az alkalmazottak használhatják-e a közösségi médiát munkaidőben, és milyen tartalmakat oszthatnak meg a közösségi médiaplatformokon. Ennek a szakasznak foglalkoznia kell a vállalat tulajdonában lévő közösségi médiafiókok használatával is, valamint azzal, hogy az alkalmazottak milyen mértékben képviselhetik a vállalatot a közösségi médiában.
2. A bizalmas információk védelmére vonatkozó szabályok: A szabályzatnak fel kell vázolnia, hogy milyen típusú információk minősülnek bizalmasnak, és nem oszthatók meg a közösségi médiában. Ide tartoznak az érzékeny üzleti információk, az ügyfelek vagy alkalmazottak személyes adatai és a vállalati üzleti titkok. A szabályzatnak meg kell határoznia a titoktartási szabályok megsértésének következményeit is.
3. A szakmai magatartásra vonatkozó iránymutatások: A közösségi médiapolitikáknak tartalmazniuk kell a közösségi médiaplatformokon való szakmai magatartásra és etikettre vonatkozó iránymutatásokat. Ez magában foglalja a tiszteletteljes kommunikációra, a sértő vagy diszkriminatív tartalmak elkerülésére és az összeférhetetlenség elkerülésére vonatkozó iránymutatásokat. A szabályzatnak ki kell térnie e szabályok megsértésének következményeire is, amelyek közé tartozhat fegyelmi eljárás vagy a munkaviszony megszüntetése.
Összefoglalva, a közösségi médiapolitikának tartalmaznia kell az elfogadható használatra vonatkozó iránymutatásokat, a bizalmas információk védelmére vonatkozó szabályokat és a szakmai magatartásra vonatkozó iránymutatásokat. Egy átfogó közösségi médiapolitika bevezetésével a szervezetek minimalizálhatják a közösségi média használatával kapcsolatos kockázatokat, és megvédhetik hírnevüket és vagyonukat.
A nonprofit szervezeteknek rendelkezniük kell a közösségi médiára vonatkozó szabályzatokkal és eljárásokkal annak biztosítása érdekében, hogy online jelenlétük összhangban legyen általános küldetésükkel és értékeikkel, ugyanakkor megvédjék a szervezetet a lehetséges jogi vagy hírnevet érintő kockázatoktól. Néhány konkrét irányelv és eljárás, amelyet a nonprofit szervezeteknek fontolóra kell venniük:
1. A közösségi médiára vonatkozó irányelvek: A nonprofit szervezeteknek rendelkezniük kell olyan irányelvekkel, amelyek mind a személyzet, mind az önkéntesek számára meghatározzák a közösségi média elfogadható használatát. Ezeknek az iránymutatásoknak tartalmazniuk kell információkat arról, hogy milyen típusú tartalmakat illik közzétenni, hogyan kell kezelni a negatív megjegyzéseket vagy visszajelzéseket, és hogyan kell a követőkkel professzionális módon kapcsolatba lépni.
2. A tartalom létrehozásának és jóváhagyásának folyamata: A nonprofit szervezeteknek folyamatot kell kialakítaniuk a közösségi médiatartalmak létrehozására és jóváhagyására annak biztosítása érdekében, hogy minden üzenet összhangban legyen a szervezet küldetésével és értékeivel. Ennek a folyamatnak több szintű felülvizsgálatot és jóváhagyást kell tartalmaznia, és a szervezeten belüli különböző részlegek hozzájárulását is magában kell foglalnia.
3. Válságkezelési terv: A nonprofit szervezeteknek rendelkezniük kell egy tervvel a közösségi médiában felmerülő válsághelyzetek kezelésére és kezelésére, például negatív vélemények vagy megjegyzések, nem megfelelő tartalmak vagy egyéb felmerülő problémák kezelésére. Ennek a tervnek tartalmaznia kell a probléma azonosításának és kezelésének lépéseit, valamint az érdekelt feleknek és a nyilvánosságnak való reagálásra vonatkozó kommunikációs protokollokat.
4. A közösségi média megfigyelése: A nonprofit szervezeteknek rendszeresen figyelemmel kell kísérniük a közösségi médiacsatornáikat az esetlegesen felmerülő problémák vagy aggályok tekintetében. Ez magában foglalhatja a szervezetet érintő említések nyomon követésére szolgáló monitoringeszközök használatát, valamint a megjegyzésekre és üzenetekre való időben történő reagálást.
5. Adatvédelem és biztonság: A nonprofit szervezeteknek lépéseket kell tenniük a közösségi médiacsatornákon keresztül gyűjtött adatok védelmére és biztonságára. Ez magában foglalhatja az érzékeny információk kezelésére vonatkozó protokollok kialakítását, valamint az adatsértések vagy egyéb biztonsági incidensek megelőzésére irányuló intézkedések végrehajtását.
Összességében a közösségi médiára vonatkozó irányelvek és eljárások alkalmazása segíthet a nonprofit szervezeteknek online jelenlétük hatékony kezelésében, miközben megvédi a szervezetet a lehetséges jogi vagy hírnevet érintő kockázatoktól.